Для обеспечения учета товаров большое значение имеет правильное документирование их поступления и приемки. Порядок приемки товаров и документальное оформление зависят:
- от места приемки: на складе перевозчика, складе поставщика, складе получателя;
- от способа доставки: централизованный завоз, самовывоз;
- от вида транспорта: железнодорожный, автомобильный и др.;
- от состояния тарных мест: опломбированная, открытая тара;
- от способа приемки: приемка по количеству мест и товарных единиц, приемка по комплектности и качеству.
Поставщик на отпускаемые товары оформляет товарные документы (товарно-транспортную или товарную накладную, спецификации и др.); документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров (сертификаты качества и безопасности).
Товарно-транспортная накладная (ф.ТТН-1) выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах при отгрузке товаров автомобильным транспортом. Товарная накладная (ф.ТН-2) оформляется грузоотправителем в двух экземплярах при отпуске товаров нарочным.
При поступлении товаров от поставщиков-нерезидентов Республики Беларусь заключается контракт на поставку. Основанием для ведения учета приобретенных по импорту товаров являются товаросопроводительные документы поставщиков, а также грузовые таможенные (статистические) декларации, оформленные покупателем. Поступившие по импорту товары приходуются и отражаются в бухгалтерском учете в рублевом эквиваленте путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату принятия их к учету.
Документальное оформление поставки товаров по железной дороге. Поставщик выписывает на имя покупателя товарную накладную (ф.ТН-2) в двух экземплярах. Железнодорожная накладная сопровождает груз в пути следования и выдается получателю на станции назначения. Товарную накладную и документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров, поставщик пересылает покупателю. В бухгалтерии торговой организации полученные документы регистрируют в журнале учета получаемых от поставщиков документов и контроля поступающих грузов.
Товарная контора железной дороги сообщает торговой организации о прибытии груза на станцию. Экспедитор торговой организации предъявляет доверенность на получение товарно-материальных ценностей и получает в обмен на доверенность железнодорожную накладную, по которой принимается груз. Грузы, прибывшие в исправных опломбированных вагонах или контейнерах станция железной дороги выдает получателю без его проверки, о чем производит отметку в железнодорожной накладной.
После вскрытия вагона экспедитор торговой организации проверяет целостность упаковки, соответствие качества товаров по маркировке данным упаковочных ярлыков и принимает груз по количеству мест или массе.
В случае обнаружения повреждения вагонов, целостности пломб, а также недостачи, порчи груза по вине железной дороги назначается комиссия с участием представителя железной дороги. Комиссия составляет коммерческий акт. В железнодорожной накладной ставится отметка о составлении коммерческого акта. На основании коммерческого акта на сумму недостачи или порчи перевозчику предъявляется претензия по отпускным ценам поставщика с налогом на добавленную стоимость.
Приемка товаров по количеству и качеству производится на складе оптовой торговой организации. Доставленные экспедитором на склад оптовой организации товары от поставщиков заведующий складом в присутствии экспедитора принимает по количеству, ассортименту и качеству в сроки и в порядке установленными Положением о приемке товаров сроки.
В случае выявления расхождений фактического количества и качества поступивших товаров с данными сопроводительных документов поставщика для дальнейшей приемки создается комиссия. В состав комиссии входят представители покупателя, поставщика или незаинтересованной стороны и материально ответственное лицо, принимающее груз (в соответствии с договором).
По результатам приемки товаров по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товара. К акту прилагаются копии сопроводительных документов, упаковочные ярлыки, квитанции места назначения о проверке товара, пломбы от грузовых мест (в которых обнаружена недостача), акт отбора проб и другие сведения, подтверждающие причины возникновения недостачи и порчи.
При предварительной оплате на основании акта приемки товаров оптовая торговая организация предъявляет претензию поставщику. При расчетах по факту поставки поставщику оплачиваются только фактически поступившие товары и заявляется частичный отказ от оплаты на сумму выявленных расхождений.
Поступление товаров от поставщиков на оптовые склады торговой организации автомобильным транспортом оформляется выпиской товарно-транспортной накладной (ф.ТТН-1). К товарно-транспортной накладной прилагаются документы, удостоверяющие качество и безопасность товаров. Заведующий складом поступившие в опломбированной таре товары принимает от представителя поставщика по количеству мест или массе, сверяя фактическое наличие с данными первичных документов. При отсутствии расхождений заведующий складом расписывается в получении груза в двух экземплярах товарно-транспортной накладной, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада.
Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведующий складом производит по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При установлении расхождений с данными документов поставщика комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей.
Доставку товаров от поставщика самовывозом торговые организации производят собственным или привлеченным транспортом. Представитель торговой организации (экспедитор) по доверенности получает товары на складе поставщика под роспись в товаросопроводительных документах поставщика. При выявлении недостач при приемке на складе торговой организации материальную ответственность несет экспедитор.
Поступление товаров на оптовый склад отражается по дебету счета41 «Товары», субсчет 1«Товары на складах» и кредиту счетов:
- 41«Товары», субсчет 1 «Товары на складах» – на внутренний отпуск товаров; при взаимозачете в установленном порядке излишков и недостач товаров, выявленных на складе;
- 42 «Торговая наценка» – на сумму предоставленной поставщиком торговой скидки на товары с максимальными розничными ценами;
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму поступивших от поставщиков товаров по отпускным ценам без налога на добавленную стоимость;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам» – включены в цену импортируемых товаров акциз и таможенная пошлина;
- 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности» – учтена разница от дооценки товаров; оприходованы излишки товаров и тары, выявленные при инвентаризации.
Налог на добавленную стоимость при поступлении товаров в учете отражается по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Налог на добавленную стоимость, начисленный при импорте товаров, отражается по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Тара учитывается на счете 41 «Товары», субсчет 3 «Тара под товаром и порожняя».
На склад оптовой торговой организации заведующим складом приходуются фактически поступившие товары и тара по учетным ценам. При приемке товаров может быть выявлена недостача товаров и тары. Недостачи сверх установленных норм потерь при транспортировке возникают по вине транспортной организации, поставщика или экспедитора.
Выявленные при приемке от поставщика недостачи и потери товаров в пределах установленных норм при транспортировке или по вине экспедитора оптовой торговой организации отражаются по ценам их приобретения без налога на добавленную стоимость по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Недостачи и потери товаров при транспортировке в пределах установленных норм являются расходами оптовой торговой организации. Они списываются в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – по отпускным ценам поставщика без налога на добавленную стоимость.
Недостачи и потери товаров, возникшие при их транспортировке и взыскиваемые с виновных лиц, списываются в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – по отпускным ценам поставщика без налога на добавленную стоимость. Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью недостающих ценностей, относится в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредит счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности».
Недостача, признанная поставщиком или перевозчиком, списывается в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – по покупным ценам с налогом на добавленную стоимость. Основанием для предъявления претензии является коммерческий акт или акт приемки товаров по количеству и качеству.