Основные объекты системы «Галактика»

Как и любая современная информационная система, ИКИС «Галактика» в своей основе имеет базу данных - совокупность всех необходимых для работы данных, упорядоченных опреде­ленным образом. Метод упорядочения данных называют моде­лью данных. В системе «Галактика» использована наиболее рас­пространенная модель данных -реляционная.

Основные понятия, относящиеся к базам данных, изучаются в курсе «Информатика», а также в начальных разделах курса «Информационные системы в экономике», поэтому здесь мы лишь кратко напомним основные понятия.

Вся информация, хранящаяся на магнитном носителе (нако­пителе на жестком магнитном диске - НЖМД) в базе данных си­стемы, представлена в виде совокупности связанных таблиц. Каж­дая таблица состоит из некоторого числа строк и столбцов. Каж­дая строка таблицы относится к некоторому объекту (например, работнику предприятия, бухгалтерской проводке и т.п.) и носит название записи. Каждый столбец таблицы относится к опреде­ленному свойству описываемых таблицей объектов. Таким об­разом, каждая запись состоит из отдельных элементов - полей, описывающих различные свойства объекта.

В каждой таблице число полей во всех входящих в нее запи­сях одинаково.

В теоретических разделах курса «Информационные системы в экономике» хранящаяся в базах данных информационных сис­тем информация классифицируется на справочную (сравнительно долгоживущую) и оперативную (часто обновляемую).

В документации и интерфейсах системы «Галактика» справочная информация подразделяется на каталоги, классификаторы и справочники.

Каталог - таблица или группа связанных таблиц, содержа­щих систематизированную информацию, имеющую долгосроч­ный характер и предназначенную для ввода данных в экранные формы методом выбора из каталога. Например, для ввода ин­формации о наименовании предприятия-контрагента, его адре­се, платежных реквизитах и т.д. используется специальный ката­лог, содержащий перечень организаций, с которыми ваше предприятие имеет контакты. Информация по каждой организации вводится в каталог один раз, тщательно проверяется, а затем многократно используется, что экономит время и снижает веро­ятность ошибки. Задача формирования, например, платежного поручения сводится к простейшему выбору из каталога предпри­ятия-плательщика и предприятия-получателя и вводу суммы пла­тежа.

Справочник - в общем случае свод информации какого-либо характера, хранящейся в виде таблиц в базе данных. Отличие спра­вочников от каталогов заключается главным образом в их назначении. Информация справочников используется при расчетах, формировании отчетов, для вывода по запросу, но не для ввода данных в экранные формы.

Классификатор (классификация) - понятие несколько более сложное, чем каталоги и справочники. Иногда классификатора­ми называют каталоги или справочники, информация в которых упорядочена особым образом, а именно распределена по катего­риям в соответствии с общностью каких-либо признаков. Но в более широком смысле классификатор представляет собой сис­тему, по которой проводится классификация элементов инфор­мации.

Любая запись таблицы базы данных может иметь один или несколько символьных кодов, которые будут определять место данной записи в созданной таким образом структуре информа­ции. Именно эта система кодов, позволяющая структурировать информацию, и называется классификатором.

Таблица базы данных может быть связана с несколькими клас­сификаторами, таким образом, при просмотре подобных таблиц можно выбирать классификацию.

Использование классификаторов позволяет формировать от­четы с учетом классификации, а также обрабатывать отдельные группы записей таблиц базы данных, объединенных в соответ­ствии с общностью каких-либо признаков, что бывает удобно при больших объемах информации.

Система «Галактика» имеет внутреннюю классификацию, за­ложенную в программный код изделия, и, кроме того, позволяет пользователю самому конструировать различные классификато­ры (пользовательская классификация). Пользовательские класси­фикаторы создаются, как правило, на этапе настройки системы.

Для пользовательской структуризации информации предус­мотрены встроенная и внешняя классификации. Различия между ними заключаются в том, что для встроенной классификации в программе заранее определен объект классификации - конкрет­ная таблица базы данных, внешнюю же классификацию полнос­тью определяет пользователь.

Настройка и редактирование встроенных классификаторов проводятся в специальном окне настройки классификаторов. Это окно можно открыть из тех модулей системы «Галактика», в ко­торых предусмотрена встроенная классификация.

Создание внешних классификаторов осуществляется в моду­ле Настройка.

После запуска системы «Галактика» на экране отображается Главное меню системы, представляющее собой панель с набором экранных кно­пок, с помощью которых можно запустить нужный модуль. Наи­менование и функции модуля можно узнать из всплывающей под­сказки.

Набор экранных кнопок зависит от состава системы, приоб­ретенной пользователем.

