Пример 1: Для профессий, по которым ежедневно выполняются одни и те же функции
Составление баланса использования рабочего времени
Выявление потерь рабочего времени и установление оптимальных показателей соотношения труда и отдыха осуществляется методами фотографии рабочего дня, самофотографии, моментных наблюдений. Их суть заключается в проведении замеров по видам использования рабочего времени. Замеры должны производиться по однотипным, циклически повторяющимся операциям в разные дни недели, у работников разной квалификации, пола, возраста, а затем рассчитываться средние показатели. На основании замеров составляется фактический баланс рабочего времени, выявляются непроизводительные потери и далее составляется нормативный баланс. Показатели выражаются в минутах или в процентном соотношении.
Традиционная классификация затрат рабочего времени рабочих включает в себя следующие виды:
- подготовительно-заключительное время;
- оперативное (время непосредственного выполнения трудовых операций), которое подразделяется на основное и вспомогательное;
- время обслуживания рабочего места (уход за оборудованием, поддержание санитарного состояния);
- время на отдых и личные надобности включает в себя регламентированные перерывы, предусмотренные технологическим процессом и санитарными условиями, а также возможные нерегламентированные перерывы, вызываемые организационными и технологическими нарушениями.
У современных исследователей встречаются классификации, имеющие отношение к любым видам работ, например:
- производительный труд (необходимая и полезная работа, приводящая к увеличению потребительской стоимости продукции или услуг или необходимая, но бесполезная работа – совещания, переезды, составление отчетности);
- непроизводительный труд (переделки, проверки, бесполезная отчетность, требуемая устоявшейся системой);
- временя отдыха (законное – обеденные перерывы, технологические паузы и незаконное - простои, опоздания, ранний уход).
Рационально составленный баланс рабочего времени является действенным мероприятием по снижению непроизводительных затрат и повышению экономической эффективности, а также способствует поддержанию работоспособности и сохранению здоровья работников. В таблице 1 приведен пример нормативного баланса рабочего времени.
Таблица 1
Пример расчета баланса рабочего времени
| Наименование затрат рабочего времени | Фактические затраты (мин.) | Проектируемые затраты | |
| Время (мин.) | Удельный вес (%) | ||
| 1. Подготовка рабочего места | 2,1 | ||
| 2. Оперативное | 88,5 | ||
| 3. Технически регламентированные перерывы | 5,2 | ||
| 4. Непроизводительные потери (простои) из-за задержки доставки материалов смежным подразделением | |||
| 5. Уборка рабочего места | 4,2 | ||
| Итого |
Расчет норм времени на выполнение операций отдельными работниками в составе трудового коллектива
Для расчета норм времени применяется метод хронометража, который связанс замерами оперативного времени. Чем подробнее разбиты действия работников на отдельные операции (элементы), тем точнее расчет. Хронометраж следует проводить у рабочих разного опыта работы, в различное время дня и недели (чтобы учесть факторы усталости и неритмичности производственного процесса) и незаметно для рабочих (чтобы избежать намеренного замедления действий). Измеряется оперативное время выполнения каждой операции на соответствующие единицы измерения и далее пересчитывается на базовую единицу, которой может выступать натуральный показатель (например, тонна готовой продукции) или сметная калькуляционная единица.
На основании составленного в таблице 1 баланса рабочего времени можно рассчитать коэффициент перевода оперативного времени в норму времени, который в дальнейшем используется для расчета нормативной численности. Он определяется делением общего фонда рабочего времени на оперативное время. В данном случае он составит: 480/425 = 1.13.
Далее расчет можно производить двумя способами
Способ.
Рассчитывается только оперативное время и потом увеличивается на данный коэффициент. Расчет оперативного времени основан на обязанностях бухгалтера в соответствии с должностной инструкцией и определяется либо по экспертным оценкам, либо из предыдущей практики данной организации, либо методом хронометража.
