На практике, особенно у работников кадровой службы с небольшим опытом работы, часто возникают вопросы: как подготовить необходимый пакет документов для оформления пенсии работнику, как это сделать правильно, какими нормативными правовыми актами руководствоваться, чтобы избежать ошибок?
Порядок представления работников к назначению пенсий и оформления необходимых документов установлен следующими нормативными правовыми актами:
· Законом Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»;
· Положением о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий в соответствии с Законом Республики Беларусь «О пенсионном обеспечении», утвержденным приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 23.05.1997 № 44.
· Еще один документ - Методические рекомендации по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий - обязывает работодателя осуществлять предварительную подготовку документов для назначения пенсий в течение года до приобретения работниками права на пенсию.
В соответствии со ст. 76 Закона «О пенсионном обеспечении» наниматель обязан своевременно оформлять документы о стаже, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимые для назначения пенсии, и своевременно представлять их в органы по труду, занятости и социальной защите.
Документы, необходимые для назначения пенсии, и представление к ее назначению подготавливает работодатель по месту последней работы заявителя (кормильца). Перечень необходимых для назначения пенсии документов приводились мной в лекции 2 (Документы, необходимые для назначения пенсий).
В целях обеспечения выполнения в организации указанной работы работодатель должен определить в зависимости от численности сотрудников на данном предприятии ответственного работника или группу работников (далее — представитель нанимателя). Его назначение закрепляется приказом или распоряжением руководителя организации. Как правило, выполнение такой работы возлагается на работника, чаще всего, на инспектора по кадрам, который по роду своей основной деятельности связан с оформлением документов о приеме на работу и увольнении, учетом личного состава, ведением трудовых книжек.
Представитель нанимателя ежегодно в начале каждого года на работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию, на основании трудовых книжек и личных карточек составляет списки. В эти списки включаются сотрудники, приобретающие право на пенсию:
· по возрасту на общих основаниях, то есть по достижении общеустановленного пенсионного возраста (60 лет для мужчин и 55 лет для женщин) и при наличии соответственно стажа работы не менее 25/20 лет, в том числе не менее 5 лет стажа работы с уплатой обязательных страховых взносов на цели государственного социального страхования;
· за выслугу лет;
· по возрасту за работу с особыми условиями труда либо на льготных основаниях. Имеются в виду досрочные пенсии по возрасту многодетным матерям, матерям погибших военнослужащих, родителям детей-инвалидов с детства и др. Включение таких категорий работников в список возможно при наличии у работодателя необходимой информации об их статусе (например, о том, что конкретная работница является многодетной матерью, матерью ребенка-инвалида и т.д.).
Для обеспечения своевременного представления такого работника к назначению пенсии наниматель должен проводить соответствующую работу по информированию работников об их правах и обязанностях в сфере пенсионного обеспечения. Следует отметить, что данную работу также выполняют органы по труду, занятости и социальной защите, средства массовой информации, которые доводят до всеобщего сведения нормативные правовые акты в области пенсионного обеспечения путем официального опубликования их в официальных изданиях, по телевидению и радио и посредством иных способов распространения информации.
Списки работников для назначения пенсии формируются в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию по следующей форме:
С П И С О К
работников, у которых возраст,
необходимый для назначения пенсии, наступает в 2009 году
| № п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата рождения | Наименование должности, профессии, цеха, отделения | Основания назначения пенсии | Стаж работы | Примечание | |
| общий | специальный | ||||||
В них должны быть указаны фамилия, имя, отчество работника, день, месяц и год его рождения, Должность (профессия) и наименование структурного подразделения, основания назначения пенсии, общий и специальный стаж работы.
Данный список составляется в целях планирования работы по подготовке и представлению документов для назначения пенсии и осуществления предварительной работы по подготовке комплекта соответствующих документов на каждого работника.
Данные о дате рождения указываются в списке на основании документа, удостоверяющего личность: паспорта гражданина Республики Беларусь (для граждан Республики Беларусь), национального паспорта и (или) вида на жительство, удостоверения беженца (для иностранных граждан и лиц без гражданства). Если в паспорте записан только год рождения (без обозначения месяца и числа), то за дату рождения принимается 1 июля; если только год и месяц (без обозначения числа), то днем рождения считается 15 число соответствующего месяца.
Сведения о стаже работы, в том числе специальном, вносятся в список на основании данных трудовых книжек и других подтверждающих документов.
При исчислении стажа работы для начисления трудовой пенсии следует руководствоваться Положением о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения трудовых пенсий, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777
Согласно Постановлению стаж работы до 01.01.2003 подтверждается документами, выдаваемыми работодателями, архивными учреждениями и иными организациями, имеющими соответствующие сведения о работе и (или) деятельности гражданина. Такими документами являются трудовая книжка, справки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, гражданско-правовые договоры, справки о периоде уплаты обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее — ФСЗН) и о сумме заработной платы/дохода, из которой эти взносы уплачены, — в случаях, предусмотренных законодательством.