Для того чтобы увидеть модули, не поместившиеся на экра­не, можно воспользоваться кнопками на концах панели.

Если Главного меню не видно, его можно вывести на экран из любого модуля нажатием комбинации клавиш [Shift] + [F10].

Для запуска модуля достаточно щелкнуть мышью по соответ­ствующей кнопке Главного меню.

Кнопки Главного меню снабжены всплывающими подсказ­ками, которые появляются при установке указателя мыши на кнопку меню. Всплывающая подсказка содержит название моду­ля, соответствующего кнопке, и краткое описание функций, вы­полняемых данным модулем.

Для перемещения панели Главного меню необходимо уста­новить указатель мыши на логотип корпорации «Галактика» в левом верхнем углу панели, нажать левую кнопку мыши и, удер­живая ее, переместить панель в удобное для вас место на экране.

Щелчком правой кнопки по панели Главного меню можно открыть контекстное меню, предназначенное для управления свойствами Главного меню системы.

С помощью контекстного меню можно менять расположение и состав отображаемых кнопок (пункт меню «Настройка поряд­ка и видимости кнопок»). Можно оставить на панели только необходимые пользователю модули.

Для удаления кнопки с панели следует снять значок «v» про­тив названия соответствующего модуля.

Отметим, что с помощью пункта «Закончить сеанс работы» контекстного меню можно завершить работу с системой «Галак­тика».

Рассмотрим теперь интерфейс, обеспечивающий работу пользователя с модулями системы «Галактика».

После активизации одного из модулей системы в заголовок соответствующего окна выводится название текущего модуля, а непосредственно под заголовком появляется строка меню текущего модуля.

В заголовке окна видны название и версия загруженной сис­темы - это может быть система «Галактика» или инструменталь­ный комплекс Support.

Состав Строки меню зависит от конкретного модуля. Как пра­вило, Строка меню содержит следующие пункты: «Документы», «Операции», «Отчеты», «Администратор (-А-)», «Настройка (=Н=)» и =. Унификация пунктов меню в различных модулях облегчает процесс освоения и использования системы, однако конкретный состав пунктов меню в модулях может отличаться от вышеприведенного.

Строка меню модуля содержит пункт, обозначенный симво­лом =. За ним скрывается набор сервисных функций, общий для всех рассматриваемых модулей системы.

Меню «Документы» предназначено для заполнения, просмот­ра, обработки и печати всевозможных накладных, ордеров, кар­точек учета, актов и т.пМеню «Операции» используется для проведения расчетов, вво­да информации, формирования накладных и т.д.

Меню «Отчеты» дает возможность сформировать отчеты.

Меню «Администратор» позволяет получить доступ к функ­циям контроля и администрирования системы.

Меню «Настройка» содержит функции настройки режимов работы данного модуля.

Меню, как правило, многоуровневые. Пункты меню по опре­деленной логике объединены в группы, подгруппы и т.д. с двумя или тремя уровнями вложенности.

В названиях конечных пунктов меню могут упоминаться «го­рячие» клавиши, предназначенные для быстрого вызова данной команды.

Часть пунктов меню может быть выделена светло-серыми бук­вами. Подобные пункты недоступны для пользователя. Причи­ной тому может быть режим работы модуля, при котором выбор данного пункта не имеет смысла или доступ к данному пункту запрещен для конкретного пользователя администратором сис­темы.

Панель инструментов содержит кнопки, дуб­лирующие часто используемые команды. Состав кнопок соответ­ствует текущему режиму работы модуля.

Некоторые кнопки имеют изображения, стандартные для Windows-приложений, например кнопка Калькулятор. Ряд кно­пок предназначен для вызова специфических сервисных функций системы «Галактика».

Кнопки панели инструментов снабжены подсказками, кото­рые всплывают при установке указателя мыши на соответствующую кнопку. Однако следует помнить, что подсказки появляют­ся не мгновенно, а примерно через 1 с после наведения курсора на кнопку. Подсказка содержит информацию о назначении кноп­ки и «горячих» клавиш.

Важно помнить, что с помощью клавиши [F1] на экран вызы­вается достаточно подробная контекстная подсказка, разъясня­ющая работу активизированного модуля.

Для настройки системы «Галактика» имеется специальный модуль - Настройка. Войти в этот модуль можно из Главного меню системы. Для этого необходимо перейти на соответствую­щую кнопку панели Главного меню. Поскольку приходится довольно часто использовать функции данного мо­дуля, удобно установить эту кнопку на самую крайнюю позицию панели Главного меню.

Модуль Настройка содержит как общесистемные настройки, так и на­стройки каталогов, классификаторов, справочников.

