Описание СУБД Microsoft Access, преимущества, недостатки
Microsoft Access - одно из приложений, входящих в Microsoft Office, и используется для управления базой данных. Также для создания и редактирования таблиц базы данных и для создания форм и отчётов, которые используют таблицы.
Преимущества Microsoft Access заключаются в том что:
1) Microsoft Access прост в установки и использовании. Она дает менеджерам данных полностью функциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты. Как и многие другие приложения Microsoft, Access содержит «Мастера», которые проходят вас через каждый шаг пути. Пользовательский интерфейс интуитивно понятен, имеется ускорение поиска информации.
2) Microsoft Access прост в интеграции. Она хорошо работает со многими развивающимися программными продуктами, основанными на Windows. Он также может использоваться в интерфейсе как справочные таблицы с такими продуктами, как Microsoft SQL Server и другими продуктами, такими как Oracle и Sybase.
3) Microsoft Access - это выбор для пользователей, которые планируют разрабатывать программное обеспечение с использованием.NET; ссылка на базу данных Access. Его графический пользовательский интерфейс также предлагает лёгкую функциональность и настройку.
4) Microsoft Access широко популярна.
5) Microsoft Access экономит деньги. Она на сотни долларов более экономичен, чем другие более крупные системы; предлагая те же функции и использование.
6) В Microsoft Access удобная емкость хранилища. База данных может хранить до 2 ГБ данных.
7) В Microsoft Access есть многопользовательская поддержка. Около десяти пользователей в сети могут использовать приложение.
8) Импорт данных - Microsoft Access упрощает импорт данных.
Кроме положительных качеств Microsoft Access имеет и отрицательные:
1) Ограниченность. Microsoft Access полезен для отдельных отделов или малых и средних бизнес-секторов. Любой сектор, использование которого превышает 2 ГБ, попадёт в ограничения.
2) Структурный язык запросов (SQL) - SQL для MS Access не так прочен, как MS SQL Server или Oracle.
3) Хранение в одном файле. Вся информация из вашей базы данных сохраняется в один файл. Это ограничивает возможности и способы использования данных, отчетов, запросов и форм. Его производительность становится медленной, так как пользователь масштабирует размер данных. Мультимедийные данные могут быстро использовать ограниченное пространство MS Access.
4) Трудно публиковать файлы из статических файлов.
5) Ограничение по нескольким пользователям. Технический предел - 255 одновременных пользователей, но предел реального мира составляет от 10 до 80 (в зависимости от типа приложения).
Объекты, типы данных
Две основные особенности этого главного экрана - это строка меню, которая проходит вдоль верхней части окна и серии вкладок в главном окне. Строка меню похожа на другие продукты Microsoft Office, такие как Excel. Меню включают:
Файл - элементы меню для открытия, закрытия, создания новых, сохранения и печати баз данных и их содержимого. Это меню также имеет элемент «Выход», чтобы выйти из Access.
Редактировать - вырезать, копировать, вставлять, удалять
Просмотр - просмотр различных объектов базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты)
Вставить - вставить новую таблицу, запрос, форму, отчет и т. Д.
Инструменты. Различные инструменты для проверки правописания, создания связей между таблицами, выполнения анализа и отчетов о содержимом базы данных.
Окно - переключение между различными открытыми базами данных.
Справка - получите справку по доступу.
Вкладка главного окна базы данных включает:
Таблица представляет собой набор столбцов и строк. Каждый столбец называется полем. Внутри таблицы каждому полю должно быть присвоено имя, и никакие два поля не могут иметь одно и то же имя. Каждое значение в поле представляет собой единую категорию данных. Например, таблица может иметь три поля: Фамилия, Имя и Номер телефона. Таблица состоит из трех столбцов: одна для фамилии, одна для имени и одна для номера телефона. В каждой строке таблицы поле «Фамилия» содержит фамилию, поле «Имя» содержит первое имя, а в поле «Номер телефона» - номер телефона. Каждая строка в таблице называется записью (рисунок 4).
