Базовые элементы управления проектом
Управление проектом представляет собой открытую динамическую систему, которая состоит из связанных между собой работ, взаимодействует с окружающей средой, получая от неё необходимые ресурсы, а также находится под воздействием различных факторов риска.
Можно выделить четыре базовых элемента управления любым проектом:
1) работы;
2) ресурсы;
3) результаты;
4) риски.
Эти базовые элементы можно назвать основными объектами управления проектом.
Работы – это трудовые процессы, направленные на достижение результатов и требующие необходимых затрат времени и ресурсов. К работам относится деятельность по созданию материальных объектов (производственные работы), интеллектуально-информационной продукции (научно-исследовательские работы), деятельность по выработке и передаче управляющих воздействий и обратной связи (решения и отчеты) деятельность по перемещению материальных объектов (поставки).
Ресурсы – совокупность объектов, необходимых для выполнения работ. Три группы: человеческие (субъекты деятельности), материальные средства и предметы деятельности), информационные (управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты, определяющие цели и результаты работ).
Результаты – это продукты деятельности (работ), воплощающие в себе ранее поставленные цели. Могут быть материальные и нематериальные, прямые и косвенные, промежуточные и окончательные.
Риски – этот базовый элемент управления проектом по большому счету не является объектом управления. Термин «управление рисками» используется, хотя его не следует понимать буквально. Управление рисками нужно рассматривать, как деятельность по управлению взаимодействиями проекта и факторов риска, имеющую своей целью минимизировать отклонения от ранее принятых решений.
Все четыре элементы находятся во взаимодействии друг с другом.
В существующей литературе по управлению проектами принято выделять различные виды процессов управления, как инициация, планирование, контроль и пр. Однако в управлении проектом все процессы рассматриваются с точки зрения системного подхода и выделять процессы по их функциональному или иному признаку не стоит. Более целесообразно выделять управленческий и обеспечивающий виды деятельности, а также особый вид деятельности – принятие управленческого решения.
Характеристика видов деятельности по управлению проектами.
Подсистемы управления проектами.
Итак, деятельность по управлению проектами м.б. управленческой и обеспечивающей, особо важное место занимает процесс принятия управленческого решения.
Управленческая деятельность – деятельность руководителей высшего уровня организационной структуры, включает пять видов деятельности, обладающей относительной самостоятельностью, но взаимосвязанных между собой:
- планирование - определение оптимального результата при заданных ограничениях времени и ресурсов;
- организация – определение путей, методов и средств достижения поставленной цели;
- координация – установление слаженных, сбалансированных отношений между участниками в процессе труда;
- активизация – создание стимулирующих условия труда, при которых каждый работник трудится с полной отдачей;
- контроль – своевременной устранение отклонений от заданного плана и их предупреждение в будущем.
Обеспечивающая деятельность – деятельность сотрудников среднего и нижнего уровня организационной структуры (как руководителей, так и исполнителей), включает:
- согласование, визирование;
- исполнение работы;
- предоставление информации;
- подготовку предложений.
Управленческое решение – это основанный на знании объективных законов и опыте, ведущий к практическим результатам творческий акт целенаправленного воздействия субъекта управления на объект. В отличие от традиционного управления процесс принятия решений при управлении проектом включает в себя не только акт выбора одной из имеющихся альтернатив, но и деятельность по созданию возможных альтернатив. Этот процесс также включает подготовку решения и, что самое главное, выполнение этого решения
Таким образом, принятие управленческого решения - это интегральный процесс, в котором требуется реализация всех видов управленческой деятельности, начиная с планирования и заканчивая контролем. Проектное управление подчеркивает важность коллегиального решения.
Подсистемы управления проектом.
Деятельность по управлению проектом подразумевает управление четырьмя базовыми элементами, а также осуществление видов управленческой и обеспечивающей деятельности и процессов принятия управленческих решений. Кроме того, управление проектом имеет восемь интегральных направлений. Т.к. управление проектом является практическим воплощением системного подхода, различные направления можно назвать подсистемами управления проектом. К ним относятся:
- управление содержанием;
- управление продолжительностью;
- управление стоимостью;
- управление качеством;
- управление персоналом, или управление человеческими ресурсами;
- управление материально-техническим обеспечением, или управление ресурсами (материальными);
- управление коммуникациями (информационными ресурсами);
- управление рисками.
Каждая из подсистем по-разному взаимодействует с базовыми элементами.
Управление содержанием путем формирования системы целей определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков.
Управление продолжительностью направлено на работы и затрагивает ресурсы (т.к. начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (т.к. окончание работ означает создание результата) и риски (т.к. воздействие факторов внешней среды сказывается на продолжительности проекта).
Управление стоимостью и управление качеством направлено на все базовые элементы.
Управление персоналом, материально-техническим обеспечением и управление коммуникациями направлены соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и информационные).
Управление рисками направлено на оптимизацию взаимодействия всего проекта с окружающей средой.
Реализация управления проектом в рамках каждой подсистемы заключается в создании одной или нескольких управляющих моделей. и воплощение решений, заложенных в эти модели.
В таблице представлены, какие базовые элементы затрагиваются при функционировании каждой подсистемы УП и какие управляющие модели при этом используются.
