Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Для того чтобы оказать помощь сотрудникам различных компаний в решении проблем, связанных с созданием документов и организацией работы с ними, консалтинговая группа "ТЕРМИКА"выбрала одним из направлений своей деятельности документационное обеспечение управления и архивное дело.
В соответствии с этим консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает различные линейки программных продуктов в сфере ДОУ и архивного дела как собственного производства, так и разработки своих партнеров и предоставляет полный комплекс услуг, начиная от нормативно-методической поддержки ДОУ и обучения основам делопроизводства, заканчивая автоматизацией, включающей проведение обследования, разработку регламентов и инструкций, настройку и внедрение автоматизированных систем, а также обучение пользователей и системных администраторов.
44. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (предприятия).
ОАО ДИАЛОГ
Россия, 107082, Москва, Рубцовская наб., 23
Тел.(095)2639946 Факс(095) 267 53 12
E-mail: mav@office.(tetog.ru
WWW: htlp;/7www.cHatoQ.m
ОКПО 04314569
______No______
Ha No____от___
На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата я регистрационный номер документа, например:
_____No____
На общих бланках рекомендуется также проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
Бланк письма содержит реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (предприятия);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернет, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
__ No __; НаNo__ от __.
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих
реквизитов;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:
ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т. п.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств - должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например; Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации, Генеральный директор ЗАО Реал и т. п.
Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:
АО АРСЕНАЛ
ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое - для бланков писем.
Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа могут быть расположены одним из способов;
- фланговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.
Организации субъектов РФ как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.
Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц.
При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (147х210 мм). Допускается использование бланков форматов АЗ (420х297 мм) и А6 (148х105 мм)
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
левое и верхнее - 20;
правое и нижнее -10.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом с отметкой в регистрационной форме.