Аренда офиса - дело ответственное, непростое, изобилующее нюансами и деталями. Правильно арендовать офис – это значит: арендовать офис на наиболее рентабельных условиях; арендовать офис, отвечающий всем поставленным условиям и пожеланиям; в короткие сроки; заключить сделку юридически грамотно согласно существующему законодательству. Все этапы аренды офиса покажем в таблице ниже.
| Этапы | Комментарии | |
| Анализ ситуации. | § На начальном этапе необходимо четко определиться, что именно Вам необходимо. Поэтому нужно проанализировать предложения офисной недвижимости, сопоставить их с собственными ресурсами и принять решение, что Вы будете искать. § Если Вы планируете снимать офис на срок более 3 лет, то выгоднее его купить, а не арендовать. Но это могут позволить себе не все. Поэтому в таких случаях специалисты рекомендуют следующий вариант: офис покупается, а затем под него берется кредит в банке. § Надо определиться c основными критериями выбора офисных помещений. Прежде всего, это месторасположение офиса, его площадь, а также категория, к которой относится арендуемый офис. | |
| Выбор помещения. | § Перед выбором помещения тщательно взвесьте и решите, какие именно функции наиболее важны для Вашего будущего офиса, и только исходя из этого, выбирайте расположение и формат объекта. § Соберите как можно больше информации о предлагаемом офисном помещении, о районе, в котором оно находится, о его владельце. По этой информации Вы будете иметь полную картину о предлагаемом варианте недвижимости, а значит, сможете уверенно вести переговоры. | |
| Местоположение. | § Если бизнес связан с большим числом посетителей, то офис должен быть расположен в центре, в месте с высокой проходимостью, на первом этаже с отдельным входом. § Если офис нужен для внутренних нужд - можно выбрать периферийный район города. § Необходимо учесть и все издержки, которые могут быть связаны с местоположением офиса. Например, доставка сотрудников на работу и с работы, если офис расположен в труднодоступном месте. | |
| Выбираем класс. | § Класс офиса зависит как от потребностей бизнеса, так и от возможностей владельцев. В России класс офиса зачастую зависит не от уровня здания, а от качества ремонта, который произвели арендодатели. § Если бизнес рассчитан на состоятельную публику, нужен офис с качественным набором услуг, таких как парковка, удобный подъезд, скоростные лифты и т. д. Чем выше класс офиса, тем больше управляющая компания таких услуг предоставляет. § Если уровень клиентов ниже, то переплачивать за аренду не имеет смысла. | |
| Площадь офиса. | § Площадь офиса должна определяться исходя из количества сотрудников, которые будут в нем работать. Этот показатель следует просчитать заранее. И учесть, что теснота провоцирует психологическую напряженность на рабочих местах. Но и излишнее пространство нецелесообразно. | |
| Работа с агентством недвижимости. | § Большинство компаний предпочитает обращаться к риелторам. Для этого необходимо сформулировать свои требования к арендуемому офису. § При выборе посредника, обязательно обратите внимание на два момента. ü Не связывайтесь с фирмами, оказывающими лишь «информационные услуги». Здесь Вам за определенную сумму предложат список адресов и телефонов, по которым на поверку никто ничего не сдает. Это можно распознать при внимательном чтении договора. ü Не рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые только сводят арендатора с арендодателем, не сопровождая переговоры и не отстаивая интересы клиента. | |
| Заключение договора. | § Обязательно изучите рынок коммерческой недвижимости. Все те скидки, благоприятные условия для аренды или покупки, которые Вы захотите получить, осуществятся, если будете аргументировано и со знанием дела говорить, доказывая правоту своего мнения. | |
| Проверка арендодателя. | § В случаях, когда в договоре аренды отсутствуют точные данные о сдаваемом имуществе, такой договор считается не заключенным и, следовательно, не может нести какие-либо последствия. Поэтому проверьте точное указание местоположения объекта (адрес постройки, ситуационный или кадастровый план), его регистрационных данных в ЕГРП (или иных подтвержденных сведений о правообладателе). § Проверьте, действительно ли арендодатель является собственником, и имеет ли он право сдать необходимое Вам помещение в аренду. Это могут подтвердить свидетельство Москомрегистрации (Росреестра) и выписка из Единого Государственного реестра прав (ЕГРП), а также техническая документация БТИ. Но для надежности рекомендуем самостоятельно запросить выписку из ЕГРП. § Если помещение сдается в субаренду (то есть сдается от имени арендатора, ранее оформившего договор аренды с собственником), необходимо, помимо проверки прав собственника, дополнительно уточнить, разрешено ли это арендатору: обычно эти моменты прописываются в его договоре аренды. Проверить права арендатора, сдающего площадь в субаренду, можно также через выписку ЕГРП. Если его договор аренды не зарегистрирован в ЕГРП, то от такой сделки желательно отказаться. § Если интересы собственника представляет иное лицо, например, управляющая компания, дочерняя компания, иные лица, также необходимо убедиться в правомочности их действий. § Могут возникнуть ситуации, когда Вам будет предложено заключить несколько договоров, в том числе с разными лицами, например, договор