Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:
- выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;
- сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;
- подготовка проекта распорядительного документа;
- согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;
- оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;
- подписание документа;
- доведение распорядительного документа до исполнителей.
Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.
Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.
Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.
Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами - руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).
Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.. На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.
На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:
- были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;
- обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;
- исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.
К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечиванию предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.
Номенклатура дел. Формирование дел. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.
Номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел в Администрации составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.
Формирование дел.
При формировании дел в Администрации необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
Документы коллегий (комиссий) группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии (комиссии).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности, группируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, специалиста, ответственного за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Администрации или его структурного подразделения.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя организации. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Администрации или его заместителя.
По всем выданным во временное пользование делам составляется акт о выдаче дел во временное пользование.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.