2.1 Внешняя среда организации
Организация и окружающая ее среда - это единая система, и если происходит сбой в одном из ее элементов, вся система подвергается риску. Поэтому, прежде чем реализовать УР, необходимо проанализировать различные альтернативные решения и возможные последствия. Внешняя среда организации подразделяется на микровнешнюю и макровнешнюю.
Микровнешняя среда организации - это совокупность субъектов и фактов, воздействующих на возможность организации достичь поставленных целей (сама организация, поставщики, посредники, потребители, конкуренты, инвесторы, финансово-кредитные учреждения, средства массовой информации, органы государственной и местной власти, рынки, субъекты хозяйствования и др.). Организация управляет процессом формирования своей микровнешней среды, а эффективность ее деятельности напрямую зависит от того, какое УР будет принято по выбору партнеров. Так, принимая решения о выборе деловых партнеров необходимо проанализировать их надежность, деловую репутацию, финансовую надежность, уровень развития материально-технической базы, методы ценообразования на различных рынках, сервисное обслуживание, уровень доверия, возможности выхода на региональные, международные рынки. Отношения организации с микровнешней средой регламентируются двусторонними договорами или соглашениями, имеющими юридическую силу. Это факторы прямого воздействия, а задача разработки и реализации наиболее эффективного решения должна решаться на основе всестороннего анализа этих факторов. Макровнешняя среда организации - это совокупность факторов косвенного воздействия на все субъекты микровнешней среды организации (политические, социально-экономические, правовые, научно-технические, социально-культурные, природные, географические, демографические и др.).
Анализ макровнешней среды организации дает ей возможность приспособить успешную деятельность в соответствии с условиями. Организации не могут прямым воздействием изменить макровнешнюю среду, однако иногда они активно и даже агрессивно оказывают на нее косвенное воздействие с целью приспособления к ней более эффективно. При разработке, принятии и реализации управленческих решений необходимо проанализировать, с каким числом элементов внешней среды организация взаимодействует. Если их от 7 до 10, то это большая объемность, до 4-6 элементов - средняя объемность, до 3 - малая. Неопределенность макросреды характеризуется неполнотой или неточностью информации о текущем или перспективном состоянии элементов внешней среды, об условиях реализации решения, в том числе о связанных с ними затратах и результатах. Неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации решения неблагоприятных ситуаций и последствий, - это риск. Все, что потенциально позволяет снизить степень неопределенности, считается информацией (это факты, оценки, прогнозы, связи, используемые для снижения или устранения возможных нежелательных последствий взаимоотношений фирмы с факторами внешней среды).
2.2 Внутреннее и внешнее кольцо элементов внешней среды
Внешняя среда для компаний состоит из двух колец окружения: ближнего и дальнего. К ближнему относятся те элементы, отношения с которыми регламентируются двусторонними договорами или соглашениями: клиенты, контролирующие организации, партнеры по бизнесу, финансово-кредитные учреждения, заинтересованные внешние физические и юридические лица, конкуренты, общественность, законодательная база в соответствующей области деятельности (рис. 1).
Рисунок 1- Ближнее окружение компании внешней средой
К дальнему окружению компании относятся элементы, которые находятся вне сферы ее непосредственного влияния: система ценностей и их приоритеты в обществе; обычаи местного и международного делового оборота; политическая обстановка в стране и мире; экономическая обстановка в отрасли, стране и мире; социальная и экологическая ответственность; налоговая система, институциональная структура; природные катаклизмы; народные волнения; криминализация внешних связей.
Особенности элементов ближнего окружения компании.
Рассмотрим более подробно описание и параметры наиболее существенных элементов внешней среды — ближнего окружения.
·Клиенты — это лица, пользующиеся услугами компании или покупающие у нее непосредственно (прямые) или через других лиц (косвенные) какую-либо ее продукцию. Для потенциальных клиентов компании обычно формируют рекламные материалы. Основные параметры данного элемента:
- уровень неудовлетворенности потребностей и интересов
населения;
-уровень платежеспособности населения;
-состояние спроса-предложения.
