Вопросы поиска делового партнера и проверки его финансовой надежности очень актуальны. Качественное улучшение информированности снижает степень риска.
Надежная информация нужна до начала переговоров. Предположим, информация получена. Как ее можно интерпретировать? Если денег мало, то возможно он беден или удачно ими оперирует. Если денег много, то возможно они лежат без движения, возможно он богат, возможно на его счету находятся заемные средства.
Платежеспособность фирмы определяется на основе анализа ее бухгалтерского отчета за ряд лет; его можно выполнить самостоятельно или с привлечением специалистов по финансам. На экономическое положение фирмы могут влиять не только производственные, но и политические факторы. Так, например, последние события в Югославии разорили многие местные фирмы.
Итак, получение надежной информации до начала переговоров с потенциальным партнером позволяет снизить расходы и делает предпринимательскую деятельность более доходной.
Собрав, нужные сведения о компании, начинают думать как же связаться с нею. Для этого на помощь приходит деловая переписка.
Все разнообразие официальной корреспонденции может быть разделено на два основных вида:
А) официальная переписка между государственными организациями различных стран; этот вид корреспонденции используется в дипломатической практике;
Б) деловые письма; имеющие часто* полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов и т.д.
Чсстара Д.Ж. Деловой этикет. -М.:МГУ. -1997г. -с.40.
Стиль официальной переписки может измениться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой.
|
|
Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций: обращение, комплимент, подпись, дата, адрес.
Кроме того, при оформлении деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги, только на его лицевой стороне;
2. Каждая страница нумеруется арабскими цифрами;
3. Служебные письма печатаются на машинке;
4. В тексте не допускается подчистки, исправления;
5. Письмо складывается текстом внутрь;
6. На письмо необходимо дать ответ в течении 10 дней. Умение правильно говорить по телефону также важно, как деловая переписка и переговоры.
Российская практика делового общения показывает, что при разговоре по телефону наиболее отчетливо проявляются скверные манеры служащих.
Разговор должен быть коротким, вежливым, касаться существа дела. Набрав номер и услышав, что трубку сняли, поздоровайтесь, убедитесь, что связались с интересующим Вас абонентом, назовите себя и попросите к телефону нужного человека.
Если разговор должен быть обстоятельным, поинтересуйтесь, имеет ли собеседник время Вас выслушать.
Сняв трубку по звонку, назовите организацию или свою фамилию. В случае занятости, попросите перезвонить в удобное для Вас и для абонента время.
Наромина О.В..Стерпин И.А. Деловое общение. -Воронеж, -1996г. -с.75.
Никогда не ведите частных разговоров в присутствии кого-либо. Помните, что если телефонная связь прервалась перезванивает тот, кто звонил.
|
|
Не следует звонить по делам в выходные дни.
Помните, что ваша речь отражается на ваших сотрудниках и нас самих. Необходимо постоянно вежливым и приветливым. Думайте о других и успех вашего дела будет обеспечен.
Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров.
В основе человеческого поведения лежат сокровенные желания. Прежде всего надо понять эти желания, "затем надо заставить вашего собеседника чего - то пожелать. Человек, который пытается бескорыстно служить другим людям, приобретает огромное преимущество.
Самое существенное заключено в умении слушать собеседника, постоянно проявлять 'к нему внимание и поощрять его наградами, помогать самоутверждению партнера по переговорам.
Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, мнениями. В ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.
Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров важно точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений. Один из методов в составлении балансовых листов.
Усложнение переговорного процесса, желание повысить его эффективность привело к использованию персональных компьютеров. Они позволяют устанавливать связь с партнерами по переговорам, согласовывать
|
|
повестку дня, время и место проведения переговоров, выбрать нормы и процедуры для принятия решений, определять степень риска и т.п.
Существует несколько методов ведения переговоров. Метод ведения переговоров с более сильным партнером состоит в апелляции к длительным «историческим отношениям» с данной стороной. Более слабая сторона подчеркивает продолжительность хороших отношений с партнером и просит учесть это.
Как бы продолжением предыдущего метода может стать обращение к будущему отношений с партнером: «Менее сильный может указать на вероятность развития отношений на длительный период в будущем и использовать такую перспективу в качестве основы для призыва к заключению более разумного соглашения на нынешнем этапе».
Для усиления своих позиций более слабые участники переговоров могут объединяться и образовывать коалицию. Жесты, мимика, интонации - высшая часть делового общения.
