Процесс создания новой организации или совершенствования существующей не может осуществляться без предварительной подготовки проекта. Организационное проектирование как раз и предназначено для того, чтобы создать прототип или прообраз создаваемой организации или ее изменения.
В общем виде организационное проектирование – это процесс разработки организационных элементов, их связей и функциональных процессов проектируемой организации. Проектирование (от лат. projectus – брошенный вперед) есть процесс создания прототипа, прообраза возможного будущего состояния организации и предполагает описание ее технических, экономических, социальных и иных сторон.
Как следует из определений, с позиций статики проектирование – это процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, в ходе реализации которых система имела бы устойчивость, надежность и экономичность при функционировании. Для этого устанавливаются необходимые пропорции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени.
С позиций динамики организационное проектирование предусматривает разработку функциональных процессов систем, определение характера их связей внутри систем и с внешней средой, прогноз их развития.
Объектами организационного проектирования являются: организация в целом, ее структурные подразделения, организационные процессы: административный (проектируется формальная структура); инжиниринговый (технологический) – проектируется организация производственного процесса; инновационный (проектируются нововведения); функциональный (проектируются функциональные роли); деятельностный (проектируется совместная деятельность); системный (проектируются системные связи и синергетический (организационный) эффект).
Цели организационного проектирования:
- создание новой организации;
- усовершенствование существующей организации (рационализация);
- радикальное преобразование существующей организации (реорганизация).
Центральная задача организационного проектирования – определение состава и необходимой численности подразделений и должностей, их функций, полномочий, связей между ними, форм и методов их осуществления, закрепление всего этого в нормативных документах.
Отсюда основные нормативные документы, отражающие итоги организационного проектирования:
1) комплект положений о подразделениях фирмы;
2) комплект должностных инструкций;
3) положение о внутриформенном планировании;
4) положение о системе оплаты труда;
5) положение о документообороте;
6) образцы кадровых документов.
В общем случае организационный проект включает следующие разделы:
1) общее описание объекта проектирования (миссия, функции, общая структура, стоимость капитала, объемы выпускаемой продукции, численность работающих);
2) организация производства (описание процесса производства, разделение труда, организация обслуживания рабочих мест, уровень механизации и автоматизации труда, меры по безопасности и охране труда, организационные решения по подготовке производства);
3) организация управления (организационная структура управления, методы и технологии управления, коммуникации, численность и состав персонала, функциональное разделение труда, организация отдельных функций управления: планирования, маркетинга, учета и финансирования и т.д.);
4) организация взаимодействия с внешней средой (наличие договоров и договоренностей, нормы и правила взаимодействия).
Примерная структура организационного проекта приведена ниже.
1. Принятая методология, исходные нормативы.
2. Анализ состояния компании.
2.1. Организационно-управленческие факторы
2.2. Финансово-экономические факторы.
3. Концепция реструктуризации.
4. Проект изменения организационной структуры.
5. Проект изменения мощности (численности) производственных (управленческих) единиц.
6. Проект изменения функций управления.
7. Проект(ы) развития реорганизуемых элементов компании.
8. Расчет затрат на реализацию проекта.
9. Календарный график реализации проекта.
10. Расчет эффективности проекта.
11. Оценка рисков (заказчика проекта).
12. Формы авторского надзора разработчика.
И.И. Мазур в книге «Управление проектами» дает следующие определения проекту. В самом общем виде проект (англ. – project) – это что-либо, что задумывается или планируется, например, предприятие, организация. Проект – это некоторая задача с определенными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ её решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.
Проектирование завершается проведением зкспертизы проекта. Экспертиза представляет собой окончательный вывод высококвалифицированных специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективности и пригодности к осуществлению.
Процесс проектирования заканчиваются этапом внедрения организационного проекта, во время которого проводится обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, новые системы оплаты и стимулирования труда, перестраиваются производственные и управленческие структуры.
Результатом организационного проектирования является организационный проект (план организационно-технических мероприятий в виде комплекса документов).