Документация по созданию юридического лица относится к одной из групп организационно-распорядительных документов. К таким документам относятся учредительный договор, устав, протокол общего собрания учредителей, коллективный договор, инструкции, правила и др., посредством которых определяется статус юридического лица.
Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Устав содержит установленные правила поведения, обязательные для всех участников данного общества, да и для самого общества как юридического лица. Обязательность ряда положений устава может распространяться и на третьих лиц, например на те организации или граждан, с которыми общество находится в договорных отношениях. Подготовка нового устава требуется, во-первых, при создании юридического лица, во-вторых, в случаях его реорганизации.
В настоящее время основным нормативным актом, регулирующим общие вопросы деятельности акционерных обществ, является Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г., с изменениями от 13 июня 1996 г. и 24 мая 1999 г. Закон определяет не только порядок создания и правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, но и уделяет большое внимание юридически грамотному документальному оформлению этих положений, указывает на обязательность наличия в организации тех или иных документов, касается порядка оформления документов. Форма и содержание устава акционерного общества в целом типизированы. Гражданский кодекс РФ перечисляет сведения, обязательные для отражения в уставе акционерного общества. Закон не содержит каких-либо определенных требований к составлению титульного листа устава. Сложившаяся практика показывает, что на титульном листе принято располагать наименование общества, гриф утверждения устава собранием учредителей (или учредителем) с указанием даты и номера протокола, а также место и год регистрации. Нередко в левом верхнем углу титульного листа проставляют еще и гриф регистрации устава регистрационной палатой. Однако это необязательно. Большинство органов государственной регистрации имеют свои стандартные штампы, которые и используют для нанесения этого грифа.
|
|
Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие реквизиты:
— полное и сокращенное фирменное наименование организации;
— сведения о месте нахождения;
— наименование вида документа;
— дата, номер документа;
— место издания;
— заголовок к тексту;
— подпись руководителя;
— гриф утверждения;
— отметка о регистрации устава;
— печать регистрационного органа.
Текст устава должен отличаться логической последовательностью изложения, отсутствием внутренних противоречий, точностью и определенностью формулировок и терминов, ясностью и доступностью языка. Текст принято располагать в виде разделов, которым присваивается порядковые номера и наименования. Внутри разделов он делится на пункты и подпункты, которые также пронумеровываются, но уже без присвоения им наименований. Например:
1. Общие положения 1.1
1.2 1.2.1....и т. д.
Количество разделов в уставе может быть различно. Но важно, чтобы нашли отражение все те положения, обязательность которых признается необходимой действующим законодательством о данном виде хозяйственного общества.
|
|
1. Общие положения В данном разделе обязательным является указание следующих данных:
— местонахождения и фирменного наименования общества в соответствии с требованием закона. Если общество имеет еще и сокращенное фирменное наименование, то оно также должно быть отражено в уставе. В связи с активизацией внешнеэкономической деятельности и выходом на международные рынки многие фирмы имеют наряду с русским вариантом наименование на иностранном языке. Закон допускает право юридического лица иметь полное и сокращенное фирменное наименование как на иностранных языках, так и на языках народов РФ. Но опять же, все существующие варианты таких наименований непременно должны быть отражены в уставе. Местонахождением акционерного общества является место его государственной регистрации (если в соответствии с федеральными законами в уставе общества не установлено иное).
По закону общество должно иметь и почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь. Почтовый адрес может и не совпадать с местонахождением общества, поэтому его не обязательно указывать в уставе, так как в случае изменения почтового адреса будет необходимо вносить изменения и в устав:
— сведений о составе, сроках избрания и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
|
|
— оснований, на которых создана организация;
— сведений об учредителях общества. Закон не обязывает это делать. Но исходя из ч. 3 ст. 14 Федерального закона «Об акционерных обществах», представляющей право внесения в устав иных (помимо обязательных) положений, не противоречащих действующему законодательству, это является вполне правомерным;
— предмета и цели деятельности;
— наличия зарегистрированного товарного знака;
— фирменного бланка, печати.
2. Акционерный капитал (уставный капитал)
В этом разделе определяются размеры вкладов каждого учреждения (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации. Размер уставного капитала и количество акций пишутся арабскими цифрами и прописью.
3. Основные виды деятельности
В данном разделе перечисляются цель и виды деятельности общества, механизм отношений общества с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяются права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Следует отметить, что для осуществления ряда установленных законом видов деятельности необходимо лицензирование. Если среди видов деятельности общества существуют таковые, то в уставе необходимо указать, что для их осуществления общество обязано получить лицензии в установленном порядке.
