Этапы подготовки к фестивалю «СИРОПП».

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Владимирский Государственный Университет

Имени Николая Григорьевича и Александра Григорьевича Столетовых» (ВлГУ)

Гуманитарный институт

Кафедра журналистики, рекламы и связей с общественностью

Отчет

Об участии в подготовке фестиваля «СИРОПП»

Выполнил:

ст. гр. РСО - 118

Козлов М. А.

Принял:

К. ф. н., доцент

Соколова С. Ю.

Владимир 2020

Введение

Практика участия в подготовке фестиваля «СИРОПП» в период осеннего семестра (01.09.2020 – 29.12.2020) заключалась в создании концепции фестиваля, создании положения фестиваля, поиске названия и слогана, создании логотипа, написании информационных писем для спонсоров и вузов, формировании сценария мероприятия, помощь в создании сайта фестиваля и прочее. Данная практика проходила в рамках дисциплины «PR-документы и PR-мероприятия»

Цель: приобретение навыков организации PR-мероприятий и опыта практической работы с документацией в рамках дисциплины «PR-документы и PR-мероприятия» и дальнейшая реализация фестиваля «СИРОПП». Приобретение новых теоретических знаний, необходимых для осуществления профессиональной деятельности в сфере рекламы и связей с общественностью.

Для достижения поставленной цели необходимо было решить следующие задачи:

1. Сформулировать главную цель и задачи фестиваля

2. Сформулировать концепцию фестиваля

3. Определить сроки проведения фестиваля

4. Проанализировать уже существующие фестивали

5. Составить список вузов, которые обучают студентов РСО

6. Выбрать наиболее подходящее название, логотип и слоган фестиваля.

7. Создать положение о проведении фестиваля

8. Определить исполняющие роли и ответственных за них

9. Найти подходящие для партнёрства организации

10. Составить и отправить информационные письма каждому руководителю выбранной организации

11. Разработать чёткий сценарий каждого дня фестиваля

12. Создать сайт фестиваля

13. Подготовить отчёт по итогам работы за семестр.

Для удобства решения вышеперечисленных задач, было решено производить работу в несколько этапов.

Этапы подготовки к фестивалю «СИРОПП».

I этап. Формулировка цели и задач, концепции и определение сроков фестиваля.

Данный этап имел следующие сроки: 01.09.2020 – 22.12.2020.

В ходе данного этапа была сформулирована цель: формирование у студенческой и учащейся молодёжи дополнительных профессиональных компетенций, умений и навыков в области рекламы и связей с общественностью.

Сформулированные задачи:

1. Организация мастер-классов по направлениям профессиональной деятельности.

2. Развитие творческих и исследовательских способностей студентов.

3. Формирование навыков тайм-менеджмента, организации взаимодействия в команде, подготовки отчета о выполненном задании.

4. Создание условий для развития креативных способностей в максимально сжатые сроки.

Концепция фестиваля представлена в Приложении 1 данного документа. Она включает в себя основные моменты проведения фестиваля: расписание мероприятия, заселение и выселение участников, мастер-классы, деятельность жури, перерывы на пищу, квесты и развлекательную программу.

Срок проведения фестиваля «СИРОПП» был определён на вторую половину апреля 2021 года.

II этап. Составление списка вузов, которые обучают студентов РСО

Данный этап имел следующие сроки: 01.09.2020 – 22.12.2020.

Деятельность 2-го этапа представлена в Приложении 2 данного документа. Для более продуктивного и быстрого поиска подходящих вузов каждому студенту досталось по 2-3 области, в которых он должен был искать вузы. Конечным результатом работы была таблица, которая содержала в себе название вуза, контакты и профильные конкурсы. Данная деятельность направлена на формирование базы данных с вузами для дальнейшего распространение информационных писем с приглашением.

III этап. Анализ существующих фестивалей.

Данный этап имел следующие сроки: 22.09.2020 – 2.10.2020

Деятельность 3-го этапа представлена в Приложении 3 данного документа. В ходе анализа фестивалей определялся уровень фестиваля, его тематика, места и сроки проведения, а так же возможные дополнительные характеристики. Данная информация предоставила возможность определить уровень, тематику и сроки проведения фестиваля «СИРОПП».

IV этап. Выбор наиболее подходящего названия, логотипа и слогана фестиваля.

Данный этап имел следующие сроки: 2.10.2020 – 26.10.2020

Деятельность 4-го этапа представлена в Приложениях 4-7 данного документа. За указанный период было просмотрено более 1000 слов. В ходе поиска использовался словарь Ожегова, астрономический словарь, словари мифологий разных государств. В результате было выбрано название «СИРОПП».

Далее выбирался лучший слоган. Было предложено более 15 разных вариаций. В результате был выбран слоган «Мыслим иначе».

