Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Волгоградский государственный медицинский университет» министерства здравоохранения российской федерации факультет социальной работы и клинической психологи кафедра экономики и менеджмента
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Документационное обеспечение управления »
на тему: «Характеристика работы секретаря-референта»
Выполнила:
студентка 1 курса факультета
социальной работы и клинической психологии
направления подготовки
«Менеджмент» (заочная форма обучения)
Юсюмбели О.В.
Волгоград 2019 год
Содержание
Введение…………………………………………………………………………..3
1. Характеристика должности секретаря-референта…………………….…......5
2. Нормирование и организация труда секретаря-референта………………….9
Заключение……………………………………………………………………….12
Список использованной литературы…………………………………………...14
Введение
Актуальность темы исследования обусловлены переменами, происходящими в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Объектом исследования является секретарь. Предметом исследования является правовой статус секретаря как субъекта правовых отношений.
Быть незаметной, но незаменимой - такое кредо избирают для себя сотни представителей секретарского дела. Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различных категорий: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.
|
|
Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь XXI века - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону.
Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.
Секретарь - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.
Секретарь, как и любой другой сотрудник компании, не может оказаться в стороне от общекорпоративных процессов, которые оказывают влияние на уровень доверия. Но в отличие от прочих сотрудников для него кроме выполнения профессиональных обязанностей необходимо установить доверительные отношения с руководителем. В этом микроколлективе только два сотрудника - секретарь и его руководитель, который должен видеть в секретаре именно своего помощника номер один, а не «говорящую голову в приемной».
|
|
Характеристика должности секретаря-референта
Должность секретаря-референта
Секретарь - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.
В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии.
Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Современный секретарь - «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.
|
|
Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.
Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
· функции по документационному обеспечению управления;
· функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.
К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Структура работы секретаря-референта
Производственный процесс - совокупность действий работников и орудий труда для достижения результата в работе. Комплексы операций секретаря делятся на оперативные и подготовительно-заключительные.
Планировка и обслуживание рабочего места
Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:
на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.
Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря обеспечивает максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
в помещении приемной находятся только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
мебель для посетителей находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он имеет возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.
Организация рабочего места и труда секретаря на предприятии
Основное требование это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сократить физические усилия работника.
Условия труда это совокупность элементов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека.
Группы факторов:
1. Санитарно-гигиенические (температура, влажность воздуха, освещение, шум, окраска стен и т.д.)
2. Эстетические (озеленение служебного помещения, использование в интерьерах произведения живописи и прикладного искусства)
3. Психофизиологические связаны с осуществлением мер психофизиологического характера т.е. чередование труда и отдыха.
4. Социально-психологические связаны с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе (снятие психологических барьеров, создание нормального психологического климата)
Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами и стандартами.
Работа по содержанию благоприятных условий труда должна носить комплексный характер, это относится к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда.
Психофизиологические условия труда необходимы для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности на длительный период. секретарь референт рабочий