4. Управление обществом
Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
— общее собрание акционеров — высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочности принятия решений);
— совет директоров — высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и срок его полномочий).
Сюда же целесообразно включить и порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества, квалифицированным большинством голосов или единогласно; — исполнительный орган — генеральный директор, исполнительный директор, правление; — ревизионная комиссия — орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности);
5. Права и обязанности участников общества
В разделе нужно привести исчерпывающий перечень прав и обязанностей акционеров общества, владельцев каждой категории акций (обыкновенных, привилегированных). Указываются сведения о порядке и последствиях выхода участников из общества.
6. Учет, отчетность и документы общества, распределение прибыли
В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли и документооборот фирмы.
7. Прочие накопления
Устанавливаются дополнительные фонды общества (страховой, резервный), кроме уставного, если они имеются.
8. Реорганизация и ликвидация общества
Устанавливается порядок ликвидации общества, его реорганизация, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами. Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества. Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка. Действующее законодательство не содержит прямых указаний на то, что устав хозяйственного общества непременно должен содержать подписи всех учредителей. Но наличие их на последней странице устава нарушением не является, да и на практике такие случаи нередки. Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕН
Собранием учредителей
Открытого акционерного
общества «Парк»
протокол от 12.04.2002 № 1
Утвержденный учредителями (учредителем) устав должен быть представлен в регистрирующий орган. В настоящее время регистрацию хозяйственных обществ осуществляют регистрационные палаты. По общему правилу для регистрации общества, помимо устава, в регистрирующий орган необходимо представить:
— заявление о регистрации, подписанное учредителями (учредителем) фирмы;
— учредительный договор (или решение о создании фирмы);
— документы, подтверждающие оплату не менее 50% уставного капитала фирмы;
— свидетельство об уплате государственной пошлины (регистрационного сбора).
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа. При государственной регистрации акционерных обществ с участием государства или муниципальных образований должны быть представлены документы, подтверждающие права собственности учредителей на имущество, вносимое в оплату приобретённых ими акций. Действующее законодательство обязывает фирмы (подобные положения существуют и в Федеральном законе «Об акционерных обществах» и в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью») предоставить в разумные сроки возможность ознакомиться с уставом (включая изменения и дополнения) акционеру, аудитору, а также любому заинтересованному лицу. Поэтому целесообразно фирме иметь нотариально удостоверенные копии и копии, подлинность которых удостоверена самой фирмой.
Структура и штатная численность предприятия — определяется в соответствии с его уставом и закрепляется специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на общем бланке, Подписывается заместителем и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью. В настоящее время штатная численность не относится к числу обязательных документов, так как не установлен лимит штатной численности. Однако при больших размерах аппарата сотрудников и сложной структуре этот документ необходим.
Штатное расписание предприятия — определяет состав структурных подразделений, перечень должностей работников, месячные должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и фонд заработной платы по аппарату управления предприятия.
Юридических документов, обязывающих предприятия иметь штатные расписания, сегодня нет. Однако нет и документов, отменяющих практику составления штатных расписаний. Нужно или не нужно иметь на предприятии штатное расписание, должен решить его собственник или руководитель предприятия. Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях. К функциям документа, определяющим его значение, относятся:
— фиксирование структуры управления предприятием;
— нормирование численности работников;
— регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов;
— контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов;
— в сочетании с должностными инструкциями может служить важным подспорьем руководителю при проведении аттестации специалистов.
Исходными данными для составления штатного расписания являются:
— фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 млн руб. продукции;
— численность управленческого персонала предприятия;
— штатное расписание предприятия за предыдущий год;
— гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работников по контрактам.
Признание штатного расписания как документа, необходимого для нормальной деятельности предприятия, а также обязательного при прямом указании на это собственника предприятия, ни в коем случае не означает, что штатное расписание относится к документам, которые внешние по отношению к предприятию органы (особенно проверяющие его деятельность) вправе потребовать от руководителя, а он обязан его им предоставить. Воспользоваться правом не предъявлять проверяющим штатное расписание ни в коем случае не означает, что руководитель хочет скрыть что-то незаконное. Часто это связано с тем, что внутренняя информация может быть не правильно использована проверяющими и вызвать излишние затруднения у руководителей предприятия.
Например:
В ходе проверки предприятия налоговый инспектор обнаружила, что специалист получает доплату за совмещение должности, хотя она не предусмотрена в штатном расписании и, сделав вывод о неправомерности совмещения, признала неправильным отнесение доплат за совмещение на себестоимость продукции.
