Ведомость начисления зарплаты по табельным номерам в разрезе цехов»

Создание отчета

Отчет создается на основе запроса «Выборка с вычислением ФИО».

Вид отчета:

Ведомость начисления зарплаты по табельным номерам в разрезе цехов»

Для создания Отчета нужно выполнить следующее:

1.. Вкладка СОЗДАНИЕ, группа Отчеты, кнопка Мастер отчетов

2. В диалоговом окне «Создание отчетов» в поле Таблицы/Запросы выбрать из списка запрос «Начисления». ДАЛЕЕ

3. В области Доступные поля выбрать поля, которые будут включены в Отчет. В нашем примере это поля – Цех, Табельный номер, Фамилия, Принято деталей и Начислено. Для того чтобы включить поле в Отчет нужно выделить его и нажать на кнопку , затем последовательно выполнить аналогичные действия с каждым из полей помещаемых в отчет. Нажать ДАЛЕЕ

4.. В следующем шаге следует указать поля, по которым необходимо выполнить группировку. Для этого нужно выделить поле и нажать . В нашем примере, для группировки записей по полю Номер цеха, а внутри каждого цеха - по полю Табельный номер, нужно выделить поле «Нцех» и нажать . Затем выделить «Табном» и нажать . После этого нажать ДАЛЕЕ

5. Примечание 1: Если в качестве поля для группировки уже указано какое-либо поле, по которому нам не нужно группировать данные, то нужно выделить это поле и нажать стрелку .
Примечание 2: Кнопка позволяет определить интервалы группировки. Это особенно важно для числовых данных и данных типа «дата/время», потому что позволяет избежать слишком большого числа групп или обеспечивает создание таких групп, которые нужны пользователю.

6. В следующем шаге нужно указать по каким полям выполнить сортировку записей. Access автоматически сортирует записи по тем же полям, по которым выполняется группировка. Если записи в группе должны быть отсортированы и по другим полям, их следует указать в четырех специально отведенных полях

7. В этом же окне с помощью кнопки вызывается диалоговое окно «Итоги», в котором с помощью флажков задается, какие итоговые значения необходимо вычислить и с помощью каких функций – суммы, среднего значения, минимального, максимального. Можно задать вычисление процентов.

8. В нашем примере нужно подсчитать сумму по полям «Принято деталей» и «Начислено» для каждого цеха и каждого табельного номера. (группировку по этим полям мы уже задали в предыдущем шаге). Для этого установить флажок в поле Прдет напротив значка суммы (Sum) и флажок в поле Начислено напротив значка суммы (Sum).
На этом же шаге можно указать, что выводить в Отчет – только итоги или данные и итоги. Нам нужно вывести данные и итоги. После установки итогов нажать ОК

9. Нажать ДАЛЕЕ

10. В следующем шаге нужно выбрать вид макета для отчета. В нашем примере выбрать Ступенчатый. В этом же окне выбрать нужную ориентацию листа – книжную или альбомную. Чтобы полнее использовать площадь страницы, установить флажок «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». Нажать ДАЛЕЕ

11. В следующем окне выбрать стиль отчета

12. В следующем шаге задать имя отчета (по умолчанию выводится имя Запроса, на основе которого строится Отчет). Отчет назвать «Начисления зарплаты_ФИО». Установит флажок «Просмотреть отчет». ГОТОВО.

Редактирование отчета

1. Открыть отчет «Начисления зарплаты_ФИО» в режиме Конструктор

2. Увеличить ширину области заголовка отчета. Это можно сделать мышкой или командой Высота (ширина) в контекстном меню данной области.

3. Изменить Название отчета. Для этого щелкнуть по заголовку отчета для его выделения или с помощью кнопки Заголовок. Изменить название на «Ведомость начисления зарплаты по табельным номерам в разрезе цехов». Щелкнуть мышкой в другом месте отчета.

4. Установить шрифт для заголовка отчета 14, изменить цвет и начертание.

5. Создать новое текстовое поле к помощью кнопки Подпись :

в области «Примечание отчета» выделить мышкой местоположение и размер надписи. Ввести в надпись свою фамилию и группу.

6. В области «Верхний колонтитул» ввести названия полей вместо идентификаторов. Расположить названия столбцов отчета над соответствующими полями, расположенными в области Данные.

7. Если поле с названием столбца было перемещено в области «Верхний колонтитул », то, как правило, нужно переместить и данные этого поля области Данные.

8. Расположение данных:
- Номера цехов область «Заголовок группы «Номер цеха »
- Табельные номера область «Заголовок группы «Табельный номер »
- Фамилии, Принято деталей, Начислено область «Область данных »

9. Удалить поле, содержащее номера страниц в области «Нижний колонтитул » (клавиша DEL).

10. Заменить слово «SUM» для Номера цеха на «Итого». Для этого нужно щелкнуть по полю, содержащему слово SUM в области «Примечание группы «номер цеха ». Ввести ИТОГО.
Примечание: Не трогать поля, содержащие формулы!
Аналогично в области «Примечание группы «Табном ». Заменить SUM на ИТОГО.

11. Отменить подсчет количества записей для табельных номеров. Для этого в области «Примечание группы Табельный номер » щелкнуть по формуле подсчета кол-ва записей и изменить ее. Формула должна иметь вид

=’’Итоги для “&”’Табном’=”&” ”&[Табном]