ОБЗОРНЫЙ РЕФЕРАТ
Организация электронного документооборота
в коммерческом банке
Данный реферат подготовлен как составная часть учетной политики банка и часть ПРАВИЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА коммерческого банка
План обзора:
1. Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
2. Операция электронного документооборота сектора внутрибанковских операций
3. Операции в операционном отделении
4. Обработка документов валютной бухгалтерии
5. Обменные пункты
6. Сберегательные кассы и централизованная бухгалтерия
7. Стратегия технических решений, обеспечивающая работу электронных технологий
Основной задачей организации технологии обработки учетной информации является минимизация затрат на обработку, хранение и доступ к данным аналитического и синтетического учета банка. Для достижения этой цели в настоящее время применяются технологические и программно-технические решения. Рассмотрим общие вопросы решения этой задачи, применяемые в коммерческих банках
Существующие решения, применяемые в бухгалтерии рублевых операций
В основу технологии положен принцип проведения всех операций клиента бухгалтером, работающим с этим клиентом. Каждому бухгалтеру присваивается определенный номер (номер исполнителя) один или несколько. При открытии счета задается номер владельца этого счета (исполнителя). В дальнейшем доступ исполнителя возможен только для принадлежащих ему счетов. Бухгалтер на своем рабочем месте имеет ряд программных продуктов, позволяющих создавать необходимые документы, как в электронном виде, так и на бумажных носителях. Документы при вводе группируются в пачки с контролем суммы пачки и возможностью наблюдения за остатком счета.
|
|
Поступления принимаются с РКЦ в виде электронной посылки администратором системы (в настоящее время документы только с признаком “ЭЛЕКТРОННО”). Далее они автоматически относятся на счет расхождения с корсчетом, на следующий день они также автоматически становятся на счета клиентов. Остальные документы,поступившие в банк, вводятся бухгалтером вручную.
При вводе клиентских платежей осуществляется автоматический контроль по справочнику БИК, ключевым разрядам корреспондирующих счетов и полноте ввода информации. При завершении ввода информации администратор системы проводит централизованно обработку введенных документов с формированием и печатью реестров и сводных авизо для предоставления их в РКЦ. Факт завершения в текущем дне ввода информации по клиентским платежам определяется расписанием обработки либо устным распоряжением начальника учетно-операционного отдела. Сверка отпечатанных реестров с первичными документами, предоставленными клиентами осуществляется определенным работником бухгалтерии. По завершении сверки этот работник выдает устное распоряжение администратору системы о подготовке электронной посылки, после чего осуществляется ее отправка по системе электронной доставки в РКЦ.
Ввод документов проходящих по системе клиент-банк происходит под контролем уполномоченного лица, специальным программным обеспечением. Клиент, согласно графика, отправляет электронную посылку в банк. Уполномоченный исполнитель проверяет электронные посылки на достоверность и осуществляет печать нужного количества платежных поручений, которые передает исполнителям, контролирующим счет клиента. Затем проводит экспорт в общий массив электронных документов банка. Подготовка выписок для передачи в системе клиент-банк производится администратором системы по расписанию в автоматическом режиме.
|
|
Операции не связанные с клиентскими перечислениями, в течение операционного дня проводятся без ограничения времени ввода документов. В операционный интервал исполнитель имеет возможность видеть и распечатывать лицевые счета по проводимым операциям.
По завершению операционного времени (конец дня) администратор системы проводит общую обработку с выдачей лицевых счетов исполнителям. По завершению сверки лицевых счетов администратор системы осуществляет ряд технологических операций и выдачу аналитической и синтетической отчетности текущего дня. Это документы дня, бухгалтерский журнал, рублевый и валютный балансы, регистры сальдовых остатков, расшифровки кассы, ведомость снятых процентов, ведомость открытых и закрытых счетов. По завершению печати документов производится загрузка в архивы данных и формирование таблиц базы анализа работы банка. После этого все операции в этом дне считаются завершенными. Исправления допускаются только при осуществлении процедуры восстановления дня. Соответственно прекращается работа отделов банка с аналитическим комплексом программ до восстановления всей информации в восстанавливаемом интервале.
Администратор системы в течение операционного дня ведет журнал работы администратора в котором отражены все технологические моменты текущей работы.
По начислению процентов раз в месяц производится снятие накопленных процентов с выдачей ведомости снятых процентов. В ведомости снятых процентов определена корреспонденция счетов зачисления процентов. Снятые проценты зачисляются на счета в автоматическом или ручном режиме. По зачисленным процентам выдается специальная ведомость. После контроля этих ведомостей начальник учетно-операционного отдела выдает распоряжение администратору системы о правильности зачисления процентов. Администратор производит корректировку и экспорт в общий массив документов банка.