(совместное использование MS Excel и MS WORD)
Создание серийных документов – это формирование множества документов на основе одного шаблона.
Серийные документы – это документы, которые содержат один и тот же основной текст с разными числовыми и другими данными, взятыми из таблиц.
Создание серийных документов состоит из пяти основных этапов:
Создание таблицы в Excel
Создание основного документа, который будет играть роль шаблона для формируемых составных документов
Открытие источника данных (таблицы Excel)
Вставка полей слияния, которые будут заполняться после слияния с источником данных
Собственно слияние
Предположим, банку требуется разослать уведомления должникам банка о необходимости возврата просроченного кредита.
Источником данных является таблица “Клиенты”, содержащая сведения о сроках возврата и суммах кредитов, взятых в банке некоторыми фирмами. На основе каждой записи в таблице будет создан конкретный экземпляр письма. Основной текст (шаблон) создают в Word.
В ячейке В1 указана текущая дата, для ее вычисления вставьте в эту ячейку формулу = СЕГОДНЯ().
В столбце F показано количество дней просрочки выплаты относительно установленной даты. Для их вычисления вставьте в ячейку F4 формулу
=ЕСЛИ($B$1>E4;$B$1-E4;0) и скопируйте ее в остальные ячейки столбца F.
Ячейки, содержащие дату, должны иметь формат “Дата”.
Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов, выделим на рабочем листе только содержательную часть: область A3:F8 и присвоим ей имя DOLG (щелкните правой кнопкой мыши по выделенной области и в контекстном меню выберите «Присвоить имя»). Сохраните файл в каталоге с:\work под своей фамилией и закройте его.
Создайте с помощью Word заготовку письма и сохраните ее под своей фамилией.
Заготовка письма выглядит так:
Директору
фирмы
Напоминаем, что срок взятого Вами кредита в размере тыс. руб. истек дней назад.
Просьба срочно погасить кредит.
Президент банка Васильев Н.И.
Создав заготовку с текстом, необходимо вызвать команду Рассылки | Начать слияние | Пошаговый мастер слияния.
Справа должна появиться панель задач «Слияние», на которой должен быть выбран тип документа «Письма».
В нижней части этого окна щелкните мышкой по строке «Далее. Открытие документа».
На втором шаге («Выбор документа») выбрать: “Текущий документ” (он должен быть открыт). В нижней части окна щелкнуть “Далее. Выбор получателей”.
На 3 шаге выбрать «Использование списка». В разделе «Существующий список » щелкнуть по кнопке «Обзор».
Появится окно «Выбор источника данных», в котором нужно найти Ваш файл с таблицей, созданной в Excel, и открыть его. Появится окно «Выделить таблицу” с именем области DOLG в списке(это имя должно быть выделено). Нажмите Ok.
Появится таблица «Получатели слияния». В таблице должны быть отмечены галочками все строки. Но фирма «Союз» на текущий день не имеет долга, поэтому в этой строке галочку нужно снять. Щелкнуть Ok.
Далее нужно вставить в заготовку текста поля из таблицы («директор», «фирма», «сумма», «срок»), которые в каждом экземпляре письма будут заменены соответствующим значением. Курсор должен стоять в том месте, куда нужно вставить поле.
На ленте найдите кнопку «Вставить поле слияния» и щелкнуть по ней. Появится окно «Вставка поля слияния». Выберите нужное поле и щелкните по кнопке «Вставить», затем «Закрыть»
Вставьте все нужные поля и в окне мастера щелкните по строке «Далее. Создание письма».
В следующем окне щелкните по строке «Далее. Просмотр писем». На этой странице можно просматривать письма, используя кнопки << и >>. Можно исключить некоторых получателей. Исключите, например, получателя, у которого долг меньше 10 тыс. руб.
Можно также просматривать письма с помощью кнопок на ленте.