Стаж работы после 01.01.2003 (то есть после введения в республике индивидуального (персонифицированного) учета) подтверждается данными ИПУ в системе государственного социального страхования, а именно: выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, выдаваемой районными (городскими) отделами ФСЗН. Для назначения пенсии конкретному лицу (в случае представления его к ней в установленном порядке либо личного обращения за назначением пенсии) указанная выписка запрашивается районным (городским) управлением (отделом) по труду, занятости и социальной защите.
При обнаружении в трудовых книжках поправок, неоговоренных исправлений, а также в других случаях, когда запись вызывает сомнение, представитель нанимателя ставит в известность об этом работника и принимает меры по истребованию надлежащих документов либо внесению изменений в соответствующую запись в трудовой книжке.
Если при подсчете стажа, в том числе специального, по трудовой книжке будет установлено, что у работника его недостаточно для назначения пенсии или имеются перерывы в работе, то у такого сотрудника в обязательном порядке уточняется наличие других документов, подтверждающих его трудовую либо иную деятельность, засчитываемую в стаж для назначения пенсии. При необходимости представитель нанимателя обязан принять меры к истребованию нужных документов о работе/деятельности, а в соответствующих случаях — розыску свидетелей, которые, по мнению работника, могли бы подтвердить периоды его работы.
Представитель нанимателя за месяц до достижения работником пенсионного возраста и приобретения права на пенсию извещает его о порядке обращения за пенсией. Заинтересованность в своевременном оформлении на пенсию должна быть обоюдной, то есть как со стороны работодателя, так и работника (поскольку рассмотрение вопроса о назначении пенсии осуществляется при наличии письменного волеизъявления (заявления) гражданина о назначении пенсии).
Заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по установленной форме в соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке оформления и ведения дел по назначению государственных пенсий, утвержденной приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 29.09.1998 № 85, и регистрируется представителем нанимателя в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий. В случае увольнения работника после подачи заявления о назначении пенсии оно подлежит рассмотрению нанимателем в установленном порядке независимо от факта увольнения. Заявление о назначении пенсии по случаю потери кормильца принимается представителем нанимателя по месту последней работы кормильца независимо от времени, прошедшего после его смерти.
Обращающийся за пенсией (независимо от вида) в обязательном порядке должен предъявить документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства и гражданство, а несовершеннолетние лица, не достигшие 16 лет, — свидетельство о рождении или документ, удостоверяющий личность (при его наличии).
В отношении работников, включенных в списки, работодатель осуществляет предварительную подготовку документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет. При необходимости должны быть приняты меры по истребованию недостающих документов, а в соответствующих случаях - розыску свидетелей, которые, по мнению работника, могли бы подтвердить периоды его работы.
На основе всех собранных документов работодатель оформляет представление для назначения пенсии.
Работодатель в 10-дневный срок со дня регистрации заявления оформляет все необходимые документы и свое представление, знакомит с ним заявителя (под расписку в представлении) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии.
При положительном решении вопроса заявление, представление и все документы передаются в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства заявителя. По решению комитетов по труду, занятости и социальной защите представление работника к назначению пенсии может осуществляться в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения предприятия.
В том случае, если работодателем собраны не все необходимые документы, в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите передаются имеющиеся с указанием причины отсутствия недостающих документов. Впоследствии недостающие документы представляются не позднее одного месяца со дня получения извещения о необходимости представления недостающих документов.
Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, работодатель сообщает ему об этом в письменной форме с указанием причины отказа.
В том случае, если работник не согласен с решением работодателя об отказе в представлении его к назначению пенсии, он имеет право с заявлением о назначении пенсии обратиться непосредственно в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства (нахождения работодателя), приложив к заявлению сообщение об отказе. При этом по требованию работника или районного (городского) управления (отдела) по труду, занятости и социальной защите работодатель передает документы о стаже работы и заработке работника и другие.
Если работником подано работодателю заявление о назначении пенсии, оно подлежит рассмотрению в установленном порядке, независимо от того, продолжает ли работник трудиться или уволился после подачи заявления.
Заявление от члена семьи умершего работника по его требованию принимается работодателем независимо от времени, прошедшего после смерти кормильца.
По требованию работника работодатель выдает ему документы, необходимые для перерасчета пенсии, возобновления ее выплаты, перевода с одной пенсии на другую.
Представление и (или) оформление документов для назначения пенсии по случаю потери кормильца либо социальной пенсии детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, осуществляют их законные представители.
Представление и оформление документов к назначению пенсии лиц, находящихся в местах лишения свободы, осуществляется администрацией исправительного учреждения.
Районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и социальной защите обязаны давать разъяснения и справки по вопросам назначения пенсии, а также содействовать заявителю в получении необходимых документов.
Представитель нанимателя в течение 10 дней со дня приема заявления оформляет необходимые документы о стаже, заработке и другие, а также свое представление (оформляется на основе всех собранных документов согласно форме приложения 2 к Инструкции). Затем знакомит работника с представлением (под расписку в нем) и рассматривает вопрос о возможности представления данного работника к назначению пенсии. При положительном решении вопроса заявление, представление и все документы передаются в районное (городское) управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите по месту жительства заявителя. В том случае, если собраны не все необходимые документы, передаются имеющиеся с указанием причины отсутствия недостающих документов. Впоследствии недостающие документы представляются в установленные законодательством сроки.