Коллективная работа над документом
Онлайн-офис
Бурное развитие Интернета привело к появлению онлайн-офисов — специальных сайтов (интернет-сервисов), которые предоставляют основные возможности офисных пакетов: текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания презентаций. Для использования такой службы необходим компьютер с доступом в Интернет, причем не имеет значения, какая операционная система на нём установлена. Документы пользователей хранятся на сервере, для доступа к ним нужно зайти на сайт под своей учётной записью, которая защищена паролем.
Онлайн-офисы используют технологию, известную под названием облачные вычисления (англ. cloud computing). Её суть в том, что пользователь размещает свои данные на серверах Интернета и не должен заботиться о способе их хранения, операционной системе и программном обеспечении. Словом «облако» в информатике называется сложная система, детали работы которой знать необязательно (вспомните облачные хранилища данных из курса 7 класса).
Одно из достоинств «онлайн-офисов» — возможность совместной работы над документами через Интернет. Другим пользователям можно открыть доступ к отдельным документам для просмотра и/или изменения. Так вы можете:
• познакомить группу людей с документом;
• организовать его обсуждение через Интернет;
• провести анкетирование;
• вместе редактировать документ.
Любой документ может быть экспортирован (сохранён) в файл на диске компьютера.
Самый известный онлайн-офис — Google Docs, или Документы Google (docs.google.com). Для работы с ним нужно бесплатно зарегистрироваться (получить учётную запись) на сайте accounts.google.com. Все ваши документы будут храниться в Интернете, в удалённом хранилище, которое называется Google-диск. Здесь можно создавать и редактировать текстовые документы, электронные таблицы, презентации, рисунки, формы для проведения анкетирования. Вы будете работать с документами в привычных редакторах, напоминающих программы Microsoft Office и OpenOffice, но сами документы (и программы для работы с ними!) будут находиться не на вашем компьютере, а на серверах в Интернете.
Вспомните достоинства и недостатки хранения документов в облачных хранилищах.
По умолчанию к любому документу имеет доступ только его автор. Если вы хотите пригласить к совместной работе других пользователей, нужно изменить уровень доступа к документу. Вы можете открыть доступ:
• для всех пользователей Интернета;
• только для тех, у кого есть точная ссылка;
• только для тех, кому отправлено приглашение по электронной почте.
Для всех, кому вы высылали персональное приглашение, можно установить три уровня доступа:
• только чтение;
• чтение и комментирование;
• редактирование.
В любой момент вы видите, сколько пользователей работает с документом. С ними можно общаться с помощью чата, и даже можно увидеть, как другие редактируют текст.
Все изменения автоматически сохраняются на сервере. Вы можете просмотреть, какие изменения были внесены в текст, с помощью меню Файл → Просмотреть историю изменений. В правой части экрана открывается список изменений. Щёлкнув на какой-нибудь строке этого списка, вы увидите версию документа после этих изменений и при желании сможете вернуться к ней (рис. 5.21).
Рис. 5.21
Созданный документ можно сохранить на диске своего компьютера с помощью меню Файл → Скачать как. При этом программа предлагает выбрать формат, в котором сохраняется документ.
С помощью кнопки Создать можно загрузить новый документ для совместной работы с вашего компьютера. Если вы загружаете файл в формате DOCX, он появляется с иконкой программы Word, и редактировать его в таком виде нельзя. При попытке открыть документ система предлагает работать с ним в режиме чтения или перевести в формат Google-документа (при этом будет создан новый файл). Если необходимо редактировать текст, нужно выбрать второй вариант. Точно так же можно загружать и редактировать файлы с электронными таблицами и презентациями.
В разделе Доступны мне будут храниться те документы, которыми поделились с вами (рис. 5.22).
Рис. 5.22
Если автор документа предоставил вам соответствующие права, можно оставлять комментарии (примечания) к документу и редактировать его. Все изменения записываются в журнал и хранятся на сервере.
Правила коллективной работы
Когда вы работали над каким-то документом самостоятельно, вы могли делать с ним, что хотите, и полностью отвечали за результат. При совместной работе могут возникать проблемы, связанные с тем, что кто-то удалил или изменил фразу, написанную другим. Поэтому нужно установить правила, позволяющие избежать конфликтов.
1. Самое важное правило — это уважение к чужому тексту. Ни в коем случае нельзя удалять или изменять фразу, написанную другим, не согласовав это с автором. По всем спорным вопросам решение нужно принимать сообща. Для этого можно задавать вопросы своим соавторам, чтобы выяснить их позицию, использовать комментарии и чат (при работе в режиме «онлайн»).
2. Каждый имеет право на ошибку, и к ним нужно относиться терпимо. Нельзя использовать в комментариях грубые выражения и резкую критику.
3. Все, кто совместно создают документ, являются его авторами, никто из них не может присваивать себе единоличное авторство и представлять документ как результат только своей работы.
4. Коллективная работа требует активного сотрудничества всех участников. Никто не должен делать всё за других, и никто не должен оставаться в стороне, «отмалчиваться». Поэтому желательно, чтобы при совместной работе появился лидер, который будет руководить работой остальных участников.