И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКА ХРАНЕНИЯ




 

1.Оформление дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации.

2. Перечень документов постоянного срока хранения:

- штатные расписание

- структура организации

- номенклатура дел

- описи дел

- акты о приеме выполненных дел

- акты об уничтожении дел и утрате документов

- приказы по основной деятельности

- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги

- годовые планы и отчеты

- годовые бухгалтерские балансы

- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС

- годовые сметы и др.

- коллективный договор

- реестры акционеров

- реестры владельцев ценных бумаг

- списки лиц, имеющих право на дивиденды

- журналы, книги учета работы с акциями

- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля

Перечень документов временного срока хранения:

- приказы на отпуска и командировки

- приказы по административно-хозяйственной деятельности

- договоры с юридическими лицами

- акты о приеме выполненных работ

- бухгалтерские документы

- путевые листы

- кассовые документы

2. Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

5. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

- подшивку или переплет документов дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя дела

- составление внутренней описи документов дела

- оформление обложки дела

 

6. Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации с учетом положений Правил и данных Методических рекомендаций. Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме (приложение № 27 Правил), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 28 Правил). Для обеспечения долговременной сохранности сведений, находящихся на обложке дела, рекомендуется оформлять обложку от руки чернилами. На обложке дела указывается: - наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение); - полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации - источника комплектования в именительном падеже); - полное официальное наименование организации - источника комплектования (указывается в именительном падеже); - сокращенное наименование организации - источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования); - наименование структурного подразделения. Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки) (п. 4.24. Правил). Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.

7. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно - исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

8. При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия: - металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются; - в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 4.21. Правил). При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело.

Приложения: 1. Форма листа внутренней описи

2. Форма листа-заверителя дела

3. Форма обложки дела

 

 

Приложение №1

 

Приложение №2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

 

В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,

(цифрами и прописью) в том числе:

литерные номера листов __________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________

 

Особенности физического состояния и
формирования дела
 
Номера
листов
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Приложение №3

 

__________________________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

 

ДЕЛО N ___ ТОМ N __

 

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________________

(Крайние даты)

 

На _________ листах

Хранить ___________

┌───────────┐

│Ф. N _____

│Оп. N ____

│Д. N _____

└───────────┘

 



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2020-05-11 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: