Аудитор (от латинского auditor - слушатель) - ревизор, проверяющий, контролирует и анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия и составляет на основе данного анализа различную отчетность.
Обычно этот отчет составляется в конце рабочего дня, во время ночной смены, и поэтому эта проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служащий ночным аудитором.
Основная цель:
подтверждение правильности и полноты учета гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами, а также проконтролировать, что Отель получил плату за предоставленные блага и услуги клиентам.
Задачи ночного аудита:
1.проверка статусов номеров и незаехавших броней;
2.балансирование системы;
3.закрытие финансовой даты и подготовка отчетности;
4.проведение спец-х технологических операций.
В его обязанности входит:
- проверяет полученный доход от проживания в гостинице
- процент фактической занятости номерного фонда
- делает кассовую сводку,
– проверка правильности составления сетов;
– проверка правильности оплаты по кредитным карточкам;
– внесение в счета клиентов оплаты за покупки, совершенные в течение дня;
– проверка талонов, дающих право на предоставление скидки;
– суммирует результаты финансовых операций и на следующий день докладывает о них руководителю гостиницы.
Во многих гостиницах функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров. Однако практика показывает, что ночной аудитор себя всегда оправдывает.
Длительность ночного аудита от4 до 8 часов.
Объем и продолжительность аудита зависит: от размера гостиницы, от кол-ва начислений и оплат, от аккуратности оперативного персонала.
Норматив: 1 аудитор на каждые 200 занятых гостиничных номеров.
Состоит из двух этапов:
· ручной ночной аудит
· автоматический ночной аудит.
Этап
1. Одна из основных целей ночного аудита – начисление за проживание(по тарифу) и начисление связанных с проживанием налогов, поэтому аудитор в первую очередь, проверяет статус занятости каждого номера.
Эта проверка проводится по отчету состояния комнат поступившего из службы горничных. Аудитор печатает отчет разногласий, используя список гостей, отчет горничных и службы портье.
Разногласия могут возникнуть из-за ошибок поселения и выписке гостей, из-за оставленных в номере вещей, из-за возврата в номер гостя после выписки, из-за освобождения номера раньше указанной даты без выписки. Если обнаружены разногласия, аудитор должен проверить балансы счетов проживающих и провести технологические шаги для снятия разногласий. Аудитор проверяет отчет оставшегося ожидаемого заезда (не заезд).
Затем аудитор проверяет отчет фактического заезда: правильность ввода тарифов, сроков проживания, стоимости оплаты, согласно политике гостиницы.
2. аудитор получает из системы управления гостиницей журнал начислений и проверяет его на наличие корректировок, цифр начислений, вызывающих подозрения. Все случаи нестандартных выясняются по первичным документам в системе.
3. в службу ночного аудита приходят все первичные документы и отчеты из всех подразделений гостиницы - кассовые отчетов всех подразделений гостиницы, при этом проверяя содержимое кассовых ящиков в службе портье. Аудитор проверяет начисления из системы телефонного сервиса. Для этого он снимает отчет по кол-ву и суммам телефонных разговоров на текущую дату и проверяет его на полное совпадение в системе управления.
4…после подготовки и всех проверок аудитор закрывает финансовую дату.
Этап
Для этого запускается автоматическая процедура ночного аудита:
а)реорганизация данных в системе. Система управления проводит самопроверку полноты и правильности данных. Рекомендуется проводить реорганизацию данных в периоды высокой загрузки гостиницы.
б)обработка незаехавших броней. Во время этой фазы система изменяет статус записей брони на статус незаезда и освобождает номера.
в)начисление за проживание. Во время этой фазы система начисляет тариф текущей даты и соответствующие налоги на счета проживающих.
г) начисление доп услуг. Система начисляет регулярные(на ежедневной основе) услуги и соответствующие налоги на счета гостей.
д)продление календаря наличия комнат. Во время этой фазы система продлевает календарь наличия комнат на один день и стирает календарь наличия прошедшего периода по правилу, определенному в настройках системы.
е)формирование итоговых данных и смена даты. Система сводит финн и статические показатели гостиницы в итоговой записи по дате, благодаря чему формируется управленческая отчетность за большой календарный период.
5…аудитор снимает из системы управления отчет кредитного лимита и находит по нему гостей, кот должны оплатить услуги гостиницы или превысили установленный кредитный лимит. Этот отчет передается утренней смене портье. В некот гостиницах аудитор готовит счета для предстоящего выезда гостей на завтрашнюю дату.
Баланс счетов подводится каждый вечер. Этот процесс очень важен и проводится в то время, когда все прочие службы уже не работают (чтобы все начисления были включены), а именно: во время 3-й смены — ранним утром. В крупных отелях работают несколько ночных аудиторов, в маленьких отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.
Первым шагом в этом процессе является начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами других отделов для проверки правильности начислений. Затем проводятся начисления за аренду номеров и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом формируется окончательный отчет обо всех суммах задолженности гостинице.
Бухгалтерские электронные системы позволяют повысить эффективность проведения операций по счетам и оперативно управлять счетами гостей.
Дежурный аудитор также ответственен за проверку тарифов (стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, и фактическая стоимость должны быть правильными).