Назначение
1. Служит средством общения с учреждениями, частными лицами.
2. Позволяет сообщать различные сведения служебного характера, уведомлять о событиях.
3. Используют в случаях, когда невозможно решить вопрос другими средствами.
Классификация служебных писем
Существует множество разновидностей служебных писем. Например:
| - Циркулярное письмо | - Письмо-предупреждение |
| - Гарантийное письмо | - Письмо-напоминание |
| - Претензионное письмо | - Письмо-приглашение |
| - Оферта | - Письмо-просьба |
| - Письмо-запрос | - Рекламация и др. |
Перечень реквизитов служебного письма
1. Эмблема (товарный знак).
2. Наименование организации- автора документа.
3. Справочные данные об организации – авторе документа.
4. Код по ОКПО } оформляются, если служебное письмо
5. Код по ОКУД } печатают на спецбланке
6. Гриф ограничения доступа к документу* (при необходимости, если служебное письмо содержит сведения конфиденциального или секретного характера).
7. Адресат
8. Дата регистрации
9. Регистрационный номер
10. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
11. Заголовок к тексту
12. Резолюция* (при необходимости)
13. Текст
14. Отметка о наличии приложения* (при необходимости, только если к служебному письму прилагается какой-либо документ)
15. Подпись
16. Отметка об исполнителе* (при необходимости)
17. Отметка об исполнении и направлении документа в дело.
18. Отметка о поступлении документа (проставляется при получении письма).
Особенности служебного письма
Около 20 разновидностей служебных писем оформляются почти одинаково, отличаясь только текстом.
Главные особенности служебного письма
1. Отсутствует реквизит "Наименование вида документа" (исключение: гарантийное, претензионное, сопроводительное письмо)
2. Отсутствует реквизит "Место составление" (вместо него печатают "Ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа").
Особенности оформления некоторых реквизитов служебного письма
1. Наименование организации – автора документа – полной формы (т.к. это внешний документ).
2. Дата регистрации – это дата подписания
3. Регистрационный номер – полной формы (т.к. это внешний документ).
4. Заголовок к тексту (в предложном падеже, кратко суть текста).
5. Подпись (В большинстве случаев служебные письма подписывает руководитель. Его заместители могут подписать служебное письмо только в случае, когда содержание относится к их компетенции (смотри Устав фирмы). Если в тексте содержится информация финансового характера, требуется вторая подпись – главного бухгалтера.
6. Текст
Особенности текста
1. Лаконичность, отсутствие повторов, отсутствие слов не несущих смысловой нагрузки.
2. Изложение от имени фирмы
Текст излагают от 3-го лица единственного числа "Организация сообщает…"
множественного числа "Приглашают…"
от 1-го лица множественного числа "Гарантируем…"
3. Психологическая нейтральность текста.
4. Освещение одного вопроса или несколько, если они взаимосвязаны.
Текст состоит из:
1. Вводной формулы вежливости
2. Вводной части
3. Основной части
4. Заключительной формулы вежливости
Вводную и заключительную формулы вежливости использовать необязательно. Если оно отсутствуют в тексте, то местоимение "Вам" употреблять нежелательно.
Вводная формула вежливости (примеры)
Уважаемый Иван Иванович!
Мария Степановна!
Госпожа Конфеткина!
Уважаемые господа!
(если неизвестны имена получателей)
Вводная часть указывает на причины, послужившие основанием для составления письма (при необходимости приводятся ссылки на документы, факты и т.д.)
Основная часть содержит цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п.
Письмо может состоят только из основной части ("Просим выделить 4 машины для поездки на турбазу"). Все логические элементы текста выделяют абзацами.
Примерные устойчивые словосочетания при оформлении служебного письма
"Приглашаем Вас на заседание…"} письмо-приглашение
"Просим принять участие…"} письмо-приглашение
"Сообщаем о переносе сессии…"} письмо-извещение
"Подтверждаем условия поставки партии товара…"} письмо-подтверждение
"Организация не возражает против …"} письмо-подтверждение
"Просим ускорить…"} письмо-просьба
"Напоминаем, что срок аренды помещения истекает…"} письмо-напоминание
"Ваше предложение отклонено…"} письмо-отказ
"Мы не можем принять Ваше предложение…"} письмо-отказ
"Гарантируем оплату…"} гарантийное письмо
и др.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО (ГП)
ГП – это служебное письмо, устанавливающее или подтверждающее обязательства сторон. Как правило, ГП содержит обязательство оплаты за товар или услуги. Однако можно гарантировать также прием на работу специалистов, исполнение условий договора.
Особенности оформления гарантийного письма (ГП)
1. Печатают наименование вида документа.
2. Не печатают заголовок к тексту.
3. В тексте содержится типовая формулировка гарантии.
4. Требуется две подписи: руководителя и главного бухгалтера.
5. Требуется проставление оттиска печати фирмы.