Рассмотрим вначале общесистемные настройки.

Через модуль Настройка возможно занесение данных в такие общесистемные каталоги, как Организации и банки, Подразделе­ния и склады, Курсы валют. Открыть каталог можно с помощью пункта меню =Настройка= -» Заполнение каталогов -» Органи­зации и банки. В результате появляется двухпанельная экранная форма Организации и банки.

В верхней панели содержится список всех организаций, с которыми работает ваше предприятие, а также сведения о вашем предприятии.

Есть также иерархическое представление списка, в ко­тором показана принадлежность организаций к определенным группам, например к покупателям продукции вашей организа­ции. Для изменения представления необходимо в контекстном меню выбрать пункт «Переключить резким отображения».

Группы организаций представлены папками с соответствующими именами. Для того чтобы просмотреть остальные организации, принадлежащие к этой группе, следует использовать вертикальную полосу про­крутки.

Нижняя панель окна Организации и банки содержит реквизи­ты банков, обслуживающих предприятие, выделенное (подсвечен­ное) в верхней панели окна. Нижняя панель не редактируется и автоматически заполняется информацией из окна Редактирова­ние атрибутов организации и ее банков, которое открывается двой­ным щелчком мыши (или нажатием клавиши [F4]) по наименова­нию требуемой организации или группы.

Для ввода новых организаций в список организаций и банков используется клавиша [F7], которая открывает окно Редак­тирование атрибутов организации и ее банков.

После ввода новой организации в список не надо принимать каких-то специальных мер по сохранению этой информации -нажатие клавиши [Esc] обеспечивает не только возврат в предыдущее окно, но и сохранение введенной информации.

Для создания новой группы организаций можно использовать команду Создать группу организаций контекстного меню.

Работа с группами возможна только в иерар­хическом режиме просмотра списка организаций и банков, по­рядок перехода к которому был изложен выше.

Для добавления организации в группу необходимо:

• установить курсор на данную группу;

• выполнить команду контекстного меню Добавить органи­зацию в текущую группу / Разнести текущую организацию по группам.

Могут быть случаи, когда одна организация принадлежит одновременно к двум и более группам. С помощью контекстного меню можно пометить группы, в которые необходимо включить текущую организацию.

С помощью контекстного меню можно выполнять также сле­дующие действия:

• поиск контрагента по расчетному счету;

• просмотр ежедневных балансов взаиморасчетов с контр­агентами относительно вашей организации;

• получение информации о состоянии взаиморасчетов с контр­агентом на текущий момент времени;

• получение информации о состоянии взаиморасчетов с контр­агентом как покупателем на текущий момент времени.

Для редактирования атрибутов организации и ее банков не­обходимо установить курсор на наименование организации и нажать клавишу [F4]. Окно соответствующей формы состоит из трех панелей, причем следует иметь в виду, что разме­ры книжной страницы не позволяют показать всю имеющуюся в данном окне информацию.

В верхней панели заполняются поля, содержащие реквизиты предприятия:

• Тип организации - тип предприятия, например ООО, АООТ, АОЗТ и т.п.;

• Наименование организации - официальное наименование предприятия, которое будет использоваться в формируемых ИКИС «Галактика» документах. Разработчики ИКИС реко­мендуют начинать наименование собственного предприятия с пробела. В этом случае ваше предприятие будет возглавлять список;

• Внутренний учетный номер - предназначен для создания собственной (внутренней) нумерации клиентов и поставщиков;

• ИНН, ОКПО, ОКДП, ОКОНХ, Индекс организации (почто­вый индекс), Адрес организации, Тел., факс;

• Государство и Город - заполняются выбором из каталогов, которые открываются клавишей [F3] в соответствующем поле либо щелчком по кнопке разворачивающегося списка.

При необ­ходимости можно отредактировать каталог городов (переход в окно редактирования каталога городов проводится с помощью клавиши [F4]), а также добавить в каталог новый город нажатием клавиши [F7]. Ввод данных из каталога в форму осуществляется клавишей [Enter].

Поле Государство заполняется аналогичным образом.

С помощью кнопки Маршруты движения можно открыть окно выбора роли контрагента для последующей настройки маршру­тов движения. Вам предлагаются следующие варианты: Контрагент как заказчик; Контрагент как грузополучатель; Контрагент как автотранспортное предприятие. После выбора необходимо­го варианта открывается табличная экранная форма, содержа­щая информацию по маршрутам данного предприятия в соответ­ствии с выбранной ролью контрагента (как заказчика, грузопо­лучателя или как автотранспортного предприятия). Введенные маршруты используются в контуре Логистика и модуле Автотран­спорт.