Не затрагивая вопрос о правильности источника доплаты за совмещение должностей (профессий), не предусмотренное штатным расписанием, имеет смысл рассмотреть, как штатное расписание соотносится с нормами труда. Каждая должность предполагает определенное количество и качество труда, требуемого от работника, который эту должность будет занимать. Они могут превышать норму труда, и тогда в штатном расписании может быть предусмотрена повышенная оплата. Повышение оплаты зависит от того, какова степень превышения норм труда на том или ином рабочем месте (или на той или иной должности). Штатное расписание фиксирует должности, а не степень соответствия или несоответствия их нормам труда. Применительно к совмещению профессий или должностей это означает, что, как только совмещение должностей становится постоянным, совмещаемая должность должна исключаться из штатного расписания. Приказ о доплате за совмещение с этого момента становится основанием для производства соответствующих выплат работнику до тех пор, пока он продолжает совмещение, хотя сама совмещаемая должность уже исключена из штатного расписания. Штатное расписание составляется для внутреннего использования, а не для оправдания тех или иных выплат, особенно если проверяющая организация стремится использовать ту или иную ситуацию в свою пользу. Штатное расписание оформляется на общем бланке, подписывается заместителем предприятия, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью. Штатное расписание в условиях инфляции и текучести кадров целесообразно корректировать ежеквартально. В целях сохранения коммерческой тайны размера заработной платы штатное расписание составляется в двух экземплярах для директора и главного бухгалтера. Во все остальные подразделения доводятся только части штатного расписания, а в отдел кадров — информация для подбора кадров на вакантные места. Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора организации.
Правила внутреннего трудового распорядка (или Положение о персонале) Правила являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, а также меры поощрения и взыскания. Исходными данными для составления Правил являются:
1. Конституция (Основной Закон) республики.
2. Гражданский кодекс.
3. Кодекс законов о труде
4. Всеобщая декларация прав человека ООН.
5. Постановления правительства по труду и социальным вопросам.
6. Устав предприятия.
7. Договор учредителей предприятия.
8. Философия предприятия.
9. Коллективный договор.
Унифицированная форма Правил приведена в УСОРД. Оформляются Правила на общем бланке организации руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия. При составлении текста Правил можно использовать Типовые правила... для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213, в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству. Типовые Правила состоят из таких основных разделов, как:
— общие положения;
— порядок приема и увольнения сотрудников;
— время труда и отдыха;
— основные обязанности сотрудников;
— основные обязанности администрации;
— меры поощрения и взыскания.
Дополнительно, в случае отсутствия таких документов, как философия предприятия и положение о служебной тайне, в Правила могут включаться разделы:
— требования к сотрудникам;
— условия оплаты труда;
— социальные блага и гарантии;
— служебная тайна.
Правила широко используются в практике деятельности предприятий, однако не всегда отражают изменения законодательства РФ и увязываются с другими регламентами предприятия. Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать следующим образом:
— положения о структурных подразделениях;
— положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
— положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста Положения о подразделениях нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь Положения о подразделениях, включающие следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Цель и основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения. Дополнительными могут быть разделы: «Руководство (управление)» и «Организация работы». В разделе «Общие положения» необходимо сформулировать и закрепить следующий состав информации:
— полное официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
— дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создан и действует подразделение;
— какими законодательными, нормативными правовыми и инструктивными документами руководствуется подразделение в своей деятельности;
— кем возглавляется и кому подчиняется подразделение;
— порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения;
— кем утверждается структура и штаты подразделения;
— наличие у подразделения печати.
