Вопросы и задания для самоконтроля
1)Соотнесттье между собой понятие "делопроизводство" и "документооборот".
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Понятие «делопроизводство» обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления.
Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Есть три главных потока документации:
внутренниеи - это документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации; исходящие - это документы, которые отправляются в другие организации; входящие - это документы, которые поступают из других организаций.
2)Как рассчитать объем документооборота и организации?
Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.
Формула для подсчета объема документооборота следующая:
3)Какие способы регистрации документов используется в организации и чем обусловлен выбор того или иного способа?
|
|
Существует несколько форм регистрации:
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико. Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
В чем состоит предварительное рассмотрении входящих документов и какова его цель?
1.Отнести поступивший документ к регистрируемой или нерегистрируемой корреспонденции.
2. Определить должностное лицо, которое должно рассмотреть письмо, или подразделение, в которое его следует передать (для нерегистрируемых документов).
3. Проверить подлинность ЭЦП или наличие соглашения между организациями об обмене корреспонденцией, подписанной определенным видом ЭЦП.
|
|
Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов. Эта операция позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Предварительное рассмотрение поручается секретарям (помощникам) руководителя, начальнику или ведущим специалистам службы ДОУ.
5) В чем заключается особенности организации работы с кадровыми документами?
Свои особенности имеет работа с кадровыми документами. К сожалению, во многих недавно созданных фирмах из-за некомпетентности часто не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.
В небольших фирмах оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, возлагается на секретаря (секретаря-референта).
Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:
o Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);
o Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.
|
|
6) Каким правовым актом устанавливается порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию?
Каждый гражданин, живущий в Российской Федерации, может обратиться в государственные органы власти и управления, организацию любой формы собственности, партии и общественные организации, письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения об их совершенствовании. Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем.
В статье 33 Конституции РФ говорится: "Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления". Статья 46 гласит: "Решения или действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд", а в ст. 53 указано на то, что "каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц".
В настоящее время законодательство Российской Федерации определило механизм работы с обращениями граждан. В ноябре 2006 г. вступил в силу Федеральный Закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Обращение граждан в государственные и общественные органы — их неотъемлемое субъективное право, обеспеченное политическими, социально-экономическими и юридическими гарантиями. Последние выражаются в специальных нормативных актах, устанавливающих определенный порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан.
7) В каких случаях автору обращения может быть отказано в рассмотрении по существу поставленных в нем вопросов?
Обращение не рассматривается по существу, если:
Ø в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
Ø по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. Гражданин, направивший обращение, в любом случае, уведомляется о принятом решении.
Ø обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
Ø текст письменного обращения не поддается прочтению;
Ø в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;
Ø ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
Ø от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
8) Каковы форма содержание номенклатуры дел службы кадров?
Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.
Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.
9) По каким признакам могут группироваться документы организации в дела?
· Номинальному;
· Предметно-вопросному;
· Авторскому;
· Корреспондентскому;
· Хронологическому