Оптимизация процесса кадрового делопроизводства. Как соблюдать трудовое право при минимальном бюджете?
Если кадровая политика организации - это «экономия на издержках», которой соответствует значительная текучести персонала, в особенности рабочих, то и кадровое делопроизводство, оформляющее управление персоналом должно быть соответствующим. Цель организации кадрового делопроизводства в данном случае: соблюдать трудовое право при оформлении трудовых отношений при минимальных затратах. Затраты (зарплата работников отдела кадров), должны быть минимизированы. Именно такая цель была поставлена перед начальником отдела кадров в ситуации, о которой пойдет речь.
Описание ситуации, сложившейся в компании.
В 2012 группа компаний насчитывала 500 человек. Кадровое делопроизводство вели 3 работников отдела кадров (2 специалиста и начальник). Специальных документов, регламентирующих работу отдела, не составлялось, использовались устные договоренности. Учет вели в стандартной программе 1С. Работали с каждым работником персонально, заявления работники приносили непосредственно в отдел кадров. Прием и увольнение проводились в помещении отдела кадров. Работник проходил в отдел кадров, садился к свободному специалисту и ожидал, пока специалист скопирует его документы, введет его данные в 1С, распечатает его документы, подписывался в документах, знакомился с локальными нормативными актами, расписывался за них.
В связи с получением организацией заказа в начале 2013 года, отдел подбора в течение полугода обеспечил приток работников, численность выросла до 3000 человек. Состав работников следующий: 100 человек административно-управленческого персонала, 2900 - охранники и контролеры (рабочий персонал). Текучесть среди рабочего персонала составляет 10%. В организации применяется вахтовый метод работы, каждые две недели происходит «перевахтовка», то есть массовые увольнения работников, отработавших вахту и нежелающих работать дальше; и массовый прием работников, приехавших на работу. В день приходиться оформлять до 50 увольнений и до 50 приемов. Нагрузка в обычные дни 10-15 приемов и 10-15 увольнений. Кроме оформления увольнений (до 300 в месяц) и приемов (до 300 в месяц), в функции отдела входит оформление отпусков на сотрудников (до 200 отпусков в месяц), оформление запрашиваемых работниками справок с места работы и копий трудовых книжек (до 100 документов), организация оформления в банке зарплатных карт (до 300 в месяц), перемещения сотрудников с одного объекта охраны на другой (до 500 в месяц), оформление около 80 новых трудовых книжек ежемесячно. Сбор сведений для руководства: инструменты подбора (откуда кандидат узнал о вакансии), причины увольнения, отчеты о численности, о приеме и увольнении (ежедневные, еженедельные, ежемесячные).
|
|
Отдел кадров взаимодействует со службой охраны (подразделение, осуществляющее непосредственно охрану объектов, имеющее структуру: Начальник управления охраны - заместители начальника - начальники направлений - старшие смены - охранники/контролеры) и с бухгалтерией. Порядок работы сохранился прежний: отсутствие регламентов, учет в стандартной программе 1С, работа персонально с каждым работником. Заявления работников из управления охраны передавались без фиксирующих документов, терялись, не было возможности проверить, предавались ли документы. Часто рабочие сами заходили в отдел кадров и передавали свои заявления без какой-либо фиксации. В бухгалтерию документы сдавались в формате и сроки на усмотрение работников отдела кадров, без фиксации передачи.
|
|
Несмотря на то, что в отдел кадров были приняты 3 человека (теперь стало 5 специалистов и начальник отдел кадров) было очевидно, что отдел с работой не справляется. Это проявлялось в следующем:
В дни перевахтовки работники оставались на работе до 22 часов, в обычные дни до 20 часов, регулярно выплачивались сверхурочные за задержку на работе. Никто не ходил в отпуск последние полгода, так как не было возможности. Повысилась текучесть работников отдела кадров: за последние полгода поменялось 3 человека. Жалобы со стороны бухгалтерии высказывались ежедневно, ошибки в документах (бумажных или электронных) составляли 18-20%, нарушение сроков предоставления документов 20-25% (приказы об отпусках, об увольнениях, документы на изготовление банковских карт). Появились жалобы со стороны службы охраны: на долгое оформление сотрудников, не задержку по исполнениям запросов, на потерю поданных заявлений, несвоевременное оформление отпусков, справок. Участились конфликты между работниками отдела кадров и бухгалтерии и службы охраны, а также конфликты между работниками отдела кадров. Начались обращения работников организации, как настоящих, так и бывших в трудинспекцию и в суд на некачественно и не в срок оформленные документы. Начальник отдела кадров ставил вопрос перед генеральным директором о приеме еще 3-4 человек в отдел кадров для нормализации работы. Однако бюджет компании не позволили это сделать. Начальник отдела кадров уволился, посчитав, что наладить работу с данными ресурсами невозвожно.