Исторически наиболее ранними сферами использования текстовых документов являются литературное творчество и делопроизводство.
К первым документам литературного творчества относятся библия и летописи. Первыми документами делопроизводства являлись грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места), наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам), приговоры, челобитные (обращения граждан), памяти (записки по делу между подьячими из разных приказов), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). Из перечня документов видно, что делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.
Составлялись документы на дорогостоящем пергаменте — специально выделанной бараньей, козьей или телячьей коже. Специально обученные писцы каллиграфическим почерком записывали текст. Для письма использовали гусиные перья. Потерявшие силу документы счищались с пергамента, после чего он снова использовался. С X века пергамент стал вытесняться бумагой. Химический состав бумаги и чернил обеспечил большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени. Многие документы делопроизводства еще в XX веке составлялись в рукописном виде.
С изобретением книгопечатания появилась возможность печатать наиболее значимые тексты (в основном религиозные книги) с целью их повсеместного распространения. В изготовлении документа принимали участие люди разных профессий. Автор готовил рукописный вариант текста. Процесс этот сопровождался многократным переписыванием фрагментов текста, горами испорченной бумаги. Затем в типографии наборщики набирали текст, помещая литеры «буковка за буковкой» на специальные наборные доски. С этих досок типографский аппарат тиражировал текст.
В конце XX века основным инструментом подготовки текстовых документов стал компьютер. При этом возможно применение различных технологий, выбор которых определяется видом и сложностью текстового документа. Так, например, при создании литературного произведения автор подготавливает рукопись на компьютере — набирает и редактирует текст. После сдачи в издательство осуществляется компьютерная верстка материала — предпечатная подготовка документа. Затем изготавливаются пленки, с которых в типографии производится печать всего тиража книги.
Любой человек в своей профессиональной деятельности сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов. Это могут быть очень короткие или очень большие документы.
Можно выделить четыре основных направления использования текстовых документов и, соответственно, четыре вида текстовых документов: художественный текст, научный текст, деловой документ и рекламный документ.
В сфере литературного творчества заняты люди самых разнообразных профессий: писатели, поэты, критики, журналисты, переводчики. Литературные тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследования), а могут иметь малые формы (статьи, стихи, очерки, заметки).
Откройте любую художественную книгу. Вы увидите, что литературное произведение имеет, как правило, очень простое оформление. Текст набран одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделен заголовок, большие тексты иногда разбиты на главы. Для хорошего восприятия текста используется выравнивание строк по ширине листа. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи иногда сопровождаются фотографиями. Особое место среди художественной литературы занимают детские книжки, где много ярких красивых иллюстраций, сопровождающих текст.
Другая область использования текстовых документов имеет глубокие исторические корни — это делопроизводство, где деловые документы играют главную роль. Делопроизводство является составной частью практически любой другой сферы деятельности человека. В любом учреждении (на производственном предприятии, в образовательном учреждении, государственном учреждении, в общественной организации) обязательно осуществляется документооборот — процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты — все это разнообразные виды документов, отражающих те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое назначение и форму представления информации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламентируются государственными и отраслевыми стандартами.
Еще одна сфера использования текстовых документов — это научная литература. Результаты научных исследований публикуются в научных монографиях, отчетах, статьях. К научной литературе относятся также учебники, в которых изложены основные достижения науки в той или иной области. Научные тексты по способам оформления существенно отличаются и от художественных текстов, и от деловых документов. Ярким примером тому служат ваши школьные учебники. Текст разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения определенных логических единиц текста. В тексте повсеместно используется различное начертание для выделения терминов, определений, теорем и других фактов, на которые следует обратить особое внимание. Для лучшего понимания излагаемого материала дополнительно к тексту используются различные графические обозначения: формулы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии.
Обучаясь в школе, каждый из вас не только имеет дело с учебниками, как примерами научного текста, но и сам готовит научные работы. Простейшим примером научного текста является реферат, который наверняка приходилось готовить каждому школьнику. Таким образом, уже со школьного возраста вы сталкиваетесь с необходимостью уметь набирать и оформлять текст. Далее, в случае поступления в институт, вам предстоит выполнять курсовые работы, написать дипломную работу. Навыки по подготовке текстовых документов, полученные еще в школе, пригодятся и в дальнейшей жизни.
Еще одна отрасль, использующая текстовые документы, — это рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо составленная и оформленная рекламная листовка или буклет является критерием успешного развития бизнеса. За сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила составления рекламных документов. Стиль изложения информации и способы их оформления существенно отличаются от тех, что используются в перечисленных выше видах текстовых документов.
В большинстве случаев создание текстового документа предполагает его дальнейшую печать и преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров).
Для подготовки текстовых документов, которые необходимо тиражировать, используют настольные издательские системы. Название «настольная издательская система» берет начало от английского термина desktop publishing. В широком смысле слова этот термин означает совокупность аппаратных и программных средств, предназначенных для создания образца печатной продукции, готового для тиражирования.
Первые настольные издательские системы на основе персональных компьютеров появились в 1980-х годах, когда фирма Apple Computer разработала первый лазерный принтер с высоким качеством печати. Именно появление этих принтеров стало стимулом к быстрому развитию аппаратных и программных средств, способных обеспечить издательский процесс. Появление персональных компьютеров и настольных издательских систем позволило перенести основные этапы подготовки печатного издания из типографии на обычный рабочий стол и сократить время на подготовку печатного издания.