Особенности делового подарка

ПРИЕМ ДЕЛЕГАЦИЙ

Встреча делегации

Протокол визита вежливости

Программа пребывания

Особенности делового подарка

Встреча в аэропорту (на вокзале)
Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Прото­кол встречи предусматривает соблю­дение ряда правил.

На встречу, делегации следует вы­езжать в таком составе, который соот­ветствует статусу приезжающих гос­тей. Однако протокол разрешает, что­бы в процедуре встречи вместо перво­го лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопро­вождают 2—3 члена принимающей де­легации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и назы­вает свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречаю­щий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служеб­ным положением. Но если в их сос­таве есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной деле­гации называет своих спутников. Да­мам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цве­ты вручают в целлофановой упаков­ке). После короткой процедуры вза­имных приветствий гости, в сопро­вождении встречающих, в автомоби­лях направляются в гостиницу.

Главный гость и главный встреча­ющий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главно­му гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины откры­вает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занима­ет место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с пра­вой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую двер­цу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркует­ся так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иност­ранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, да­мам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схе­ме, по которой происходила рассад­ка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем нахо­дится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.

Гостиница

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организа­ции (протокольный отдел, управле­ние делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожи­дается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня но­мера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласо­вания, и к моменту приезда делега­ции все необходимые платежи уже должны быть произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руково­дителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представи­тель протокольного отдела или адми­нистративно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти поло­женные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с прог­раммой.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей деле­гации в соответствии с общеприня­той практикой наносит визит вежли­вости руководителю принимающей организации. Визит вежливости яв­ляется протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказыва­ются, если есть необходимость, до­полнительные просьбы и пожелания.

Рассмотрим протокол визита веж­ливости.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей деле­гации, сопровождаемого переводчи­ком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сот­рудник протокольного отдела и про­вожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностран­цев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола пример­но на середину кабинета. Перевод­чик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это по­четное место. Хозяин кабинета зани­мает кресло слева от дивана. В ре­зультате, как и полагается по этике­ту, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на ди­ван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в та­ком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, пригла­шают сесть даму, а по левую руку - гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почет­ных гостей сидя за своим письмен­ным столом или во главе стола для за­седаний. Такое расположение собе­седников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирова­ния в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых воп­росов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже че­рез 5-7 минут секретарь может по­дать угощение: чай, кофе, прохлади­тельные напитки, конфеты (в короб­ке), печенье, фрукты Спиртные на­питки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, мо­жет быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гос­тю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей ка­бинета. Дальше, до выхода из зда­ния, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Рабочая программа

Пребывание немецкой делегациив количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»

Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,

Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга Редигер – переводчик.
Срок пребывания – 00 дня.

Прибытие 00.00.0000

Убытие 00.00.0000

Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич

Тел: 773 30 56

Начальник Отдела внешних сношений л.п. К.И.Баринов