аренды с собственником и договор с управляющей организацией. Необходимо также подвергнуть экспертизе все документы и подтвердить правомочия сторон. § Представитель компании-арендодателя должен обладать полномочиями для заключения сделки, что также должно быть проверено. Если это директор фирмы, он может распоряжаться лишь 25% собственности компании. § В любом случае, залогом добропорядочности арендодателя станет включение в пакет документов заверенной копии приказа о назначении представителя компании на должность директора, а в отдельных случаях также протокол собрания акционеров, на котором он был уполномочен заключать подобные сделки. § Если представитель действует по доверенности, необходимо прикрепить к пакету документов и заверенную копию доверенности, и заверенную копию подтверждения полномочий того должностного лица, кто выдал доверенность. | |
| Коридорный коэффициент. | § Определите, вносится ли арендная плата только за помещения (здания, сооружения, земельный участок под ними), которые фактически были переданы Вам во временное пользование, или сюда включена плата за так называемые «места общего пользования» (холл, лестничная площадка и т. п.), дополнительные услуги (охрана, автостоянка и т. п.). § Эти дополнительные расходы весьма существенны и обычно проходят отдельным пунктом в договоре или выражаются в виде коэффициента к арендной ставке (так называемого «коридорного коэффициента»). § Некоторые арендодатели не указывают подобные расходы отдельным пунктом в договоре, вместо этого они завышают реальную площадь помещения на необходимый им «коридорный коэффициент». Подписывать подобные документы не желательно. | |
| Точные размеры помещения. | § Необходимо установить соответствие площади арендованных помещений (зданий, сооружений) в реальности с той, что указана в договоре аренды и в технической документации БТИ. Площади могут отличаться в случае применения «коридорного коэффициента» (о нем см. выше). | |
| Цена аренды. | § Если стороны не уточнили в письменном виде форму и сумму оплаты за сдаваемое помещение, то в этом случае договор считается не заключенным и не может нести какие-либо последствия. § Выясните, включает ли названная Вам сумма следующие статьи расходов: ü эксплуатационные расходы, необходимые для поддержания помещения в рабочем и не опасном для жизни и здоровья людей состоянии; ü коммунальные услуги; ü НДС; ü затраты на связь и Интернет; ü стоимость аренды определенного количества машиномест на парковке рядом с офисом. § Если нет, то поинтересуйтесь, сколько придется за все это доплачивать. | |
| Возможность изменения арендных ставок. | § Если в договоре возможность изменения арендной платы не прописана, арендодатель вообще не вправе повышать стоимость аренды в течение всего срока договора, который может быть заключен на 3, 5, 10 и более лет. Арендная плата, указанная в договоре, который не содержит условие о самой возможности ее пересмотра, может меняться только по взаимному согласию арендатора и собственника, то есть по закону. § Сумма оплаты за арендуемое помещение может быть изменена по соглашению арендатора и арендодателя, в сроки, оговоренные заключенным договором, но не может изменяться чаще, чем один раз в год, если в договоре не предусмотрены другие исключения. | |
| Регистрация сделки в ЕГРП. | § В случае, когда договор аренды заключается на срок менее чем календарный год, то такой договор аренды не требует регистрации. § В случае, когда договор на аренду нежилой площади заключается на временной срок, более календарного года, он в обязательном порядке должен быть зарегистрирован и считается полностью заключенным только после данной регистрации. В ЕГРП при этом вносятся соответствующие записи о наличии прав пользования на данный объект (его часть) у арендатора. § Заявление о регистрации договора аренды может подать любая из сторон, подписывающая договор. Прикрепив к заявлению кадастровый паспорт здания (или технический паспорт, или иной документ), на котором должно быть указано сдаваемое помещение и его подробное описание с обязательным указанием точного размера площади (см. Гос. регистрация аренды (договора аренды) объекта нежилого назначения на сайте Росреестра). | |
| Перепланировка. | § Если арендатор пользуется имуществом, переданным ему в аренду, не по назначению или с нарушением условий договора аренды офиса, арендодатель имеет право требовать расторжения договора аренды офиса и возмещения ущерба. Арендатор имеет право изменять состояние вещи (имущества), переданной ему в аренду, лишь при согласии арендодателя. § В ситуации, когда арендатор осуществил перепланировку помещения, разрешенную условиями договора аренды офиса, но без согласия арендодателя, такие действия арендатора можно расценивать как существенное нарушение условий договора аренды офиса, что дает арендодателю право требовать расторжения договора аренды помещения в одностороннем порядке и возмещения убытков. § Подобные ситуации неоднократно были предметом судебных разбирательств между сторонами договоров аренды офиса. Поэтому, прежде чем начинать перепланировку в арендуемом помещении, посоветуйтесь сначала с арендодателем и заручитесь его письменным согласием. Как правило, стороны составляют приложение к договору аренды или отдельное соглашение, к которым прилагается соответствующий план перепланировки. |