·Контролирующие организациипредставляют налоговые, административные, санитарные и другие инспекции; пенсионные, медицинские, социальные и другие фонды; различные комиссии. Основные параметры этого элемента:
-уровень их правовой и информационной поддержки;
-уровень их административной поддержки.
·Партнеры по бизнесу — это участники какой-либо совместной с компанией деятельности. Она может реализовываться в форме аренды, партнерства, подряда, договора, финансовых и компенсационных сделок. В качестве основных параметров данного элемента можно выделить:
-уровень соблюдения договорных обязательств по оплате и
производству продукции;
-уровень организационных связей партнеров;
-уровень финансовых связей партнеров;
-платежеспособность партнеров.
·Финансово-кредитные учреждения — организации, непосредственно участвующие в финансовом цикле компании, например, выполняющие расчетно-кассовые, ипотечные, кредитные и другие операции. Основные параметры данного элемента: быстрота и качество обслуживания, уровень надежности, банковские резервы, объем услуг.
·Заинтересованные внешние физические и юридические лица — лица, заинтересованные в процветании компании исходя из своих личных интересов. К ним относятся члены семей работников компании; держатели ее ценных бумаг; пенсионеры, о которых дополнительно заботится компания; организации, чей бизнес существенно зависит от процветания компании (например, торговые, обслуживающие); вышестоящие материнские и другие компании. Основные параметры данного элемента:
-уровень притязаний групп населения;
-степень развитости фондовых рынков ценных бумаг;
-характер традиций помощи социально незащищенным
слоям населения;
-общий уровень экономического благосостояния населения.
·Конкуренты (конкуренция) — обязательный элемент рыночной экономики. Основные параметры данного элемента:
-уровень эластичности выпускаемой продукции;
-уровень льготных субсидий, получаемых конкурентами;
-характер текущего и перспективного спроса;
-соотношение отечественных и зарубежных конкурирующих компаний.
·Общественность (общественное мнение)формирует в сознании населения отношение к компании и ее продукции. Ключевые параметры данного элемента:
-главные цели и задачи профсоюзного движения;
-политические платформы наиболее влиятельных партий;
-отношение общественности к качеству выпускаемой компанией
продукции;
-уровень влияния общественных движений на сознание групп населения.
·Законодательная база в соответствующей области деятельности. В качестве основных параметров данного элемента можно выделить:
- частоту изменения законодательной базы;
- уровень доступности законодательной базы для пользователей;
- степень охвата законодательной базой правового пространства;
- объем контроля за выполнением законодательной базы.
Особенности элементовдальнего окружения компании
·Система ценностей и их приоритеты в обществе. К системе ценностей относятся материальные, общественно-политические и духовные ценности. Каждое общество формирует свое представление о добре, справедливости, свободе, вере и т.д. Набор представлений может формировать как положительную систему ценностей, так и отрицательную. Вместе с тем существуют и общечеловеческие ценности: нормы нравственности, прогресс, культурное наследие, социальная ответственность. Руководитель компании должен ориентироваться в существующем раскладе ценностей и формировать совместимую с общественными ценностями систему ценностей своей компании.
Обычаи местного и международного делового оборота — набор общепринятых норм цивилизованных отношений между участниками каких-либо соглашений, которые не регулируются законодательными актами.
К основным параметрам данного элемента относят:
-масштаб обычаев делового оборота;
- значение, придаваемое в обществе обычаям делового оборота;
- статистика соблюдения обычаев делового оборота в сфере деятельности компании;
- ответственность за нарушение обычаев делового оборота.
·Политическая обстановка в стране и миреопределяется деятельностью органов государственной власти и государственного управления, характеризующей общественный строй и экономическую структуру общества,партий, общественных классов и группировок.
Основные параметры данного элемента:
- уровень доверия населения органам государственной власти;
- вовлеченность населения в реализацию главных программ государственной власти;
- количество активных партий и общественных движений;
- степень интеграции страны с мировым сообществом.
·Экономическая обстановка в отрасли, стране и миреопределяется организацией, структурой и состоянием хозяйственной деятельности отрасли, страны, мирового региона. К основным параметрам данного элемента можно отнести:
-уровень стабильности экономической обстановки;
- продолжительность цикла спада-подъема;
- уровень инфляции;
- степень привлекательности для инвесторов.
