Организация документооборота
1.1.1 Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.
1.1.2 Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируется Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.
1.1.3 На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.
1.1.4 Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.
1.1.5 Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота являются:
1.1.5.1 направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;
1.1.5.2 объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;
1.1.5.3 структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;
1.1.5.4 режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.
1.1.6 Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.
1.1.7 Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.
1.1.8 Основными задачами службы ДОУ являются:обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов.
1.1.9 Алгоритмы (технология) работы с документами, (входящими и исходящими), реализуемых сотрудниками службы ДОУ, приведены в приложении 67, 68.
Прием, обработка и распределение входящих, исходящих и внутренних документов
1.2.1 В результате первичной обротки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
1.2.2 Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа.
1.2.3 На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителем.
1.2.4 Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей.
1.2.5 Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.
1.2.6 Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документы передаются на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.
1.2.7 Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.
1.2.8 Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.
1.2.9 При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:
1.2.9.1 объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;
1.2.9.2 документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;
1.2.9.3 ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;
1.2.9.4 факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
1.2.9.5 запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования;
1.2.9.6 подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;
1.2.9.7 поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные — немедленно;
1.2.9.8 поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение — исполнитель;
1.2.9.10 факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.
1.2.10 Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
1.2.11 Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.
1.2.12 Документы, отправляемые из организации, передаются почтовой или электрической связью
1.2.13 Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
1.2.14 С помощью электрических средств связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.
1.2.15 Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации учитывающей наличие в организации технических средств и программного обеспечения.
1.2.15 Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).
1.2.16 Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
1.2.17 Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения — входящих документов.
1.2.18 Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль, за правильностью их оформления.
1.2.19 Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределение обязанностей руководителей.
1.2.20 Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.
1.2.21 Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.
1.2.22 Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указание на рассылку.