Существует множество методов, каждый из которых помогает получить информацию о характеристиках отдельных рисков, присущих определенному виду деятельности. Поэтому целесообразно использовать комплекс методов, чтобы решить поставленную задачу. Необходимо постоянно следить за эффективностью использования таких методов, чтобы вносить в них усовершенствования, которые могут оказаться полезными в дальнейшем.
Невозможно однозначно указать, какие методы будут наиболее эффективными в каждом конкретном случае.
Работа по сбору информации и выявлению рисков помогает идентифицировать большинство опасностей, но, как правило, через некоторое время обнаруживаются новые. Это может быть связано с накоплением опыта и статистических данных, а также с внедрением новых технологий и использованием других материалов. Поэтому важной составной частью организации деятельности в данной области является создание специальной программы по контролю и выявлению новых рисков. Такая программа должна планироваться отделом предприятия по управлению риском или риск-менеджером.
Какой бы план ни был выработан, он должен иметь собственный бюджет и экономическое обоснование, чтобы затраты на выявление рисков не превысили ущерб от них.
Одни методы базируются на анализе статистических, финансовых, управленческих и иных отчетных документов предприятия, другие требуют непосредственной инспекции мест расположения источников опасности. Существуют методы, которые больше подходят к послесобытийным, чем к дособытийным ситуациям. Некоторые методы выявления риска строятся на количественном анализе, а другие используют только качественные подходы. Однако все они направлены на одно — выявить и описать существующие в организации риски.
Надо отметить, что поставленная задача является достаточно трудоемкой и требует специальных знаний. Оптимальным в такой ситуации является привлечение для работы независимых фирм или экспертов в области оценки рисков и страхования.
Итак, к основным методам получения исходной информации о производственных объектах следует отнести:
- стандартизованный опросный лист;
- рассмотрение и анализ первичных документов управленческой и финансовой отчетности;
- анализ данных ежеквартальных и годовых финансовых отчетов;
- составление и анализ диаграммы организационной структуры предприятия;
- составление и анализ карт технологических потоков производственных процессов;
- инспекционные посещения производственных подразделений;
- консультации специалистов в данной технической области;
- экспертизу документации специализированными консалтинговыми фирмами.
Каждый из перечисленных методов способен дать достаточно большое количество информации, которая должна быть надлежащим образом проанализирована и структурирована.
Ряд особенностей имеет выявление финансовых и коммерческих рисков предприятия. Основное значение в данном случае приобретает анализ финансовой документации предприятия.
ОПРОСНЫЕ ЛИСТЫ
Существуют два типа опросных листов.
Универсальный (стандартизованный) опросный лист содержит в себе позиции общего характера и годится для большинства типов производств. Это и преимущество, и недостаток такой формы опроса. Преимущество заключается в том, что предлагается некая универсальная форма, которая охватывает все стороны деятельности предприятия. Однако никакой универсальный вопросник не в состоянии предусмотреть все возможные виды ущерба для конкретной отрасли или предприятия. Специализированные опросные листы разрабатываются обычно для конкретных видов деятельности с учетом их особенностей и детализации отдельных положений.
Типичный стандартный опросный лист как правило имеет следующие разделы:
1. Общая информация.
2. Финансовые и административные данные.
3. Данные об управлении предприятием.
4. Сведения о территориальной структуре и расположении объектов.
5. Сведения о персонале и проживающем вблизи населении.
6. Описание технологии производства.
7. Перечень имущества (кроме транспортных средств).
8. Перечень транспортных средств.
9. Данные о страховании объектов.
10. Информация об убытках в результате аварий и отказов оборудования.
11. Данные о заявленных исках и выплаченных компенсациях.
12. Дополнительные сведения.
Каждый раздел опросного листа должен включать подробный перечень вопросов, позволяющий составить полное представление о структуре и количественных показателях объекта. Приведем достаточно детализованный раздел стандартного опросного листа.