На третьем периоде данного этапа выбирался наиболее подходящий логотип. Было представлено более 10 работ, которые имели одну общую структуру: оранжевый цвет, название фестиваля «СИРОПП», привязка с свойствам сиропа. Работа над логотипом была приостановлена в связи с началом следующего этапа.

V этап. Создание положения о проведении фестиваля

Данный этап имел следующие сроки: 26.10.2020 – 28.11.2020

Деятельность 5-го этапа представлена в Приложениях 8-9 данного документа. До работы над собственным положением для фестиваля «СИРОПП» были проанализированы положения других фестивалей в сфере рекламы и PR. В ходе анализа была выявлена структура положения и его дополнительные элементы по типу терминологии и номинаций.

Исходя из полученных данных, составлялось собственное положение, которое заключало в себе некоторые элементы других положений. Но также оно было адаптировано в соответствии с концепцией и целью фестиваля «СИРОПП».

VI этап. Определение ролей и ответственных за них

Данный этап имел следующие сроки: 14.11.2020 – 28.11.2020

Деятельность 6-го этапа представлена в Приложении 10 данного документа. Работа заключалась в присвоении конкретному человеку определённой роли, чтобы он нёс ответственность за её качественное исполнение. Была создана таблица, в которую были занесены студенты РСО-118 и РСО-117, определена роль, задачи исполнителя роли и примечания. Далее студенты указанных курсов набирали себе помощников в беседе ВКонтакте из других курсов РСО для продуктивной работы. Результатом 5-го этапа стало чёткое разграничение обязанностей и более глубокое понимание своей деятельности.

VII этап. Поиск подходящих для партнёрства организаций

Данный этап имел следующие сроки: 24.11.2020 – 1.12.2020

Деятельность 7-го этапа представлена в Приложении 11 данного документа. Для более удобного поиска все организации были поделены по отраслям и распределены между студентами. Были определены следующие отрасли: канцелярия, общественное питание, связь и IT, производство продуктов питания, одежда, досуг. Результатом работы должна была стать таблица, которая включала в себя названия спонсоров, их контакты, бюджет на рекламу и благотворительность, примечания.

VIII этап. Составление и отправка информационных писем каждому руководителю выбранной организации

Данный этап имел следующие сроки: 8.12.2020 – 29.12.2020

Деятельность 8-го этапа представлена в Приложении 12 данного документа. На данном этапе было необходимо составить шаблон информационного письма для каждого спонсора, который заключен в таблице, созданной ранее. Шаблон включал в себя обращение, вводную часть, позиции для сотрудничества, описание аудитории фестиваля, сумму, контакты для обратной связи. Далее этот шаблон нужно было заполнить, указывая организацию, генерального директора и адрес. Результатом работы является готовое для отправки информационное письмо.

IX этап. Разработка чёткого сценарий каждого дня фестиваля

Данный этап имел следующие сроки: 8.12.2020 – 22.12.2020

Деятельность 9-го этапа представлена в Приложении 1 и 13 данного документа. На данном этапе велась разработка чёткого технического сценария, расписанного по минутам и секундам: определялось количество времени каждого действия (мастер-классов, передвижений в столовую, работа жюри, выступающих на заключительном мероприятии), задействование мультимедийных средств, реквизита, деятельность прямого эфира. Результатом работы стала таблица с чёткой последовательностью действий и с необходимым реквизитом для реализации фестиваля.

X этап. Создание сайта фестиваля

Данный этап имел следующие сроки: 15.11.2020 – 29.12.2020

Деятельность 9-го этапа представлена в Приложении 14 данного документа. На данном этапе велась деятельность по созданию концепции сайта и его презентации для его дальнейшей оценки и реализации. По предложениям сайт будет иметь 2 страницы. Первая страница – основная информация по фестивалю и партнёрам. Вторая – регистрация участников на фестиваль. Результатом работы является создание примерного, образного представления о том, как должен выглядеть сайт фестиваля «СИРОПП».

XII этап. Написание отчёта о проделанной работе в рамках научно-исследовательской деятельности.

Данный этап имел следующие сроки:22.12.2020 – 29.12.2020

Основной задачей, реализуемой в ходе данного этапа, было описание и анализ каждого этапа работы на предмет реализации поставленных задач, приобретённых навыков, умений. Результатом работы является отчёт об участии в подготовке фестиваля.

Заключение

При участии в подготовке фестиваля в рамках дисциплины «PR-документы и PR-мероприятия в соответствии с компетенциями мною были применены и получены следующие навыки:

1. Способность создавать востребованные обществом и индустрией медиатексты и медиапродукты, и коммуникационные продукты в соответствии с нормами русского и иностранного языков, особенностями иных знаковых систем.

2. Способность формулировать цели и задачи контента

3. Способность определять каналы передачи контента

4. Способность определять жанры и идеи основных сообщений

Все вышеперечисленные навыки и умения несут большую значимость в последующем процессе обучения и работе в качестве специалиста по связям с общественностью.

Приложение 1. Концепция фестиваля