Следующей идеей была дополнительная автоматизация в программе 1С, с целю снижения оформления документов в программе WORDи тем более рукописного оформления. В процессе определения моментов, необходимых для автоматизации принимал участие весь отдел. Работники с удовольствием предлагали: «А давайте автоматизируем еще и это!» Эта часть требовала определённых материальных затрат. В штате организации имелся программист 1С. Для привлечения его к данному проекту руководство попросило определить продолжительность часов отвлечения специалиста, чтобы рассчитать затраты, которые необходимо будет понести. План автоматизации и количество необходимых часов работы были разработаны совместно с программистом 1С. Перечень автоматизируемых задач и продолжительность работы над ними изложена в Таблице 3.
| Перечень автоматизированных задач | Какие проблемы решаются автоматизацией | Время исполнения | |
| Прикреплена формы трудовых договоров с возможностью выгрузки договора с персональными данными работника, реквизитами организации, условиями оплаты (окладом, тарифной ставкой), условиями работы (вахтовый метод или сменный режим) с возможностью выбора категории работников: Охранник вахта, Охранник смена, Контролер вахта, Контролер смена, Специалисты и руководители, с выбором параметра основанная/сменная работа | В организации утверждены образцы трудовых договоров для каждой категории работников, текст которых учитывает специфику работы. Выгрузка готовых трудовых договоров из 1С позволяет исключить ошибки при заполнении трудовых договоров, сокращает время оформления приемов. | ||
| Прикреплена в 1С форму «Опись документов» в документ «Прием на работу в организацию». Форма содержит: наименование организации, ФИО, перечень документов в личном деле работника. | Избавляет от ручного заполнения описи личного дела, ускоряет оформление приема. | ||
| Прикреплена форма «Справка с места работы» к справочнику "Сотрудник организации". Форма содержит: фирменный бланк организации, ФИО, должность работника, даты приема (для работающего), и увольнения (для уволенного), номера и даты приказа о приеме (увольнении) | Избавляет от ручного запыления справок, ускоряет работу по подготовке документов. | ||
| Прикреплена форма "Приемная записка" к приказу о приеме. Записка требуется в связи с необходимостью оформления в других отделах. Содержит сведения: ФИО, организация, должность, сведения о трудовой книжке (необходима для лицензионного отдела), перечень отметок отделов. Заведен специальный реестр для внесения данных о трудовой книжке. | Избавляет от ручного запыления приемной записки, ускоряет работу по подготовке документов. | ||
| Прикреплена форма "Заявление об удержание за трудовую книжку" к приказу о приеме. Форма содержит ФИО сотрудника, текст заявления. | Так как приходиться оформлять большое количество новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, сокращает время оформления приема. | ||
| Прикреплены формы "Дополнительное соглашение" (2 формы - изменение должности, изменение заработной платы) к кадровому перемещению в документе «Кадровое перемещение организаций». | Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление переводов и перемещений | ||
| Прикреплена форма к приказу о приеме "Обложка трудовой книжки". В отчете выбирается три работника, на печать выводятся посередине листа ФИО работника и разделительные линии для разрезания. Распечатывается и одевается на трудовые книжки. | Так как приходиться оформлять большое количество новых трудовых книжек, была прикреплена эта форма. Избавляет от ручного заполнения заявлений, сокращает время оформления приема. | ||
| Прикреплена форма к приказу о приеме "Форма журнала трудовых книжек". Форма содержит наименование столбцов согласно журналу учета трудовых книжек, разлинована соответствующим образом, размеры строк и столбцов скорректированы под формат журнал, выгружаются: ФИО, должность, дата приема, номере трудовой книжки. Распечатывается и подклеивается в журнал | Избавляет от ручного заполнения журнала, ускоряет оформление приема | ||
| Прикреплена форма "Доверенность на получение карты" к приказу на прием. Форма содержит: данные доверенного лица (специалист отдела кадров - выбирается из списка), данные доверителя, текст доверенности, реквизиты банка. Подписывается и предоставляется в банк для получения карт. | Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление зарплатных карт сотрудникам | ||
| Выгрузка файлов банка с распределением номеров расчетных счетов по сотрудникам (для перечисления зарплаты) | Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление зарплатных карт сотрудникам | ||
| Разработан специальный отчет для сбора статистики по причинам увольнения: При увольнении работника заполняется поле путем выбора причины увольнения: Условия труда/Отношения в коллективе/Заработная плата/По инициативе работодателя. Отчет формируется в виде: ФИО, направление, причина увольнения. | Облегчился сбор статистических данных, достаточно только спросить у работника и выбрать причину из перечня. Позволяет сделать выборку по любому подразделению по желанию руководителя. | ||
| Разработан специальный отчет для сбора статистики по инструментам подбора: СМИ/Интернет/Знакомые Акция "Приведи друга"/Агентства/Работал и вернулся). Отчет формируется в виде: ФИО, направление, инструмент подбора. | Облегчился сбор статистических данных, достаточно только спросить у работника и выбрать причину из перечня. Позволяет сделать выборку по любому подразделению по желанию руководителя. | ||