Перечень имущества
Задание № _______ Место расположения № ______________
| 1. Механизмы, оборудование, инструменты | |||
| а) наименование единицы | |||
| б) первоначальная стоимость | |||
| в) текущая стоимость | |||
| г) стоимость замены на новый | |||
| е) является ли предметом залога | |||
| ж) ответственное лицо | |||
| 2. Мебель, движимое имущество, оргтехника и материалы | |||
| а) наименование единицы | |||
| б) первоначальная стоимость | |||
| в) текущая стоимость | |||
| г) стоимость замены на новую | |||
| е) является ли предметом залога | |||
| ж) ответственное лицо | |||
| 3. Усовершенствования и модернизации | |||
| а) описание | |||
| б) дата проведения | |||
| в) первоначальная стоимость | |||
| г) стоимость замены на новый | |||
| е) текущая стоимость | |||
| 4. Запасы (сырье, полуфабрикаты, готовая продукция) | |||
| Цена единицы | Общ. стоимость | ||
| а)текущие | |||
| б) средние | |||
| в) максимальные | |||
| г) минимальные | |||
| продолжение таблицы | |
| 5. Имущество других организаций (включая товары, предназначенные для отправки) | |
| а) имеются ли договорные отношения, предусматривающие вашу ответственность за эти ценности? | |
| б) имущество концессионеров | |
| в) имущество грузоотправителей | |
| 6. Имущество персонала | |
| а) описание | |
| б) местонахождение | |
| в) стоимость | |
| г) стоимость восстановления | |
| д) наличие дубликатов | |
| 8. Выставочные и рекламные материалы | |
| 9. Предметы залога, попечительство, опеки | |
| а) заложенное имущество | |
| б) юридическая ответственность за сохранность имущества | |
| в) особо ценное или уникальное оборудование | |
| 10. Произведения искусства | |
| 11. Животные | |
| 12. Продукты питания | |
| 13. Арендованные или находящееся в лизинге оборудование | |
| окончание таблицы | |
| а) какая ответственность за это имущество предусмотрена договорными отношениями? | |
| 14. Прошлые данные о стоимости ремонта или замены поврежденного оборудования | |
| 15. Возможный ущерб. | |
| а) от залива имущества | |
| б) от землетрясения | |
| в) от пожара или перегрева | |
| г) от переохлаждения | |
| д) от криминальных действий | |
| 16. Обеспечение безопасности в помещениях | |
| а) наличие систем безопасности от пожара | |
| б) наличие систем безопасности от залива | |
| в) наличие систем безопасности от криминальных действий | |
К преимуществам такого способа сбора сведений относится то, что при грамотном составлении вопросов на них может ответить даже служащий, не имеющий достаточного опыта в области выявления рисков. Отдел или подразделение по управлению риском должно обеспечить рассылку таких опросных листов во все подразделения и территориальные единицы предприятия (филиалы, отделения) с дальнейшим их анализом и обработкой.
Существенным недостатком стандартных опросных листов является то, что они не стимулируют респондентов выявлять характерные для их подразделения особенности рисков, выходящие за рамки поставленных вопросов.
СТРУКТУРНЫЕ ДИАГРАММЫ
Метод структурных диаграмм предназначен для анализа особенностей структуры предприятия и вытекающих из этого рисков. Данные, полученные таким путем, полезны для оценки прежде всего внутренних предпринимательских рисков, связанных с качеством менеджмента, организацией сбыта и рекламы и т.д., а также коммерческих рисков.
Рассмотрим гипотетическую фирму, состоящую из головной компании (ГК) и трех дочерних (Kl, K2 и КЗ), каждая их которых занимается производством некоторого ассортимента продукции.
 |
Рис. Структура производственной фирмы
В функции головной компании входит закупка сырья, материалов и комплектующих, заключение контрактов, организация финансирования, проведение маркетинговой политики и общая координация деятельности компаний. Общее руководство осуществляет генерапьный директор, ему подчинены менеджеры по маркетингу, исследовательским и проектным работам, производству, финансам, а также бухгалтерия и секретариат.
На следующем уровне находятся дочерние компании, каждая из которых имеет свою организационную структуру. В качестве примера приведем структурную диаграмму дочерней компании К1. Она во многом аналогична диаграмме для всей фирмы, но относится только к одному ее подразделению. Компанию возглавляет директор, которому подчинены менеджеры и управляющие отделениями.
 | |||
 |
Рис. Структура дочерней компании
Структурные диаграммы позволяют определить несколько форм возможного внутреннего риска: дублирование, зависимость и концентрацию. Например, из диаграмм, приведенных на рис. Хх и хх, можно сделать вывод, что отделы исследования и проектирования предусмотрены в каждом из четырех подразделений фирмы. Проектные работы, которые проводятся в этих отделах, могут создавать определенные риски как в настоящем, так и в будущем. Поэтому риск-менеджер должен убедиться в том, что у него есть возможности контроля за всеми отделами.
Из этих же структурных диаграмм видно, что отделы продаж также присутствуют во всех подразделениях фирмы. Риск-менеджер должен убедиться в том, что все менеджеры по продажам ознакомлены с требованиями, предусматривающими ответственность за качество продукции, и с условиями страхования ответственности, если таковое осуществляется. Очень важно иметь хорошо налаженные связи со всеми подразделениями, а структурная диаграмма позволяет определить отсутствие или недостаточность таких связей.
Возможная концентрация риска также выявляется с помощью структурных диаграмм. В приведенном примере производство сырья и закупки других материалов для дочерних предприятий осуществляются централизованно головной компанией. Очевидно, что это рискованная ситуация, которую следует тщательно проанализировать. Может оказаться, что не существует других поставщиков сырья, удовлетворяющих требованиям этих производств, или головное предприятие существенно зависит от доходов дочерних компаний. Можно также добавить к структурным диаграммам данные о доходах компаний и увидеть, которые из них приносят наибольший доход.