Интерпретация жестов, поз не всегда бывает однозначной. В процессе общения необходимо учитывать общую атмосферу беседы, и содержание.
На переговорах с партнером, не следует принимать позу, характеризующую закрытость в общении и агрессивность: насупленные брови, сжатые кулаки и т.д.
Позы участников беседы отражают их субординацию. О стремлении к доминированию свидетельствуют такие позы, как: обе руки на бедрах, ноги чуть расставлены и т.д. Напротив, при желании подчеркнуть согласие с партнером можно наблюдать своеобразное копирование его жестов.
Использование жестов - символов вызывает больше всего недоразумений. К ним часто прибегают, когда не владеют языком, на котором говорит партнер, но все же стремятся объяснить, предполагая. Что значение жестов - символов везде одинаково. Это заблуждение приводит к
" Основ предпринимательского дела /под редакцией Осипова Ю.М. - М. - 1992г. - с. 314-315. ' Поддубный Ф.И. Хотите стать бизнесменом" - Киев: Молодь. - 1992г. - с. 200
массе наличных, а порой и неловких ситуаций. Так, в нашей стране поднятый вверх большой палец символизирует наивысшую оценку, а в Греции означает "заткнись".
Вывод очевиден: если неизвестны точные значения жестов при обращении с иностранцами лучше вообще их исключить.
Кроме чисто деловых контактов, протокольные правила и обыкновенная человеческая вежливость предусматривают и некоторые другие формы общения как официального, так и неофициального характера. К ним относятся: поздравления с праздником, соболезнования, ответы, ответы на них и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек.
За последние годы не только в дипломатических отношениях, но и в международной деловой практике получило широкое распространение использование визитных карточек. Они как бы заочно «представляют» своего владельца и «действуют» от его имени.
Цветы дарят своим деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события или благодарности за участие в том или ином мероприятии и.т.д. Сегодня уже не придают большого значения тому, сколько цветов и какого цвета следует дарить в том или ином случае. Если вы дарите цветы лично, то дарите их в развернутом виде. В целом следует подчеркнуть, что во всех случаях цветы являются приятным подарком.
Что касается вещевых подарков иностранцам, то выбор подарка во многом зависит от характера ваших взаимоотношений.
Выбирая, какой сделать подарок, необходимо подумать и о его стоимости. Получив слишком дорогой подарок, иностранец может почувствовать себя должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку.
Важно уметь не только делать подарки но и принимать их все подарки, независимо от их материальной ценности, следует принимать с одинаковой благодарностью.
Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью улучшения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.
На приеме приходиться всячески встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные круги общества, страны пребывания.
К приему нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться и т.д. Более того, нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации. Приемы устраиваются по случаю национальных праздников, годовщин событий на двусторонней или многосторонней основе, в честь находящейся в стране иностранной делегации, а также в порядке индивидуальной работы.
Если на приеме предполагается обмен речами или тостами, хозяин должен послать почетному гостю копию своей речи или тоста, чтобы он мог подготовить ответ. На важной встрече ответ посылается заранее.
Речь и тост должен включать в себя приветствие в адрес почетного гостя, общие положения, послужившие поводом для встречи, общепринятую форму пожелания гостям счастья и т.д.
Во время произношения речей и тостов недопустимо разговаривать, наливать вина, есть.
На официальные приемы речи и тосты произносятся после десерта, когда налито шампанское.
В последнее время все чаще речами и тостами обмениваются и в самом начале приема.
Первым речь или тост произносит хозяин дома, а затем гость, в честь которого устроили прием.
Во время беседы за столом лучше избегать разговора о семейной жизни, болезнях и т.д.
Кроме того, не принято за столом говорить о людях, с которыми присутствующие не знакомы. И последнее, о курении за столом.
Строго говоря, курение за столом считается признано неуважения к хозяйке, согласно правилам этикета, курить за обедом или ужином можно только с разрешения хозяйки и присутствующих.
Если в помещении, где проводится прием, на столах не стоят пепельницы, то это означает, что здесь курить не принято.
После ухода женщин, мужчины обычно остаются за столом и могут покурить и выпить рюмочку портвейна.
Если женщина собирается закурить, то мужчина подносит спичку или зажигалку к ее сигарете.
Невежливо зажигать сигарету, когда кто-то говорит речь или произносит тост. Но если вы это сделали раньше, то можете не гасить ее^
Петкевич Э. Этикет менеджера. - Махачкала. -1991г.-с.- 84-89.