Рисунок 4 – Составляющие таблицы
Создание таблицы в Access - очень похожий процесс создания таблицы в Access. Однако в Access есть несколько новых функций, которые относятся к таблицам:
- Макросы данных Теперь вы можете прикрепить макросы к событиям в таблицах, что позволяет выполнять действия всякий раз, когда запись изменяется, вставляется или удаляется. Эти макросы могут использоваться для проверки данных или выполнения вычисления, например.
- Вычисленный тип данных Этот новый тип данных позволяет создать поле, основанное на вычислении других полей в одной таблице. Например, вы можете создать поле «Всего строк», которое содержит продукт поля «Количество» и поле «Цена единицы». Затем, если вы обновляете поле «Цена единицы» или «Цена единицы», «Линейная сумма» обновляется автоматически.
- Подключение к веб-сервисам Помимо связывания с внешними источниками данных, такими как книги Excel и списки SharePoint, теперь вы можете подключаться к данным на веб-сайтах, которые предоставляют интерфейс веб-сервиса. Например, вы можете ссылаться на данные на веб-сайте онлайн-торговца, а затем создавать собственное приложение для просмотра продуктов или инициирования заказов.
- Шаблоны таблиц и полей заменяются моделями Access, представленными шаблонами таблиц и шаблонами полей. Шаблонами таблиц были пустые таблицы, которые можно было использовать для создания новых таблиц.
Запросы - отображает любые запросы, сохраненные в базе данных.
Формы - отображает любые формы, сохраненные в базе данных.
Отчеты - отображает отчеты, сохраненные в базе данных.
Макросы - отображает любые макросы (короткие программы), хранящиеся в базе данных.
Модули - отображает любые модули (процедуры Visual Basic для приложений), хранящиеся в базе данных.
Каждое поле в таблице имеет свойства, и эти свойства определяют характеристики и поведение поля. Наиболее важным свойством для поля является его тип данных. Тип данных поля определяет, какие данные он может хранить. MS Access поддерживает различные типы данных, каждый из которых имеет определенную цель.
• Тип данных определяет тип значений, которые пользователи могут хранить в любом заданном поле.
• Каждое поле может хранить данные, состоящие только из одного типа данных.
Вот некоторые из наиболее распространенных типов данных, которые вы найдете в обычной базе данных Microsoft Access (таблица 1).
Таблица 1 – Основные типы данных
| Тип данных | Описание | Размер |
| Short Text | Текст или комбинации текста и цифр, включая номера, которые не требуют вычисления (например, номера телефонов). | До 255 |
| Long Text | Длительный текст или комбинации текста и цифр. | 63 - 999 |
| Number | Числовые данные, используемые в математических расчетах. | 1, 2, 4, или 8 |
| Date/Time | Значения даты и времени за годы с 100 по 9999. | 8 байт |
| Currency | Значения валюты и числовые данные, используемые в математических расчетах с использованием данных с точностью до четырех знаков после запятой. | 8 байт |
| AutoNumber | Уникальный последовательный (увеличенный на 1) номер или случайный номер, присвоенный Microsoft Access, когда новая запись добавляется в таблицу. | 4 байт |
| Yes/No | Да и Нет значений и полей, которые содержат только одно из двух значений (Да / Нет, True / False или Вкл. / Выкл.). | 1 бит |
Если пользователь использует предыдущие версии Access, то он заметит разницу для двух из этих типов данных.
В Access 2010 теперь есть два типа данных - короткий текст и длинный текст. В предыдущих версиях Access эти типы данных назывались текстом и записью.
Текстовое поле называется коротким текстом, а поле memo теперь называется длинным текстом.
Функционал программы
Разработчиками базы данных могут быть как один человек, так и несколько людей. Создателю базы данных открываются функции обработки новых объектов, задание структур элементов БД, установка связей между атрибутами.
В СУБД Microsoft Office Access существует несколько режимов работы:
- режим Конструктора.
- режим Макета.
- режим просмотра.
