При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.
Требования к содержанию документа
При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.
7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
8. В документе не должно быть помарок и исправлений.
Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
· нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;
· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);
· ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
· использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
· безличный характер изложения текста;
· употребление специальных терминов;
· использование сокращенных слов;
· использование универсальных слов с неопределенным значением;
· исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Бланки документов
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6_30-2003. Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
· общий бланк;
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· наименование организации;
· дата документа;
· место составления или издания документа.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды оперативно-распорядительной документации являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· код организации;
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· наименование организации;
· справочные данные об организации.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· место составления или издания документа.
И при необходимости, бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
· дата документа;
· регистрационный номер документа;
· ссылка на регистрационный номер и дату документа;
· заголовок к тексту;
· отметка о контроле.
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.
Бланки документов изготавливаются, как правило, типографским способом на бумаге различных форматов, которые подразделяются на классы, обозначающие размер формата бумаги. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Площади смежных форматов относятся как 1:2. Формат А имеет 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой и цифрой класса (А4, А5 и т.д.). Основным потребительским форматом является формат А0, площадь которого равна одному квадратному метру.
Наиболее употребительные форматы:
· А3 (297х420 мм);
· A4 (210х297 мм);
· А5 (148х210 мм);
· А6 (105*148 мм) – для поручений.
Формат А13 примерно равен размеру почтовой марки.