Конкретный вид структурных диаграмм зависит от сложившегося типа управления и принципов разделения функций для различных компаний. Для крупных фирм, имеющих в своем составе множество различных подразделений, применим подход, использованный в приведенном примере: сначала строится базисная диаграмма для всей компании, а затем структуры отдельных подразделений расшифровываются на диаграммах следующего уровня.
ПРЯМАЯ ИНСПЕКЦИЯ
Описанные выше методы выявления риска удобны тем, что получать данные можно, не выходя из офиса, т.е. используя современные средства связи. Однако не исключено, что при изучении опросных листов или финансовой документации некоторые моменты окажутся неясными и вызовут дополнительные вопросы. Кроме того, при заполнении в подразделениях предприятия подготовленных для них форм отчетности по рискам могли быть упущены важные факторы. Поэтому для получения дополнительной информации и проверки на местах ее достоверности и полноты риск-менеджеры могут организовывать инспекционные поездки на предприятия.
Эффективность инспекции напрямую зависит от квалификации сотрудников, ее осуществляющих. Если риск-менеджеры обладают достаточно высокой квалификацией и имеют большой опыт работы, то они отметят те важные нюансы, которые могут быть упущены респондентами опросных листов и другими специалистами, работающими на соответствующих объектах или осуществляющими определенные технологические операции.
Прямая инспекция позволит также выявить и уточнить отдельные аспекты разрабатываемой программы управления риском, оценить возможные затраты на управление на данном предприятии и дать рекомендации по регулированию уровня риска.
При планировании посещения любого объекта необходимо прежде всего четко определить перечень задач, которые должны быть решены путем проведения инспекции, и учесть ряд специфических факторов:
- уровень лояльности и подчиненности руководства предприятия центральному управлению (для региональных отделений);
- общее количество времени, которое планируется затратить на инспекцию;
- время года, которое наиболее благоприятно для инспекции;
- возможные условия работы инспекторов на предприятии, степень оснащенности техникой, наличие современных средств связи с центральным офисом.
После предварительной оценки задач, которые предстоит решить в процессе инспекции, и учета различных особых факторов следует составить программу посещения предприятия. Даже небольшое производство часто занимает несколько площадок или зданий, каждое из которых может быть источником риска. Если же речь идет, например, о крупной торговой структуре, то она, как правило, имеет в своем составе многочисленные магазины, складские помещения, отделения в различных районах города или области, что существенно осложняет задачу проведения инспекции. Необходимо выстроить некую логическую схему выявления рисков таким образом, чтобы свести к минимуму возможность упустить что-либо существенное.
Один из способов решения этой задачи подготовка для каждого из объектов специальных карт, содержащих перечень вопросов и сведений, которые предстоит уточнить. В процессе •инспекции такие карты должны быть заполнены для каждого из •объектов. Они определяют содержание и структуру инспектирования, уменьшают время пребывания на объекте и, что более важно, снижают опасность упустить что-либо важное. Если это не первое •посещение объекта, необходимо просмотреть предыдущий отчет и проверить, остались ли какие-либо нерешенные вопросы и нужно ли возвращаться к ним снова.
Существует практика неожиданных инспекций объектов и заблаговременного извещения его сотрудников об инспекции. В первом случае появление инспекторов на предприятии позволяет зафиксировать такие стороны организации бизнеса, которые были бы скрыты, если бы руководство было извещено заранее. Например, при неожиданной инспекции можно отметить реальные отклонения от планового течения технологического процесса или имеющие место нарушения правил безопасности. Заблаговременное извещение руководства и сотрудников предприятия о предстоящей инспекции целесообразно использовать при необходимости получить материалы и данные, для нахождения которых требуется время. В этом случае на предприятие за несколько дней до начала посещения по факсу или электронной почте высылается запрос или формы для заполнения, и к моменту начала инспекции сотрудники предприятия уже имеют на руках требуемые материалы, что существенно сокращает затраты времени.
Приведем примерный перечень вопросов, которые могут быть решены либо уточнены в процессе инспекции:
- расположение объекта и степень близости к населенным пунктам, другим промышленным объектам;
- описание и оценка системы управления (общий и финансовый менеджмент, маркетинг, бухгалтерский учет);
-наличие и состояние основных и оборотных фондов;
-общая характеристика и состояние особо опасных агрегатов;
-подробности недавних происшествий или заявленных претензий, если оборудование было застраховано. После того как инспекция проведена, необходимо все результаты оформить в виде отчета, где для каждой запланированной задачи указать:
- цель обследования;
-дату и место его проведения;
-краткое содержание проведенных бесед с сотрудниками;
-полученные данные и материалы;
-результаты обследования;
-резюме.
По итогам инспекции в общую базу данных предприятия необходимо внести соответствующие уточнения, касающиеся списка оборудования, выявленных рисков, а также выработать рекомендации по пересмотру существующего уровня риска и методам его регулирования. Если риски были застрахованы, то риск-менеджеры обязаны немедленно известить страховщиков обо всех найденных в ходе инспекции изменениях, существенных для договора страхования.