Независимо от объема документации, поступающей и исходящей, на предприятии должны действовать единые правила работы с документами. Расскажем, как разработать локальный регламент, которым их фиксирует.
Для чего составляют положение о делопроизводстве и документообороте Делопроизводство и документооборот есть в любой организации или предприятии, независимо от того, какую форму собственности они имеют. От того, насколько рационально и эффективно организованы эти виды деятельности, зависит и скорость обмена информацией с внешними корреспондентами, и скорость прохождения управленческих сигналов внутри организации. В зависимости от объемов документопотока и численности компании, заниматься делопроизводством и документооборотом может отдельная служба, специалист-делопроизводитель или секретарь, для которого это будет дополнительной обязанностью. Чтобы установить правовой статус службы делопроизводства, в организации разрабатывают специальное положение об этом структурном подразделении. Этим регламентом закрепляют задачи, функционал, права и обязанности службы делопроизводства, выполняемые в процессе ее работы. Другим локальным нормативным актом, на основании которого действует такая служба или ответственные за делопроизводства сотрудники, является Положение о делопроизводстве и документообороте. Этим актом устанавливают порядок ведения делопроизводства и документооборота на данном конкретном предприятии.
В некоторых организациях вместо положения разрабатывают инструкцию, но оба эти документа имеют одно назначение — регламентировать процедуру делопроизводства и документооборота на предприятии. Инструкцию или Положение о делопроизводстве и документообороте разрабатывают, чтобы установить единый порядок обработки и работы с документами, обязательных для исполнения всеми сотрудниками правил работы с документацией. Эксперты журнала «Справочник секретаря» подскажут, нужно ли организации оформлять отдельную инструкцию по конфиденциальному делопроизводству Список нормативно-правовых документов для разработки Положения Прежде чем начать разработку Положения о делопроизводстве и документообороте, ознакомьтесь с федеральными законами, которые регламентируют вопросы делопроизводства: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Кроме того, нужно внимательно изучить текст Указа Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» и внимательно изучить требования нового государственного стандарта по делопроизводству ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как основу, при разработке Положения о делопроизводстве и документообороте используют федеральные законодательные и правовые акты, государственные стандарты, отраслевые и межотраслевые нормативно-методические документы. С 31 августа 2018 года в действие вступила «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях». Документ утвержден приказом Росархива от 11.04.2018 №∘44. Для организаций государственного и муниципального подчинения Примерная инструкция обязательна для исполнения. Коммерческие структуры могут воспользоваться ею как образцом при разработке собственной Инструкции или Положения о делопроизводстве и документообороте.
В Примерной инструкции подробно прописаны основные процедурные вопросы, которые также должны быть отражены в Положении о делопроизводстве и документообороте: организация документооборота на предприятии; документирование управленческой деятельности; порядок разработки, согласования, утверждения и подписания проектов документов; организация контроля исполнения документов; порядок работы исполнителей с документацией; порядок формирования документационного фонда на предприятии; регламентация и ограничение доступа к документам; порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей, факсимиле и штампов; изготовление, учет и хранение бланков и сертификатов электронных подписей. Примерная инструкция регламентирует основные процессы работы с организационно-распорядительными документами, в том числе порядок их регистрации, учета, контроля исполнения и текущего хранения. Используйте ее как образец, при разработке Положения о делопроизводстве и документообороте.
Порядок согласования и утверждения Положения о делопроизводстве и документообороте Как правило, разработку проекта Положения поручают руководителю службы делопроизводства или делопроизводителю. Если это поручение дано сотруднику, для которого обязанности делопроизводителя являются дополнительными к основным, например, секретарю, ему лучше использовать в качестве примера Положение о делопроизводстве и документообороте, образец которого можно скачать по ссылке в начале статьи. Поскольку правила обработки и работы с документами, которые устанавливает Положение, обязательны для применения всеми исполнителями, согласовать его нужно с руководителями структурных подразделений, в том числе начальником юридической службы. Утверждает регламент руководитель организации. Положение о делопроизводстве и документообороте относится к категории локальных нормативных актов, срок его действия, как правило, не менее пяти лет. Вносить в него корректировки и дополнения необходимо в случае, когда изменится организационная структура компании, или на предприятии будут внедрять новые технологии обработки документации, новые формы и методы работы с документопотоками.
Итог: Положение о делопроизводстве и документообороте, образец необходимо разработать и утвердить на предприятии с целью стандартизации процедур и процессов по обработке внутреннего и внешнего документопотоков.