1.Оформление дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив организации.
2. Перечень документов постоянного срока хранения:
- штатные расписание
- структура организации
- номенклатура дел
- описи дел
- акты о приеме выполненных дел
- акты об уничтожении дел и утрате документов
- приказы по основной деятельности
- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
- годовые планы и отчеты
- годовые бухгалтерские балансы
- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
- годовые сметы и др.
- коллективный договор
- реестры акционеров
- реестры владельцев ценных бумаг
- списки лиц, имеющих право на дивиденды
- журналы, книги учета работы с акциями
- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
Перечень документов временного срока хранения:
- приказы на отпуска и командировки
- приказы по административно-хозяйственной деятельности
- договоры с юридическими лицами
- акты о приеме выполненных работ
- бухгалтерские документы
- путевые листы
- кассовые документы
2. Оформление дел для передачи в архив организации осуществляется в делопроизводстве сотрудниками службы делопроизводства или ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
3. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
|
|
5. Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:
- подшивку или переплет документов дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя дела
- составление внутренней описи документов дела
- оформление обложки дела
6. Внутреннюю опись рекомендуется также составлять в делах постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по делопроизводству организации с учетом положений Правил и данных Методических рекомендаций. Внутренняя опись составляется на отдельном листе (листах) по установленной форме (приложение № 27 Правил), в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 28 Правил). Для обеспечения долговременной сохранности сведений, находящихся на обложке дела, рекомендуется оформлять обложку от руки чернилами. На обложке дела указывается: - наименование государственного (муниципального) архива (принимающего документы на постоянное хранение); - полное официальное наименование вышестоящей организации при ее наличии (указывается над наименованием организации - источника комплектования в именительном падеже); - полное официальное наименование организации - источника комплектования (указывается в именительном падеже); - сокращенное наименование организации - источника комплектования, при его наличии (указывается в скобках после полного наименования); - наименование структурного подразделения. Если наименование организации в течение периода, охватываемого документами дела, изменилось или дело было передано в другую организацию, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование данной организации или организации-правопреемника (прежнее название заключается в скобки) (п. 4.24. Правил). Индекс дела, номер тома (части) переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. При необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения.
|
|
|
|
7. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно - исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
8. При подшивке (переплете) дела выполняются следующие действия: - металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются; - в начале дела, при необходимости, подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 4.21. Правил). При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов и др.), эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и формироваться в отдельное дело.
Приложения: 1. Форма листа внутренней описи
2. Форма листа-заверителя дела
3. Форма обложки дела
Приложение №1
Приложение №2
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,
(цифрами и прописью) в том числе:
литерные номера листов __________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и |
| формирования дела |
| Номера |
| листов |
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение №3
__________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО N ___ ТОМ N __
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Заголовок дела)
__________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _________ листах
Хранить ___________
┌───────────┐
│Ф. N _____
│
│Оп. N ____
│
│Д. N _____
└───────────┘