В разделе «Цель и основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения. В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. Раздел «Права» устанавливает, какие действия имеет право осуществлять подразделение в лице его руководителя в целях выполнения возложенных на подразделение функций. Под правом понимается юридически узаконенная возможность требовать или запрещать выполнение каких-либо действий, а также предпринимать определенные действия. Права руководителя устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения. В права включается право на издание отдельных документов (например, распорядительных) или право на ведение переписки и др.; право давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций, представительствовать в соответствующих органах от имени организации, а также другие действия, выполняемые подразделением в обязательном порядке для реализации своих функций. В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы подразделения и мера персональной ответственности руководителя. Критериями оценки должны быть объективные показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы. Качество выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т. п. Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков завершения работ тем срокам, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами. Объемы устанавливаются в соответствии с действующими нормами и нормативами, а также конкретными заданиями. Поскольку этот раздел формулируется как ответственность руководителя, основное внимание следует уделять видам ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прежде всего управленческих функций. В зависимости от характера деятельности подразделения могут быть предусмотрены также виды материальной, административной или уголовной ответственности. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, какова периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Сложности при подготовке положений о подразделениях возникают при разграничении и установлении иерархии задач, функций, прав и ответственности. На практике достаточно часто можно наблюдать их смешение, поэтому при составлении Положения о подразделении чрезвычайно важно, во-первых, правильно распределить информацию по разделам документа, а во-вторых, проследить, чтобы все функции, выполняемые подразделением, были обусловлены поставленными задачами, предоставленные права позволяли обеспечить реализацию всех возложенных функций, а предусмотренные виды ответственности корреспондировали с поставленными задачами и возложенными функциями.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документа являются:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дата и номер документа;
— место составления;
— заголовок к тексту;
— подпись;
— гриф утверждения.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации. В процессе подготовки Положения о подразделениях проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами. Визы проставляются на первом экземпляре документа, хранящемся в деле организации.
Должностная инструкция (ДИ) — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями, обеспечивающий условия для его эффективной работы. Если Вы собираетесь найти подходящего человека для определённой работы, Вы должны получить точное представление о характере самой работы, квалификации и качествах претендента, которые требуются для ее выполнения. Три этапа сбора такой информации:
1. Анализ содержания работ.
2. Разработка должностной инструкции.
3. Составление спецификаций (требования к работнику).
Анализ содержания работы — это процесс систематического и подробного исследования содержания работ. Существует три основных подхода к проведению анализа работ: функциональный, поэлементный и метод ключевых действий (или ключевых областей). Для получения информации о работе используют такие методы, как интервью, наблюдение, дневники, справочники. Наиболее надежным источником информации является обсуждение вопросов с исполнителем и его непосредственным начальником. Возможно, их суждения будут различны: люди на различном уровне обычно преувеличивают важность своей работы, и вопросам, которые кажутся Вам несущественными, исполнители придают гораздо большее значение. Всегда очень полезно выяснить негативные аспекты любой работы. Другим методом анализа содержания работы является использование перечней ключевых вопросов. В последнее время в России много внимания стало уделяться вопросам профессиографии. Это связано с решением такой трудоемкой и сложной проблемы, как описание всех профессий рабочих и служащих с позиции требований к их психологическим характеристикам, т. е. профессиографирование рабочих мест.
Для этого необходимо разработать единый классификатор профессий, в котором описание содержания труда по профессиям согласовывалось бы с описанием требований к интеллектуальным и личностным качествам работников. Созданием такого классификатора давно и достаточно продуктивно занимаются на Западе. В США, например, в 1991 г. вышло уже 4-е издание Словаря названий профессий, включающего описание содержания труда более чем по 12 тыс. профессий. Составители проанализировали свыше 75 тыс. рабочих мест на предприятиях производственной и непроизводственной сфер в нескольких штатах США. Содержащиеся в словаре профессии имеют 9-значный код, в котором учитываются: отраслевая принадлежность профессии; сложность и характер труда, описываемый через компоненты: отношение к информации, отношение к людям, отношение к вещам; алфавитный номер названия профессии. Работы по созданию аналогичного рода классификатора ведутся и в России. Специалисты отмечают, что разработке классификатора способствовало бы исследование структуры рабочих функций в рамках различных профессий в целях выявления общих для групп профессий и специфических для рабочих мест функций и операций при сравнении их по сложности с присвоением соответствующей балльной оценки. Это позволило бы более обоснованно подойти к определению диапазона в оплате квалифицированного и неквалифицированного, сложного и простого труда, более полно учесть различия в сложности труда в Единой тарифной системе. Враг «номер один» в нормальном управлении — неопределенность, неизвестность. Немецкий инженер Генрих Мария Заузе, приехавший работать по контракту в «Геркулес», просто-напросто бесился от того, что его никак и никуда не определили для работы, хотя «договорные деньги» он получал исправно (Ильф И. и Петров Е. «Золотой теленок»). Величайшим дезорганизационным изобретением считается должность «без парусов и вертил» — человек, занимающий ее, совершенно не представляет себе, что же ему нужно делать, чем заниматься. От него только требуется, чтобы он «ходил на работу».
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу.