| Отчет по акции «Приведи друга» по форме: № п/п/ФИО премируемого сотрудника/ФИО привлеченного сотрудника. Формируется: при выборе инструмента подбора "Акция" имеется дополнительное поле - Выбор рекомендовавшего сотрудника из списка. | Облегчает сбор статистических данных. Избавляет от ручного запыления списка сотрудников для премирования по акции "Приведи друга" | ||
| Автоматизация компенсации отпусков: При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Под половиной месяца понимается период равный 15 дням. | Программа 1С данные положения не учитывала, что вызывало возврат документов из бухгалтерии и ручной пересчет компенсации. Сократился возврат документов, ускоряет оформление увольнения | ||
| Добавлен Вид отпуска- "Дополнительные отпуска", дни - проставляются вручную, оплата по среднему заработку. | В связи с тем, что имеется филиал в местности с дополнительным отпуском, а также встречаются работники, имеющие право на дополнительный отпуск (льготы в связи с ликвидацией Чернобыльской аварии, льготы родителям с ребёнком-инвалидом и т.д.) была внесена доп. автоматизация. Избавляет от ручного оформления таких отпусков. | ||
| При приеме сотрудника адрес по регистрации автоматически заносится в адрес проживания (по умолчанию). Если имеется второй адрес, вноситься вручную. | Избавляет от повторного занесения адреса, ускоряет прием на работу. | ||
| В Списках приказов на прием, приказов на увольнение, приказов на отпуск, приказов на кадровое перемещение добавлен столбец "Направление", в столбце "ФИО"- отражается Фамилия Имя Отчество. | Так как в организации много подразделений (именуемых "Направлениями") для ведения статистического учета и подготовки отчета необходимо знать направления, на которых принимаются работники. Эта автоматизация исключает ручной поиск сотрудников по направлениям и ускоряет сбор статистических данных | ||
| В документе на оформление табеля автоматически проставляется реквизит: руководитель, ответственное лицо (при выборе из списка). | Избавляет от ручного заполнения формы, ускоряет оформление увольнения | ||
| Список локальных актов, с которыми знакомиться работник, включен в форму трудового договора с дополнительным реквизитом "Подпись", отдельным листом ознакомления или журналом ознакомление не оформляется. | Избавляет от оформления дополнительного документа либо журнала, ускоряет оформление приема | ||
| С Во вкладку "Сотрудник" добавлена вкладка «Параметры», в которую добавлен флаг «Особый» и его описание, флаг "Отсутствующий" и его описание. Те сотрудники, у которых стоит флаг "особый", выделяются в списке синим цветом, у которых флаг "отсутствующий" - красным цветом. | Так как среди рабочего персонала достаточно сотрудников, покидающих свое рабочее место без оформления увольнение, налажен их учет, они выделяются светом и исключаются из статистических отчетов по работникам организации. Среди рабочего персонала имеются сотрудники, на которых надо обратить особое внимание (беременные женщины, осужденные работники, инвалиды и т.д.), они выделены цветом, это помогает учитывать их особенности. | ||
| Заведен специальный справочник тарифов, для каждого объекта соответствующий тариф, назначение на тариф производиться выбором соответствующего объекта. | Для исключения ручного проставления тарифной ставки, заведен подобный справочник тарифов, исключает ошибку при назначении тарифа, ускоряет оформление приема. | ||
| Организована Проверка на ошибки при введение данных. При выборе "Сформировать отчет о проверке" выдается таблица с указанием неверно запалённых полей (лишние пробелы, неправильное количество цифр, лишние знаки). Организована проверка на отсутствие тарифной ставки. Если тарифная ставка человеку не назначена - программа сообщает. | Большое количество документов повышает вероятность ошибки, для снижения влияния "человеческого фактора" введены эти специальные проверки. | ||
| Организовано сообщение о вводе человека с одинаковым ФИО. При вводе персональных данных такого человека, программа предлагает проверить - это уже имеющийся работник или новый человек с идентичным ФИО. | При большом количестве сотрудников, возрастает вероятность появление однофамильцев и тезок, для исключения ошибок введена специальная проверка | ||
| Организован запрет на использование одного и того же табельного номера (что позволяла стандартная программа) при одновременной работе 6 человек в одной и той же базе. | При работе в программе одновременно 5 человек, один и тот же табельный номер назначался нескольким человекам, что вызывало жалобы со стороны бухгалтерии, так как невозможно было идентифицировать работника. Теперь ошибка исключена. | ||
| Итого часов работы по дополнительной автоматизации |
Расходы на внедрение автоматизации составили 150 000 у.е. (заработная плата программиста) /168 (количество рабочих часов в месяце) х78 = 69640 у.е.
Экономия от оплаты сверхурочных работникам отдела кадров после внедрения всех мероприятий составила: 72 часа (задерживались по 3 работника по три раза в неделю на 2 часа на протяжении месяца) х (42000 у.е. (заработная плата специалиста отдела кадров) /168 (количество рабочих часов в месяц) = 18 000 у.е. в месяц. Таким образом затраты окупились уже через 4 месяца.
Внедрение мероприятий заняло полгода, все 4 принципа внедрялись параллельно.