И 3-Б4-0012
Версия – «01»
Всего стр. 7
Введено в действие
Приказ 84 от «05» 06.2015г.
Экз. № __________
Содержание:
Номер
раздела Наименование раздела
1. Цель.
2. Область применения.
3. Определения и сокращения.
4. Общие положения.
5. Проработка заказов и оформление Договоров на
поставку новой продукции.
6. Проработка заказов и оформление Договоров на
поставку освоенной продукции.
7. Виды документов (содействующие документы)
Цель
Данная инструкция устанавливает порядок по организации оформления, заключения договоров на поставку продукции предприятия ООО ПО «Начало».
Область применения
Требования данной инструкции распространяются на деятельность работников отдела продаж (ведущих менеджеров по продажам) и должностных лиц подразделения, осуществляющих реализацию продукции потребителям. Процедура предприятия разработана в соответствии и с учетом требований: ГОСТ Р ИСО/ТУ 16949
Определения и сокращения
В данной инструкции предприятия использованы термины которые приведены ниже:
Возможности – способность организации, системы или процесса производить продукцию, которая будет соответствовать требованиям к этой продукции.
Договор (контракт) – письменное согласованное соглашение, устанавливающее права и обязанности для договаривающихся сторон и сроки их действия между поставщиком и потребителем (заказчиком).
Заказ - заявка о потребностях в продукции, содержащая все данные, необходимые для осуществления закупки (количество, развернутая номенклатура или ассортимент, качество продукции, срок закупки, цена) и полученная письмом, факсом, телеграммой или электронной почтой.
Запрос – обращение поставщика с просьбой выполнить подряд на поставку продукции.
Контроль – процедура оценивания соответствия путем наблюдения и суждений, сопровождаемых соответствующими измерениями, испытаниями или калибровкой.
Поставщик - организация или лицо, предоставляющее продукцию.
Потребитель – организация или лицо, получающее продукцию.
Претензия (рекламация) – сообщение поставщику о ненадлежащем качестве или комплектности поставленной продукции.
Продукция – результат процесса.
Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Общие положения
4.1 ОП совместно с ОГТ и ПЭО проводит анализ Договоров (заказов) на стадиях, предшествующих его заключению, реализации в производство и оценки степени удовлетворенности требований потребителя к продукции, заказанной им по Договору (заказу).
4.2 Этапами процедуры проведения анализа Договора (заказа) являются:
- анализ предложений потребителя по конкретному заказу;
- достижение взаимного согласия с потребителем, которое заключается в том, что требования к продукции полностью определены, понятны обеим сторонам и предприятие способно выполнить установленные договорные требования;
- подбор данных и предложений для подготовки оформления проекта Договора (заказа);
- достижение согласия по всем существенным условиям Договора, в том числе по ценам и условиям оплаты за продукцию и его заключение;
- проработка и принятие решений по дополнительным предложениям потребителя об изменении требований к заключенному Договору (заказу).
4.3 ОП осуществляет координацию и контроль работы по анализу заключения и исполнения требований Договора (заказа), а также координирует внесение возможных изменений в заключенные Договора (заказы).
4.4 Работа по рассмотрению рекламаций (претензий) и любых сообщений потребителей о неудовлетворительном выполнении предприятием Договора (заказа) включает в себя комплекс мероприятий направленных на:
- своевременное устранение выявленных несоответствий продукции (при необходимости замены у потребителя);
- установление причин возникновения и виновного подразделения, ответственного за неудовлетворительное качество изготовленной продукции и условия поставок;
- разработка и контроль выполнения на основе обратной связи с потребителем корректирующих и предупреждающих действий в процессе производства с целью исключения повторных или потенциальных несоответствий продукции.
4.5 Разрешение спорных вопросов между ООО ПО «Начало» и потребителем по условиям выполнения заключенных Договоров (заказов) должен осуществляться таким образом, чтобы в максимальной степени исключить необходимость обращения в судебные инстанции.
Проработка заказов и оформление Договоров на поставку новой продукции
5.1 Маркетинговая проработка конъюнктуры рынка, ведется ведущим менеджером по развитию продаж согласно указаниям коммерческого директора и его должностной инструкции.
5.2 Все коммерческие запросы в любом виде (факс, письмо, сообщение по электронной почте и полученные при деловых встречах с потребителем) пере-даются коммерческому директору.
Регистрацию запросов осуществляет помощник коммерческого директора в Журнале (книге) входящей документации.
5.3 Коммерческий директор направляет запрос на проработку ведущему менеджеру по развитию продаж.
5.4 Ведущий менеджер отдела продаж проводит проверку и комплектацию документации на:
- наличие реквизитов, телефонов, факсов потребителей;
- качество и комплектность конструкторской документации, и наличие ТУ (при необходимости) на продукцию;
- информацию об объемах предполагаемого заказа производства и сроках поставки продукции, а также целевых ценах;
- определяет необходимость заказа на изготовление опытных образцов продукции;
- при необходимости запрашивает у потребителей дополнительные данные для проработки заказа.
5.5 Ведущий менеджер отдела продаж направляет комплект документации заместителю технического директора по подготовке производства для последующей проработки продукции на технологичность и определения возможности ее изготовления.
Копию письма-запроса для контроля направляет техническому директору
5.6 Ведущий менеджер отдела продаж
- при получении положительного заключения, от ОГТ которое предоставляется в зависимости от сложности изготовления в срок до 14 рабочих дней, и определении ПЭО себестоимости продукции и подготовки производства осуществляет оформление и согласование проекта Договора (заказа) с потребителем.
- в случае отрицательного решения, готовит мотивированный отказ.
5.7 Проект Договора (заказа), подписанный и оформленный, направляется в двух экземплярах потребителю на согласование.
5.8 Потребитель рассматривает, подписывает Договор (заказ), при необходимости оформляет Протокол разногласий к Договору (по форме, принятой у потребителя) и возвращает в ООО ПО «Начало» для подписания Управляющим.
5.9 Соглашение об изменении Договора и его корректировка осуществляется в том же порядке, что и заключение Договора.
5.10 Регистрация и хранение оригиналов оформленных Договоров и дополнений к ним осуществляется согласно «инструкции о порядке оформления договоров ООО ПО Начало».
5.11 ОГТ после подписания Договора (заказа) планирует:
- подготовку производства продукции (APQP) в соответствии с И 3-Б1-0014
- логистику, планирование производственной деятельности в соответствии с СТ 2-Б6-008
5.12 По окончанию подготовки производства и готовности к изготовлению новой продукции, подтверждаемой рапортом, ведущий менеджер по развитию продаж передает всю информацию о Договоре (заказе) в ОП.
5.13 ОП информирует потребителя о готовности продукции к поставке и осуществляет работу согласно условиям заключенного Договора.