Список должностных инструкций для служащих и рабочих содержится в постановлении Министерства труда РФ от 06.06.96 г. № 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих» и постановлении от 10.11.92 г. № 31 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих». В соответствии с разработанными Минтруда России «Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти» (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482-ВК) руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции для своих заместителей и руководителей структурных подразделений, а также типовые должностные инструкции для остальных должностей. Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основании типовых и примерных, утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти. На прилавках магазинов в последнее время появилось множество справочников с образцами должностных инструкций. Однако с развитием производства, внедрением новых технологий может возникнуть необходимость создания инструкции для должности, отсутствующей в тарифно-квалификационном справочнике. В зависимости от категории, уровня и правового статуса работника должностные инструкции как локальные правовые акты могут иметь некоторые различия в названии вида документа и структуре текста.
Например, для первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и для руководителей самостоятельных структурных подразделений могут быть разработаны должностные положения, для рядовых сотрудников и специалистов — должностные инструкции, а для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) —- функциональные обязанности. Несмотря на различия в названиях, цель создания всех этих разновидностей документов и их назначение остаются едиными, при их разработке соблюдаются единые требования. Должностные инструкции работникам в каждом структурном подразделении разрабатываются на основе Положения о подразделении одновременно или по строго установленному графику, они составляются по единой методике; должностные инструкции всегда конкретны и фактически описывают конкретные рабочие места; пересматриваются они также в едином порядке в соответствии с изменениями структуры и штатной численности предприятия, а также после проведения аттестации. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она позволяет:
— рационально распределить функциональные обязанности между работниками;
— повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
— улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителем и подчиненными;
— четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
— конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
— объективно применять меры воздействия;
— повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
— повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
— организовать равномерную загрузку работников с минимальными потерями рабочего времени и перегрузки;
— ускорить освоение новым работником своей работы, сократить период адаптации к коллективу и организации, дать ощущение, что его ждали, к его приходу готовились, тем самым повысить его мотивацию к работе и доверие к организации, помочь новичку избежать многих непониманий и ошибок;
— снизить вероятность случайного ухода работника с предприятия;
— планировать продвижение работника по служебной лестнице;
— повысить престиж предприятия.
Для единообразного порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций в организации целесообразно разработать «Положение о разработке, согласовании и утверждении Положения о структурном подразделении» или схему по нижеприведенному образцу.
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается кадровой службой организации (отделом организации и оплаты труда). Однако ее могут разработать и иные структурные подразделения. В том случае, если должностная инструкция составлялась кадровой службой, проставляется подпись ее руководителя, а в случае составления иными структурными подразделениями — их руководителями.
Утверждается документ руководителем вышестоящего структурного подразделения (обычно это один из заместителей первого руководителя предприятия, начальник соответствующего управления или отдела). Должностные инструкции обычно пересматриваются 1 раз в пять лет (лучше 1 раз в три года) и обязательно уточняются ежегодно по итогам аттестации персонала структурного подразделения. Срок хранения утвержденных должностных инструкций в коммерческих организациях — постоянный; в государственных и муниципальных органах они также хранятся постоянно по месту составления или по месту утверждения, а в других структурных подразделениях — 3 года после замены новыми. Обычно хранение оригиналов должностных инструкций осуществляет кадровая служба предприятия, а заверенные копии используются в текущей работе структурных подразделений.
Третий этап — составление требований к тому типу исполнителей, который необходим для выполнения работы. Эти требования могут быть отражены в одном из разделов должностной инструкции. В разделе спецификации (или определения требований к работникам) следует выбрать возможные виды требований:
— профессиональные;
— личностные;
— биографические;
— ситуативные.
К профессиональным относятся требования к образованию, конкретным навыки и умениям, стажу работы, наличию официальных документов, подтверждающих уровень квалификации (диплом, лицензия). Профессиональные требования должны быть тесным образом связаны с ключевыми областями данной должности и содержанием работы. К личностным требованиям относятся: внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности.
Биографические и ситуационные требования определяются спецификой предприятия и должности. Это могут быть требования к возрасту, полу, семейному положению, месту жительства, наличию судимости и др. При их определении нужно стараться различать необходимые и желательные качества, а также не забывать о том, что требования должны быть реалистичны. В последнее время специалисты по управлению персоналом рекомендуют вносить изменения и дополнения в должностную инструкцию и в Положение о структурном подразделении. Делать это можно следующим образом: на последнем листе документа, под подписью должностного лица, ответственного за составление документа, печатается таблица:
В первой графе указывается номер пункта документа, в который вносят изменения или дополнения, во вторую — вносится новая редакция изменяемого или дополняемого пункта, в третью — правовое основание внесения изменений — название, дата и номер распорядительного документа.