Таблица 2
Пример расчета нормативного времени для бухгалтера по вводу первичных документов, если он ежедневно выполняет одни и те же операции
| Категория рабочего времени | Наименование работ | Порядок расчета нормы | Время выполнения работ, мин. |
| Оперативное время (время непосредственной работы) | 1.Переход в другое помещение для получения документов 2.Сортировка документов и внешняя проверка 3.Ввод данных из первичных документов в компьютер: Документы 1 уровня сложности Документы 2 уровня сложности Документы 3 уровня сложности 3. Выявление несоответствий в документах, уточнение и согласование данных в пределах компетенции бухгалтера 4.Систематизация и подшивка документов в папки Итого | 3 раза в день по 5 мин 0,1 мин. на 1 документ, всего 100 документов 1мин.х 50шт 3 мин.х10шт 5 мин.х40шт 5мин. на 1 папкух12шт. |
Оперативное время 385 мин. умножается на коэффициент 1.13 = 435мин. нормативное время.
Плановая численность рассчитывается делением совокупной нормы времени (435 мин.) на общепринятую норму продолжительности рабочего дня по трудовому кодексу (480 мин.), то есть 0,9 человека.
Способ.
Баланс рабочего времени не определяется, а подготовительно-заключительное время и время отдыха включаются непосредственно в расчет. Кроме того, можно учитывать дополнительные операции, которые работник выполняет не ежедневно, а с определенной периодичностью. В данном примере работник каждый месяц 1 день отвлекается на повышение квалификации, что учтено в среднем как 23 мин. ежедневно.
Таблица 3
Пример расчета нормативного времени для бухгалтера по вводу первичных документов, у которого ряд обязанностей выполняется не ежедневно, а с другой периодичностью
| Категория рабочего времени | Наименование работ | Порядок расчета нормы | Время выполнения работ, мин. |
| Подготовительно-заключительное | 1.Включение и проверка работы компьютера 2.Подготовка к началу работы 3.Завершение работы, уборка рабочего места Итого | ||
| Оперативное время (время непосредственной работы) | 1.Переход в другое помещение для получения документов 2.Сортировка документов и внешняя проверка 3.Ввод данных из первичных документов в компьютер: Документы 1 уровня сложности Документы 2 уровня сложности Документы 3 уровня сложности 3. Выявление несоответствий в документах, уточнение и согласование данных в пределах компетенции бухгалтера 4.Систематизация и подшивка документов в папки Итого | 3 раза в день по 5 мин 0,1 мин. на 1 документ, всего 100 документов 1мин.х 50шт 3 мин.х10шт 5 мин.х40шт 5мин. на 1 папкух12шт. | |
| Дополнительное время, связанное с фактором неопределенности | Согласование с руководящим работником выявленных несоответствий, находящихся за пределами компетенции бухгалтера. Неподготовленность документов к обработке | По предыдущим фактическим данным из расчета в среднем за рабочий день | |
| Обязательное обучение | Обучение непосредственно на рабочем месте по изменениям в программном обеспечении или нормативных документах | 1 рабочий день в месяц (480 мин./ 21 раб. день в месяц) | В среднем 23 |
| Время отдыха | 1.Отдых и личные надобности (без учета обеденного перерыва) 2.Технические перерывы (по санитарным нормам) при работе за компьютером Итого | 6 раз в день по 5 мин. | |
| Всего |
Плановая численность в данном случае будет 528/480 мин. = 1,1 человека.
Пример 2: Расчет норм времени и нормативной численности для работников, выполняющих разные функции в разные периоды времени в течение года
Особенности труда руководителей и специалистов, в отличие от труда физического: информационный характер предмета и продукта труда, коммуникативная направленность деятельности, действие фактора неопределенности, повышенная ответственность за принимаемые решения, результаты оцениваются по влиянию на конечный продукт деятельности организации через большие промежутки времени, требуется постоянный выбор из альтернативных вариантов, объективная необходимость постоянного повышения квалификации и участия в инновационных процессах, неравномерность нагрузок в течение рабочего дня, месяца, года.
Расчеты норм для данных категорий работников можно вести аналогично приведенным выше, но с учетом особенностей их деятельности. Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими, можно условно разделить на три вида:
- типовые профессиональные действия, на которые можно рассчитать нормы времени методом хронометража – ведение документации, составление отчетности, переезды и переходы по стандартным маршрутам, информационно-техническое обеспечение, сбор и обобщение данных, вычислительные действия, плановые совещания, инструктаж и т.п.;
- координационно-коммуникативные действия, требующие дополнительных затрат времени на незапланированные ситуации – поиск необходимых документов или людей, перебои в материальном обеспечении, вынужденные поездки, дополнительные переговоры, аварийные ситуации и т.п.;
- аналитическая и исследовательская деятельность, связанная с вариативностью выработки и принятия решений и методов их выполнения.
