При создании некоммерческой организации, внесении изменений в учредительные документы и (или) изменение иных сведений, подлежащих внесению в Единый государственный реестр юридических лиц, у руководящих органов довольно часто возникает необходимость в оформлении различных решений и протоколов.
С 1 сентября 2014 года вступил в силу Федеральный закон, которым внесены изменения в главу 4 части первой ГК РФ- в решении об учреждении некоммерческой организации указываются сведения об учреждении юридического лица, утверждении его устава, о порядке, размере, способах и сроках образования имущества юридического лица, об избрании (назначении) органов (формирование руководящих и контрольно-ревизионных органов) (пункт 3 статьи 50.1 ГК РФ).
В решении об учреждении корпоративного юридического лица (статья 65.1 ГК РФ) указываются также сведения о результатах голосования учредителей по вопросам учреждения юридического лица, о порядке совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица.
У каждой некоммерческой организации руководящим органом управления может быть собрание (членов, учредителей), президиум и т.д. Любое решение, принятое на заседании руководящего коллегиального органа, должно быть отражено в протоколе.
Рассмотрим правила оформления протоколов и решений текущей деятельности. В "шапке" любого протокола обязательно указание на наименование органа, который проводит заседание. Например, Протокол (чего?) учредительного собрания Региональной общественной организации Республики Хакасия «…....»и т.д.
Любое собрание начинается с подсчета кворума. Наличие кворума обязательно, т.к. любое принятое решение может быть признано законным, только если соблюдено требование о кворуме. Например, для принятия решений по вопросам исключительной компетенции (как правило, это внесение изменений в устав, ликвидация или реорганизация НКО и др.) необходимо квалифицированное большинство (то есть более 2/3 от общего числа членов руководящего органа). В случае, если на собрании присутствовало менее 2/3 от общего количества членов, то решение по исключительной компетенции собрания может быть признано недействительным.
Для того, чтобы понять, имеется ли кворум, нужно сначала в протоколе отразить общее количество членов руководящего органа, затем отразить число присутствующих поименно. Например, "общее количество членов организации – 5. Присутствовало членов – 4. Из них: Баранов В.И., Тарасов Л.Н., Петров К.В., Алексеева Е.В.". Далее, нужно отразить в протоколе такую фразу: "кворум имеется" или "кворум не имеется". В первом случае собрание может принимать решения, во втором – собрание должно быть перенесено для обеспечения явки членов.
После выяснения того, имеется ли кворум, из числа присутствующих членов избираются председатель и секретарь собрания (лицо, ведущее подсчет голосов). К полномочиям председателя собрания относится объявление повестки собрания, соблюдение порядка проведения собрания. Секретарь собрания ведет протокол. По окончании собрания и председатель, и секретарь собрания обязаны подписать протокол. В случае большого количества членов собрания может быть избрана дополнительно счетная комиссия.
Далее избранный председатель собрания объявляет повестку дня. По каждому вопросу повестки может быть выступающий, речь которого стенографируется секретарем собрания. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью тем, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения темы и постановляющей части, формулирующей решение заседания.
После выступления проводится голосование всеми присутствующими членами. Секретарь обязан отразить результаты голосования в протоколе. После подсчетов голосов принимается решение по обсуждаемому вопросу. Например, "Проголосовало – 5 членов. "За" – 4, "против" – 1, "воздержался" – 0. Решили – утвердить устав Благотворительного Фонда "Жизнь".
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (пункт 2 статья 181.2), при наличии в повестке дня собрания нескольких вопросов по каждому из них принимается самостоятельное решение, если иное не установлено единогласно участниками собрания.
Итак, согласно Административному регламенту предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по принятию решения о государственной регистрации некоммерческих организаций, утвержденный приказом Минюста России от 30.12.2011 № 455:
Протокол (выписка из протокола) учредительного съезда (конференции) или общего собрания, заседания высшего органа управления (высшего руководящего органа) организации, содержащий решение о создании некоммерческой организации, об утверждении ее учредительных документов и об избрании (назначении) органов (о формировании руководящих и контрольно-ревизионных органов), должен содержать:
- дату и место проведения учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
- список учредителей - участников учредительного съезда (конференции), общего собрания, заседания;
- сведения о количественном и персональном составе (фамилия, имя, отчество) рабочих органов (президиума, секретариата и иных);
- существо принятых решений и результаты голосования по ним;
- сведения (фамилия, имя, отчество) об избранных (назначенных) членах руководящих и контрольно-ревизионных органов;
- фамилию, инициалы и личную подпись председателя и секретаря съезда (конференции), общего собрания, заседания, ответственных за составление протокола.
А также в протоколе должны быть указаны, в соответствии с пунктом 4 статьи 181.2. Гражданского кодекса Российской Федерации:
- время проведения собрания;
· сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;
· сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.
Протокол (выписка из протокола) заседания высшего, иного уполномоченного органа управления некоммерческой организации, содержащий решение о внесении изменений в учредительные документы и (или) об изменении иных сведений, подлежащих внесению в Единый государственный реестр юридических лиц, помимо сведений, указанных в выше, должен содержать:
в случае проведения заседания в форме съезда (конференции) - сведения об утверждении нормы представительства делегатов, о количестве избранных и фактически присутствующих на заседании делегатов, о соблюдении положений устава некоммерческой организации в части определения правомочности (кворума) заседания высшего или иного уполномоченного органа управления;
в случае проведения заседания в форме общего собрания (заседания) - сведения об общем количестве членов (участников, учредителей) высшего или иного уполномоченного органа управления некоммерческой организацией на дату проведения заседания и о количестве фактически присутствующих на заседании членов (участников, учредителей), о соблюдении положений устава некоммерческой организации в части определения правомочности (кворума) заседания высшего или иного уполномоченного органа управления.
Документы, содержащие более одного листа, должны быть прошиты, пронумерованы и заверены подписью заявителя на обороте последнего листа на месте прошивки.