ПРИЕМ ДЕЛЕГАЦИЙ
Встреча делегации
Протокол визита вежливости
Программа пребывания
Особенности делового подарка
Встреча в аэропорту (на вокзале)
Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.
На встречу, делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.
В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.
После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.
Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.
В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.
В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.
Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место
читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.
Гостиница
К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже должны быть произведены.
Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.
После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.
Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.
Рассмотрим протокол визита вежливости.
В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.
По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку - гостя. Переводчик занимает место произвольно.
Не полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.
Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже через 5-7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.
В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.
Рабочая программа
Пребывание немецкой делегациив количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству
Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»
Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,
Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,
Хельга Редигер – переводчик.
Срок пребывания – 00 дня.
Прибытие 00.00.0000
Убытие 00.00.0000
Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич
Тел: 773 30 56
Дата | Время | Мероприятия | Ответственные |
00.00 | 8.00 | Встреча в аэропотру | Сидоров А.А. |
9.00 | Размещение в гостинице | Сидоров А.А. | |
10.00 | Уточнение программы пребывания | Иванов И.А. | |
12.00 – 14.00 | Переговоры на фирме | Демченко Д.Н. Мажара И.Ф. Овсянникова А.А. | |
14.00 – 15.00 | Обед | Соловьева Н.Н. | |
15.00 – 17.00 | Продолжение переговоров | ||
17.00 – 21.00 | Свободное время | Мечетина Т.Г. | |
00.00 | 10.00 – 14.00 | Продолжение переговоров | |
14.00 – 15.00 | Обед | Соловьева Н.Н. | |
15.00 – 16.00 | Подписание соглашения о сотрудничестве | Демченко Д.Н. | |
16.00 – 19.00 | Свободное время | Матвеева Р.М. | |
21.00 – 23.00 | Торжественный ужин | Дегтярев Д.Е. | |
00.00 | 10.00 | Проводы в аэропорту | Сидоров А.А. |
Начальник Отдела внешних сношений л.п. К.И.Баринов