·Социальная и экологическая ответственность — новый элемент в системе внешней среды. Характеризует гуманитарную ответственность (в отличие от юридической) компаний и отдельных людей за отрицательные последствия реализованных управленческих решений, т.е. за ущерб, причиненный людям или природе. Важные параметры социальной и экологической ответственности:
- широта ответственности, определяющая диапазон функций производства
и управления, по которым компания или руководитель берут на себя
социальную или экологическую ответственность;
- временной интервал ответственности, который характеризуется как
период устойчивого внимания и конкретных действий по соблюдению
моральных норм во всем диапазоне заявленных функций производства и
управления компании. Временной интервал может быть бессрочным и на
заданный срок, например, на период выполнения определенного задания;
- придаваемое значение — это важность социальной ответственности
перед технологическими целями компании; вовлеченность персонала в
реализацию социальных и экологических целей компании.
Возможны два основных варианта реализации социальных и экологических целей:
- формирование отдельных коллективов в составе компании для их
профессионального выполнения;
- участие всего коллектива компании на
общественных началах во внеурочное время для их выполнения.
·Налоговаясистемахарактеризуется следующими основными параметрами:
- количество налогов;
- уровень налогообложения;
- характер стимулирования производства продукции;
- уровень организации сбора налогов.
·Институциональные структуры состоят из обслуживающих компанию организаций, например, страховые, финансовые организации, фонды, биржи, посреднические организации, суды, охранные фирмы и др. К основным параметрам институциональных структур относятся:
- степень удовлетворения потребностей компаний в дополнительных
услугах;
- доступность услуг для пользователей.
·Природные катаклизмывключают как форс-мажорные, так и характерные (часто повторяющиеся) природные аномалии (землетрясения, проливные дожди и ураганы, шаровые молнии, другие нарушения геомагнитной обстановки и т.д.). К основным параметрам природных катаклизмов можно отнести:
- характерный перечень природных катаклизмов;
- частоту повторений;
- характер и уровень ущерба, вызванного природными катаклизмами;
- уровень защитных мер по уменьшению возможного ущерба.
·Народные волнения. Этот элемент связан с крайне низким уровнем удовлетворения частью населения своих потребностей и важнейших интересов.
Основные параметры данного элемента:
- процент людей, живущих ниже черты бедности;
- уровень и структура безработицы;
- наличие объединяющих целей или идей;
- уровень расслоения общества.
Народные волнения могут проявляться явно и неявно. Явная форма реализуется в виде участия в митингах, демонстрациях, голодовках и т.д. Неявная форма реализуется в расширении роли неформальных организаций, враждебно относящихся к власти различного уровня.
·Криминализация внешних для компании связей.К данному элементу относится коррупция и рэкет как формы вымогательства чужих доходов (коррупция — это неявное, а рэкет — явное вымогательство). Коррупция имеет большее отношение к государственным чиновникам, так или иначе связанным с надзирательской или контрольной деятельностью над компаниями. Коррупция встречается и среди служащих высших эшелонов власти в объединениях организаций. Вымогательство путем шантажа или угроз (рэкет) также иногда замечается со стороны как государственных, так и частных преступных группировок. Основные параметры для данного элемента:
- величина упущенной прибыли компании;
- моральный ущерб.
Внешняя среда формирует набор приемлемых и (или) неприемлемых значений параметров этих элементов для руководителя, принимающего решения. В зависимости от управленческой стратегии руководитель может:
- принимать и учитывать значения этих параметров как должное в
деятельности компании. При этом внешняя среда играет роль пассивного
ограничителя или ускорителя разработки, реализации УР и получения
результата;
- лоббировать усиление или ослабление действий параметров
внешней среды для своего бизнеса. Одни и те же значения параметров
элементов внешней среды по-разному влияют на деятельность компаний
и на реализацию УР.
2.3 Основные свойства внешней среды
К основным свойствам внешней среды относятся объемность, сложность, подвижность, неопределенность и коммуникабельность (рис. 2).