На этом заканчивается ввод реквизитов предприятия. Пере­ходим к вводу реквизитов банков, клиентом которых является данное предприятие. Эти реквизиты отражены в правой нижней панели Окна редактирования атрибутов организации.

Поля Наименование банка и БИК/код МФО банка можно за­полнять либо выбором из каталога банков (открывается нажати­ем клавиши [F3], в этом случае поля заполняются одновремен­но), либо набором с клавиатуры. В последнем случае реквизиты банка автоматически попадают в каталог банков, и пользователь сможет в дальнейшем использовать их, если какое-то предприя­тие-контрагент также пользуется услугами этого же банка.

Далее с клавиатуры заполняются счета.

ПРИМЕР: Первый счет 40702810700000000079 - это счет АО «Саратовские зори» в ком­мерческом банке АКБ «Экспресс-Волга». Согласно «Плану сче­тов бухгалтерского учета в кредитных организациях РФ» первые пять цифр 40702 означают, что это счет негосударственного ком­мерческого предприятия, цифры 810 - расчет ведется в российс­ких рублях. Остальные позиции счета сгенерированы банком и являются уникальными для данной организации.

Второй банковский счет в правой нижней панели окна - корреспондентский счет АКБ «Экспресс-Волга» в Банке России (об этом свидетельствуют первые пять позиций 30101). Этот счет, необходимый для проведения межбанковских опера­ций, является одним и тем же для всех клиентов банка, поэтому данный счет целесообразно ввести в каталог банков. Это избавляет пользователя от необходимости каждый раз вво­дить корреспондентский счет с клавиатуры.

Для каждого предприятия можно ввести несколько обслужи­вающих банков. Каждый следующий новый банк вводится нажа­тием клавиши [F7], с помощью которой открывается незаполнен­ная нижняя панель окна. Переход от одного банка к другому (сме­на содержимого нижней панели) осуществляется клавишами [Page Up] и [Page Down]. После занесения в базу данных все банки данного предприятия будут перечислены в нижней панели окна.

В левой нижней части окна расположена панель Группа, содержащая полный список групп, в состав которых вхо­дит рассматриваемая организация.. Для включения организации в группу необходимо использовать контекстное меню в каталоге Органи­зации и банки. Разумеется, прежде необходимо выйти из режима редактирования, нажав клавишу [Esc].

ЗАДАНИЕ:

1. Введите данные о собственной организации, которые будут использоваться в лабораторных работах. Наименование: ОАО «Вымпел», ИНН: 6452001053; ОКПО: 10780665; Адрес: 414000 Россия, Астрахань, ул. Московская, 100; Тел., факс: 8512-51-33-89. Банк организации: Инкомбанк, Астраханский филиал; БИК- код банка - 046311822; Счет -40702810700000000099; Счет в РКЦ - 30101810600000000810; Адрес, банка -414056 Астрахань, ул. Мичурина, 1. Применять налоги - всегда.
2. Введите атрибуты организации-контрагента. Для ввода новой организации в окне Организации и банки нажмите клавишу [F7]. За­полните следующие поля: Наименование - АО «Саратовские зори»; Входит в состав корпорации - не устанавливать флажок; ИНН-6452001071; ОКПО - 107806669; Индекс организации - 410600; Госу­дарство - Россия; Город - Саратов; Адрес организации - ул. Радище­ва, 90; Тел., факс - 8452-29-34-89; Применять налоги - всегда. Вклю­чить организацию в группу Поставщики. Нижняя панель окна Редактирование атрибутов организации. За­полните следующие поля: Наименование банка -АКБ «Экспресс-Вол­га»; БИК-код банка-0463П808; Счет -40702810700000000079; Счет в РКЦ - 30101810600000000808; Адрес банка - 410300 Саратов, Мир­ный пер., 4
3. Введите атрибуты организации-контрагента. Для ввода новой организации в окне Организации и банки нажмите клавишу [F7]. За­полните следующие поля: Наименование - АОЗТ «Темпус-99»; Вхо­дит в состав корпорации - не устанавливать флажок; ИНН -7702788877; ОКПО - 135886223; Индекс организации - 110345; Госу­дарство - Россия; Город - Москва; Адрес организации - Балаковский пер., 23; Тел., факс - 095-58533322; Применять налоги - всегда. Вклю­чить организацию в группу Покупатели. Нижняя панель окна Редактирование атрибутов организации. За­полните следующие поля: Наименование банка - АКБ «Поиск»; БИК-код банка - 044345675; Счет - 40702810500000000511; Счет в РКЦ -30101810200000000999; Адрес банка - 110345 Москва, ул. Саратовс­кая, 1.