Первый вид работ поддается расчету трудоемкости аналогично труду рабочих, так как может быть разделен на элементарные детерминированные операции, сочетающие в себе стереотипные мыслительные действия с физическими усилиями. Также здесь необходимо учитывать время на виды работ, возникающие периодически, но носящие обязательный характер (например, обучение).
Для работ второго и третьего типа установление норм носит более условный характер и определяется не только хронометражом, но и методом экспертных оценок. Учитывается фактор неопределенности исходя из продолжительности аналогичных ситуаций в предшествующие периоды, от принятой на предприятии системы распределения ответственности, от организационных мероприятий, позволяющих или не позволяющих предотвращать эти ситуации.
При расчетах оперативное время совпадает с нормативным и не определяется ежедневный баланс рабочего времени. Так как многие работы циклически повторяются не ежедневно, а через большие промежутки времени, целесообразно делать расчет на годовой фонд рабочего времени. Количественную оценку такого труда можно дать опосредованно, через систему нормообразующих факторов, в коэффициентах, увеличивающих сложность выполнения простейшей задачи, которые устанавливаются экспертным путем.
Таблица 4
Пример расчета нормативной трудоемкости для главного бухгалтера
| Наименование работ | Единица измерения | Нормативное время на ед. изм. (час.) | Объем работ за год | Нормативное время за год (час) |
| Ежедневно выполняемые операции: проверка и подписание документов, договоров, совещания с подчиненными, общение с контрагентами и т.п. (расчет делается аналогично примеру из таблицы 3 с учетом времени на отдых и подготовительно-заключительное) | 1 день | 1,75 | 435.75 | |
| Ежемесячно выполняемые операции: проверка начислений заработной платы и налогов, внутренняя отчетность, проверка движения имущества, совещания с руководителями, аналитическая работа (расчет тоже должен быть подробно по каждой операции, но время на отдых повторно не считать) | 1 месяц | 42,5 | 510,0 | |
| Ежеквартальные работы: составление налоговой отчетности, согласование ее с руководителем, повышение квалификации | 1 квартал | 74,3 | 297.2 | |
| Ежегодные работы: составление, согласование и сдача годовой отчетности, участие в инвентаризациях, архивировании документов | 1 год | 232,0 | 232,0 | |
| Итого на выполнение типовых операций | 1474,95 | |||
| Нормообразующие факторы, увеличивающие время выполнения простейшей задачи: | повышающие коэффициенты: | |||
| необходимость периодических командировок в филиалы | 1,18 | |||
| Участие в бизнес-планировании | 1,24 | |||
| ВСЕГО | 2153,76 |
Сначала традиционными методами рассчитывается время выполнения простейших задач. Далее к полученному нормативному времени на выполнение типовых операций применяется система повышающих коэффициентов исходя из критериев сложности труда.
Простейшая задача связана с принятием одного элементарного решения, не представляющего новизны и не содержащего дополнительных условий ее выполнения, например, выдача задания подчиненным в начале дня и контроль его выполнения, проведение (или участие) ежедневного оперативного совещания. Количественный расчет простейшей задачи связан с установлением минимального времени на ее выполнение, то есть на запланированные коммуникативные действия, не носящие экстренного характера.
Годовой фонд рабочего времени лучше всего взять из официального производственного календаря текущего года, обычно он бывает в диапазоне 1800-2000 час. в зависимости от выходных и праздничных дней.
Или можно условно рассчитать в случае стандартной 5-дневной рабочей недели по принципу: 365 дней в году – 12 праздники – 104 выходные = 249 рабочих дней в месяц х 8 час. = 1992 час. в год. Также необходимо обратить внимание, что если работник уходит в отпуск и передает выполнение своих функций другим, то годовой фонд рабочего времени принимается 12 месяцев. Если во время его отпуска работа временно приостанавливается, то – 11 месяцев.
Для расчета нормативной численности полученное нормативное время из таблицы 2153,76 делим на годовой фонд рабочего времени 1992 час. и получаем планируемую численность 1,08 чел.