Сферы использования текстовых документов

Исторически наиболее ранними сферами использования текстовых документов являются литературное творчество и делопроизводство.

К первым документам литературного творчества относятся библия и летописи. Первыми документами делопроизводства яв­лялись грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места), наказы (указания царя воеводам и другим местным на­чальникам), приговоры, челобитные (обращения граждан), па­мяти (записки по делу между подьячими из разных приказов), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). Из перечня документов видно, что делопроизводство касалось в основном го­сударственных и гражданских дел.

Составлялись документы на дорогостоящем пергаменте — специально выделанной бараньей, козьей или телячьей коже. Специально обученные писцы каллиграфическим почерком за­писывали текст. Для письма использовали гусиные перья. Поте­рявшие силу документы счищались с пергамента, после чего он снова использовался. С X века пергамент стал вытесняться бу­магой. Химический состав бумаги и чернил обеспечил большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множест­во документов того времени. Многие документы делопроизводст­ва еще в XX веке составлялись в рукописном виде.

С изобретением книгопечатания появилась возможность печа­тать наиболее значимые тексты (в основном религиозные книги) с целью их повсеместного распространения. В изготовлении документа принимали участие люди разных профессий. Автор готовил рукописный вариант текста. Процесс этот сопровождался много­кратным переписыванием фрагментов текста, горами испорченной бумаги. Затем в типографии наборщики набирали текст, помещая литеры «буковка за буковкой» на специальные наборные доски. С этих досок типографский аппарат тиражировал текст.

В конце XX века основным инструментом подготовки текстовых документов стал компьютер. При этом возможно применение раз­личных технологий, выбор которых определяется видом и слож­ностью текстового документа. Так, например, при создании лите­ратурного произведения автор подготавливает рукопись на ком­пьютере — набирает и редактирует текст. После сдачи в изда­тельство осуществляется компьютерная верстка материала — предпечатная подготовка документа. Затем изготавливаются пленки, с которых в типографии производится печать всего тиража книги.

Любой человек в своей профессиональной деятельности стал­кивается с необходимостью подготовки текстовых документов. Это могут быть очень короткие или очень большие документы.

Можно выделить четыре основных направления использова­ния текстовых документов и, соответственно, четыре вида тек­стовых документов: художественный текст, научный текст, де­ловой документ и рекламный документ.

В сфере литературного творчества заняты люди самых раз­нообразных профессий: писатели, поэты, критики, журналисты, пе­реводчики. Литературные тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследова­ния), а могут иметь малые формы (статьи, стихи, очерки, заметки).

Откройте любую художественную книгу. Вы увидите, что литературное произведение имеет, как правило, очень простое оформление. Текст набран одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделен заголовок, большие тексты иногда разбиты на главы. Для хорошего восприятия текста используется выравнивание строк по ширине листа. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литера­турном произведении иногда используются иллюстрации, вы­полненные художником. Газетные статьи иногда сопровождаются фотографиями. Особое место среди художественной литературы занимают детские книжки, где много ярких красивых иллюст­раций, сопровождающих текст.

Другая область использования текстовых документов имеет глубокие исторические корни — это делопроизводство, где дело­вые документы играют главную роль. Делопроизводство является составной частью практически любой другой сферы деятельности человека. В любом учреждении (на производственном предпри­ятии, в образовательном учреждении, государственном учрежде­нии, в общественной организации) обязательно осуществляется документооборот — процесс подготовки документов, необходи­мых для отражения состояния дел и управления производствен­ным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты — все это разнообразные виды документов, отра­жающих те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое назначение и форму представления инфор­мации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламенти­руются государственными и отраслевыми стандартами.

Еще одна сфера использования текстовых документов — это научная литература. Результаты научных исследований пуб­ликуются в научных монографиях, отчетах, статьях. К научной литературе относятся также учебники, в которых изложены ос­новные достижения науки в той или иной области. Научные тек­сты по способам оформления существенно отличаются и от худо­жественных текстов, и от деловых документов. Ярким примером тому служат ваши школьные учебники. Текст разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения опре­деленных логических единиц текста. В тексте повсеместно ис­пользуется различное начертание для выделения терминов, опре­делений, теорем и других фактов, на которые следует обратить особое внимание. Для лучшего понимания излагаемого материа­ла дополнительно к тексту используются различные графические обозначения: формулы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии.

Обучаясь в школе, каждый из вас не только имеет дело с учеб­никами, как примерами научного текста, но и сам готовит науч­ные работы. Простейшим примером научного текста является реферат, который наверняка приходилось готовить каждому школьнику. Таким образом, уже со школьного возраста вы стал­киваетесь с необходимостью уметь набирать и оформлять текст. Далее, в случае поступления в институт, вам предстоит выполнять курсовые работы, написать дипломную работу. Навыки по подготовке текстовых документов, полученные еще в школе, пригодятся и в дальнейшей жизни.

Еще одна отрасль, использующая текстовые документы, — это рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо со­ставленная и оформленная рекламная листовка или буклет яв­ляется критерием успешного развития бизнеса. За сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельно­сти в мире уже сформировались определенные правила состав­ления рекламных документов. Стиль изложения информации и способы их оформления существенно отличаются от тех, что ис­пользуются в перечисленных выше видах текстовых документов.

В большинстве случаев создание текстового документа предпо­лагает его дальнейшую печать и преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров).

Для подготовки текстовых документов, которые необходимо тиражировать, используют настольные издательские системы. Название «настольная издательская система» берет начало от английского термина desktop publishing. В широком смысле сло­ва этот термин означает совокупность аппаратных и программ­ных средств, предназначенных для создания образца печатной продукции, готового для тиражирования.

Первые настольные издательские системы на основе персо­нальных компьютеров появились в 1980-х годах, когда фирма Apple Computer разработала первый лазерный принтер с высо­ким качеством печати. Именно появление этих принтеров стало стимулом к быстрому развитию аппаратных и программных средств, способных обеспечить издательский процесс. Появле­ние персональных компьютеров и настольных издательских сис­тем позволило перенести основные этапы подготовки печатного издания из типографии на обычный рабочий стол и сократить время на подготовку печатного издания.