Функции,
Реализуемые в процессе договорной деятельности и их распределение.
(вариант на примере крупной компании)
При определении функционала следует исключить появление не контролируемых никем зон. Для этого даже существует термин - зона неопределенности, когда какая-то часть деятельности "выпадает" из свода чьих-либо обязанностей (например, спорные проблемные участки обязанностей), либо у лиц, ответственных за нее, по определенным причинам появляется возможность или власть их не выполнять либо задерживать исполнение (например, родственники высшего руководства организации).
Назначение ответственного исполнителя
Для работы с клиентом, заключения договора, обеспечения контроля за клиентом после заключения договора необходимо назначить ответственного исполнителя для контроля за данными процессами. Контроль всеми над всем на практике не является эффективным и приводит к "коллективной безответственности". Должно быть одно лицо (сотрудник), отвечающее за все взаимодействие с контрагентом в целом и в этом смысле "подгоняющее" другие подразделения для обеспечения надлежащей работы (например, службу отгрузки - отгрузить (принять) товар, службу доставки - доставить, бухгалтерию - выставить счет и пр.).
Основные функции и их распределение
Отдел по работе с клиентами (договорной отдел).
Менеджер по клиентам приводит клиента в организацию, контролирует исполнение обязательств, как правило, лично общается с клиентом, зачастую имеет доверительные отношения. Сотрудник данного отдела может прокомментировать историю отношений с клиентом, особенности клиента, его платежную дисциплину и прибыльность для компании, а также склонность к переговорам и стремление к судебному разбирательству.
Личные отношения всегда имеют больший вес, чем формализованные "бумажные" отношения. Персонал контрагента: бухгалтерия, иногда юристы, руководство - всегда как-то представляет себе вашу организацию - это может быть агрессивный, с хамским отношением или же вежливый, но очень настойчивый менеджер по клиентам. И в связи с этим, допустим, не зная клиента в лицо, служба бухгалтерского учета контрагента может придраться к выставленному счету или договору, а представляя себе конкретного сотрудника вашей организации и вспоминая общение с ним, может относиться совсем по-другому, более позитивно или негативно, более осторожно или доверительно. Поэтому роль отдела по работе с клиентами трудно переоценить. Он, как правило, отвечает за заключение сделки и сопровождение договора.
Функционал:
- первичная проверка контрагента, заключение договора по согласованию с юридическим отделом и отделом безопасности;
- контроль исполнения условий договора, в частности, отслеживание фактов оплаты, отгрузки, погашения кредита, т.е. контроль исполнения тех обязанностей и сроков, которые заложены в договоре, как со стороны должника, так и кредитора;
- контроль правильности оформления и комплектности документов, подписываемых в ходе исполнения договора (счета-фактуры, накладные и пр.);
- напоминание контрагенту о необходимости проведения планового платежа (действия);
- ответственность за начисление штрафов за просрочку платежа и уведомление о необходимости оплаты;
- отслеживание текущей платежеспособности компании-контрагента;
- проверка состояния заложенного имущества (данная функция может быть возложена на специально созданное подразделение);
- передача информации и документов по контрагенту в отдел по работе с проблемными долгами (как правило, после 30 - 60 дней неоплаты), а если такого нет - в юридический отдел для подготовки претензии;
- право получать информацию от подразделений, с которыми возможно взаимодействие;
- отчетность о первичных просрочках;
- участие в рабочих группах по работе с контрагентом;
- участие в кредитном (финансовом, экспертном, проблемном) комитете для коллегиального решения вопросов по работе с контрагентами.
Взаимодействия: бухгалтерия, юридический отдел, отдел по работе с проблемными долгами, отдел безопасности.
Подчинение: заместителю генерального директора по направлению работы.
Бухгалтерия (отдел финансового контроля).
В крупных организациях это два разных подразделения. В небольших компаниях функции финансового контроля осуществляет бухгалтерия.
Функционал:
- проверка договоров на предмет соответствия требованиям бухгалтерского учета, налоговому законодательству;
- бухгалтерский учет проводимых операций;
- формирование базы первичных документов;
- выставление счетов;
- контроль поступления средств на счет организации в сроки, установленные договором, а также просроченных платежей;
- расчет задолженности;
- данное подразделение первым узнает о возникновении долга и сообщает отделу по работе с клиентами;
- право получать информацию от подразделений, с которыми возможно взаимодействие.
Взаимодействия: отдел по работе с клиентами, юридический отдел, отдел по работе с проблемными долгами.
Подчинение: генеральному директору.