Пользователями баз данных являются лица, которые осуществляют наполнение данными, обработка данных при помощи различных запросов, реализация отчетов и итоговых таблиц. Пользователи БД не обладают администраторскими функциями и не могут входить в структуру базы.
Каждая база данных Access состоит из нескольких объектов, которые позволяют пользователю взаимодействовать с данными. Базы данных могут включать в себя формы для ввода данных, запросы для поиска в нем, отчеты для их анализа и таблицы для их хранения. Всякий раз, когда пользователь работает с базой данных, он одновременно работает со многими из этих объектов. К счастью, Access упрощает управление этими объектами.
Управленческие функции в Access состоят из следующих:
1. Открытие существующей базы данных.
Прежде чем вводить данные или изменять свои объекты, пользователю нужно будет открыть базу данных. Для этого нужно перейти на вкладку «Файл», нажать «Открыть». В диалоговом окне «Открыть» нужно найти и выбрать базу данных.
При открытии базы данных может появиться одно или несколько предупреждающих сообщений. Если база данных содержит настраиваемые функции, под лентой может появиться желтая полоса с предупреждением о безопасности. При доверии источнику базы данных, нужно нажимать «Включить контент», чтобы база данных отображалась правильно.
После включения всего содержимого в базе данных пользователь может увидеть сообщение о том – нужно ли сделать базу данных надежным документом. Нужно нажать «Да», если пользователь хочет, чтобы каждый контент автоматически включался каждый раз при открытии базы данных.
Также может быть предложено войти в базу данных. Выбрать имя в списке входа.
2. Закрытие базы данных.
Чтобы закрыть базу данных нужно перейти на вкладку «Файл» и выбрать «Закрыть».
Если в базе несохраненные объекты, то появится диалоговое окно для каждого, спрашивающего, хочет ли пользователь его сохранить. Нужно выбрать «Да» для того, чтобы сохранить объект, «Нет», чтобы закрыть его без сохранения, или «Отмена», чтобы открыть базу данных.
Полезно подумать о том, что база данных является большим связующим или папкой, в которой пользователь хранит свои данные. Сами данные содержатся в объектах базы данных. Access обрабатывает каждый из этих объектов в виде отдельных документов, а это означает, что пользователю придется открывать и сохранять их отдельно, чтобы работать с ними.
3) Открытие объекта базы данных – таблицы, формы, отчета, запроса и т.д. Объект появится как вкладка на панели вкладок документов.
По умолчанию самый последний открытый объект появится в главном окне как текущий объект. Чтобы просмотреть другой открытый объект, нужно щёлкнуть его вкладку в панели вкладок документов.
Перед закрытием базы данных пользователю необходимо сохранить все изменения, которые он делает для каждого объекта. Нужно помнить, что сбережение рано и часто может помешать потере данных. Однако при попытке закрыть базу данных пользователю также будет предложено сохранить любую несохраненную работу.
4) Сохранение объекта
Чтобы сохранить новый объект нужно выбрать объект и щёлкнуть его вкладку в панели вкладок документов. Далее нажать кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа или нажать Ctrl + S на клавиатуре.
При первом сохранении объекта пользователю будет предложено назвать его.
5) Закрытие объекта
Если есть какие-либо несохраненные изменения в объекте, вам будет предложено сохранить его. Нужно выбрать «Да» для сохранения, «Нет», чтобы закрыть его, не сохраняя изменения, и «Отмена», чтобы оставить объект открытым.
Также можно закрыть объект, щёлкнув правой кнопкой мыши его вкладку на панели вкладок документов и выбрать Закрыть.
6) Переименование объекта
Если объект, который нужно переименовать, открыт, закройте его.
В области переходов нужно щёлкнуть правой кнопкой мыши нужный объект и выбрать «Переименовать». Далее ввести новое имя объекта и нажать Enter на клавиатуре.
В результате данной главы было выполнено изучение основной темы: описана система, выведены плюсы и минусы, изучены объекты и типы данных, рассмотрен функционал.