Рисунок 2 -Основные свойства элементов внешней среды
Объемность определяется числом элементов внешней среды, которые в первую очередь должна учитывать компания при разработке и реализации управленческих решений. Принято выделять три уровня объемности: большая, средняя и малая. Большой объемности соответствуют 7¸10 учитываемых в первую очередь элементов, средней объемности — 4¸6 элементов и малой объемности — l¸3 элемента.
Сложность определяется трудозатратами материальных и интеллектуальных ресурсов на обработку требуемого количества элементов внешней среды. Выделяют три уровня сложности: высокая, средняя и низкая. Уровень сложности — величина субъективная для каждой организации. Повышение профессионализма персонала и ресурсного содержания снижает уровень сложности элементов внешней среды для их обработки.
Подвижность (П) внешней среды определяется скоростью искусственного или естественного изменения или обновления значений параметров ее элементов.Для расчета подвижности используется формула (1)
П = К / Т, (1)
Где К — количество измененных или обновленных значений параметров,
Т — календарное время изменений или обновлений (месяц, год, 10 лет).
Например, в 1998 г. в РФ имелась большая подвижность ставок налогообложения юридических лиц.
Неопределенность характеризуется неполнотой или неточностью информации о текущем и перспективном состоянии элементов внешней среды, например, информации о времени принятия новых законов и их содержании. Неопределенность связана прежде всего с возможностью возникновения в ходе реализации проекта компании неблагоприятных для нее ситуаций и последствий.
Коммуникабельность характеризуется уровнем отношений между компанией и внешней средой. Различают три уровня коммуникабельности: полное взаимодействие, преимущественное взаимодействие и преимущественное противодействие.
Заключение
Процесс принятия решений зависит не только от навыков и мастерства руководителей организации, но и от конкретных условий, в которых принимаются управленческие решения. Такой подход называется ситуационным. Он основывается на простой идее, что принятие решений - это искусство возможного. А возможности предоставляются (и отбираются) обстоятельствами внешней среды.
Если бы не было изменений, менеджмент организаций не был бы столь трудным делом можно было бы выработать лучший, оптимальный вариант принятия решений, планирования, контроля, мотивации и т.п. на основании как теоретических исследований, так и практической проверки их результатов. Однако это невозможно: внешняя и внутренняя среда организаций меняются, причем темпы таких изменений могут быть настолько высоки, что люди в организации могут за ними не поспевать. Тогда возникает угроза кризиса - организация столкнется тем, что уже в ближайшем будущем она не сможет выполнять свои функции, достигать определенные цели. Именно в силу этих причин аффективное принятие организационных решений предполагает прогнозирование изменении во внутренней и внешней среде организации. Прогнозирование позволяет получить информацию, необходимую как для выдвижения альтернатив решения проблемы, так и для разработки критериев оценки альтернатив. Совершенствование процесса принятия управленческих решений и соответственно повышение качества принимаемых решений достигается за счет использования научного подхода, моделей и методов принятия решений.
Факторы, определяющие качество и эффективность управленческих решений могут классифицироваться по различным признакам, это и законы объективного мира, объем и ценность располагаемой информации, время разработки УР, способы оценки факторов влияния. Состояние управляемой и управляющей подсистем.
Как и любой человек живет в обществе, так и любая организация находится во взаимодействии с внешней средой. Внешняя среда непосредственно влияет на всю деятельность организации, и конечно на УР.
Также в данной работе были рассмотрены такие факторы внешней среды как сложность, подвижность и неопределенность. Все эти факторы отрицательно влияют на принятие управленческих решений.можно выявить тенденцию, что чем сложнее и неопределеннее внешнее окружение, тем сложнее принимать эффективное управленческое решение.
Сложность принятия управленческого решения является признанным фактом в силу сложной рыночной среды в которой действует сегодня любое предприятие. Нет ничего более подвижного чем социальная среда со сложными взаимоотношениями и факторами функционирования. Велико значение таких характеристик внешней среды как неопределенность, подвижность, сложность и взаимосвязанность факторов.