Экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управленческих решений, поэтому его комплексность, глубина и эффективность во многом зависят от объема и качества используемой информации.
Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономической информации используют также техническую и технологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, психологические и правовые данные об управляемом объекте.[17]
Одним из принципов организации анализа на предприятиях является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, то есть выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных. Одно из требований, которое надо учитывать при организации аналитической работы – ориентация на запросы конкретных пользователей анализа. [20] Это дает возможность, с одной стороны, наиболее полно удовлетворять информационные запросы различных субъектов анализа, а с другой – минимизировать расходы на проведение анализа.
Результативность АХД в значительной степени зависит от его информационного обеспечения. Различают плановые, учетные и внеучетные источники.
К плановым источникам относятся данные всех типов планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты и т.д.), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания и т.п.
Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты.[12] Своевременный и полный анализ данных, которые содержатся в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых корректирующих мер, направленных на достижение лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета и отчетности предприятия используются для углубленного изучения тенденций основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народному хозяйству необходимо для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.
С расширением компьютерной техники появились новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм.
Внеучетные источники информации – это документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды функционирования предприятия, а именно:
1) официальные документы, а также акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения;
2) хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитражных и иных судебных органов, рекламации;
3) решения общих собраний коллектива, акционеров;
4) материалы изучения передового опыта, приобретенные из различных источников информации;
5) техническая и технологическая документация;
6) материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.д.);
7) устная информация, полученная как от членов своего коллектива, так и от других лиц.
Особое место занимают сведения, полученные от работников организации (руководителей, специалистов, продавцов), которые непосредственно участвуют в производственно-хозяйственной деятельности.
Все перечисленные материалы не исключают, а дополняют друг друга, позволяют полнее и глубже изучить и проконтролировать работу организации.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней (данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные и т.д.) и внешней (данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч и т.д.).
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную (плановые и учетные данные) и эпизодическую (сведения о новом конкуренте).[28]
К организации информационного обеспечения предъявляется ряд требований:
1. Аналитичность информации, т.е. информация должна соответствовать потребностям анализа хозяйственной деятельности, обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических процессов и явлений.
2. Объективность информации, т.е. информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. При этом следует иметь в виду, что первичные документы составляются заинтересованными сторонами и они могут быть искажены.
3. Единство информации поступающей из разных источников.
4. Оперативность информации, т.е. информация должна как можно быстрее поступать к аналитику.
5. Полезность и рациональность информации, т.е. предполагается высокий коэффициент использования первичной информации, отсутствие излишних данных, преодоление противоречий между систематическим ростом объема информации и постоянной ее нехваткой для рационального управления из-за высокой стоимости получения необходимых сведений.
Последовательность в системе комплексного экономического анализа деятельности организации в значительной степени определяется логикой взаимосвязи обобщающих показателей, всесторонне отражающих деятельность организации и обуславливающих формирование результатов.
Аналитической работой в организациях занимаются, прежде всего, работники бухгалтерии. Главный бухгалтер отвечает за финансовое состояние организации. О результатах анализа докладывает руководителю организации.
Большую роль в проведении анализа играют работники отделов маркетинга и сбыта, например, в изучении плана продаж и его выполнения. В ряде крупных организаций в штате имеются экономисты, которые ведут всю экономическую работу на организации, под их руководством и при участии проводится всесторонний экономический анализ.
Таким образом, информационная система анализа хозяйственной деятельности должна формироваться и совершенствоваться с учетом требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа хозяйственной деятельности.