Таблица 1. Связи подсистем управление проектом, базовых элементов и управляющих моделей
| Подсистемы управления проектами | Базовые элементы, затрагиваемые при функционировании подсистемы | Управляющие подсистемы |
| Управление содержанием | Работы, ресурсы, результаты, риски | Дерево целей, структура работ, жизненный цикл проекта, технический проект |
| Управление продолжительностью | Работы | Сетевая модель, структура (дерево) работ календарный график (график Ганта), расписание работ |
| Управление стоимостью | Работы, ресурсы, результаты, риски | Структура расходов, структура доходов, бюджет, график денежных средств |
| Управление качеством | Работы, ресурсы, результаты, риски | Структура продукции, структура потребностей (требований продукции), технический проект |
| Управление персоналом | Ресурсы (человеческие) | Организационная структура, штатное расписание, матрица ответственности, сетевая матрица |
| Управление материально-техническим обеспечением | Ресурсы (материальные) | Структура ресурсов, График поставок |
| Управление коммуникациями | Ресурсы (информационные) | Дерево документации, Схема информационной системы |
| Управление рисками | Риски | Дерево рисков, Дерево решений |
Управление содержанием проекта представляет собой деятельность, направленную на определение структуры целей и обеспечение их реализации. Под содержанием проекта следует понимать совокупность поставленных перед проектом целей и связей между ними.
В фазе разработки проекта используется дерево целей, которой определяет все другие иерархические модели, такие как структура работ, стоимости, результатов, ресурсов, организационная структура, структура документации.
В фазе реализации проекта происходит выполнение работ с использованием ресурсов и достижением результатов. При обнаружении отклонений вырабатываются корректирующие и предупреждающие мероприятия.
Часто в рамках одного проекта возникает несколько целей, максимизация которых взаимно исключается. В таких случаях строится несколько иерархических структур (деревьев) этих целей, определяются связи и характер взаимодействия между ними и вырабатываются оптимальные значения их одновременного достижения.
Управление продолжительностью проекта - это деятельность, направленная на обеспечение целей проекта в необходимые сроки. Проект отображается во временной шкале в виде совокупности связанных между собой работ. Работа является основным элементом временной продолжительности проекта.
Сетевая модель – это ориентированный граф, используемый для описания зависимостей между работами и этапами проекта. Существует большое количество разных типов сетевых моделей к наиболее распространенным из них относятся:
- сетевые графики метода критического пути;
- сетевые модели методов PERT, COST, PERT/COST$
- сетевые матрицы.
В фазе реализации осуществляется управление выполнением работ, при этом в рамках данной подсистемы контролируются сроки выполнения работ. По результатам составляются фактические графики выполнения работ, разрабатываются корректирующие и предупредительные мероприятия.
Управление стоимостью представляет собой деятельность, направленную на определение необходимого финансового результата. В зависимости от специфики проекта финансовый результат может заключаться:
- в соблюдении установленного уровня расходов, отраженного в бюджете проекта;
- достижение необходимого соотношения между доходами и расходами, ранее определенными в проекте. (характерен для коммерческих проектов)
В англоязычной и англоориентированный литературе управление стоимостью является переводом термина cost management, при этом cost означает исключительно затраты, а сам термин означает управление затратами, т.е. управление проектом при соблюдении заданных ограничений по бюджету. Но проект состоит не только из расходной, но и из доходной части, под управление стоимостью нужно понимать такие мероприятия, которые направлены на достижение результатов как по расходам, так и по доходам. Управление доходами связано с результатами проекта и возможными рисками, управление расходами связано с ресурсами и работами по проекту с учетом соответствующих рисков.
Бюджет проекта – обычно это структура, состав и значение статей расхода, необходимых для реализации проекта. Но чаще понимается структура расходов. В некоторых проектах документ, отражающий состав, структуру и значения статей расходов называется смета.
В ходе разработки определяется структура расходов (дерево стоимости) и структура доходов, которые отображаются в виде иерархических графов, планов, счетов. Количественная оценка статей заносится в бюджет проекта, который может иметь календарную разбивку. В случае реализации коммерческого проекта обязательной составляющей плана является план денежных потоков, а также результирующие интегральные показатели проекта: чистый дисконтированный доход, внутреннюю норму рентабельности, период окупаемости.
Управление качеством проекта представляет собой деятельность, направленную на достижение соответствия результатов проекта выявленным потребностям и ожиданиям. Потребности обычно сводятся:
- к требованиям к эксплуатационным характеристикам;
- функциональным требованиям;
- требованиям надежности (готовность к использованию, безотказности, ремонтопригодности);
- требованиям безопасности;
- экологическим требованиям;
- экономическим требованиям;
- эстетическим требованиям;
- культурно-историческим требованиям.
Все перечисленные требования соединяются в одном понятии качества.
Т.о. качество – целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.
В фазе разработки проекта в качестве базовой модели используется иерархический граф продукции проекта (структура продукции и её различных качеств), более подробно требования к качеству продукции отражаются в проектной документации для каждого вида продукции.
В фазе реализации закладываются основы соблюдения двух первых аспектов качества. и осуществляются процессы обеспечения и контроля качества, направленные на создание продукта. В ходе выполнения работ осуществляются:
- входной контроль качества (обеспечивает качество входных ресурсов);
- технологический контроль качества направлен на проверку соблюдения технологий и промежуточной продукции);
- результирующий контроль качества (осуществляет проверку соответствия результатов заданным требованиям).