Ревизия кассы, являясь инструментом контроля, представляет собой комплекс мероприятий по проверке соответствия законодательству, правильности и своевременности осуществления операций с денежными средствами и их эквивалентами, находящимися в кассе субъекта, подлежащего проверке, их документального оформления и принятия к учету.
Проверка осуществляется в два этапа:
· собственно пересчет кассовой наличности и сопоставление сведений, полученных из документальных источников с фактическим наличием денег в кассе;
· контроль соблюдения кассовой дисциплины.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины имеют целью установление достоверной информации предоставленных данных бухгалтерского учета, основываясь на сведениях о фактическом наличии денежных средств и их эквивалентов в кассе предприятия.
Любое предприятие любой формы собственности время от времени может быть подвергнуто проверке выполняемой деятельности с обязательной инвентаризацией наличности в кассе со стороны налоговой инспекции. Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, немедленно после прибытия ревизора на место ревизии. Если ведение контрольной комиссии осуществляется автоматизированным способом, комиссией проводится проверка правильности работы программных средств обработки документов. С этой целью в состав комиссии включен специалист по информационным технологиям по ведению операций, охране и транспортировке.
Ревизия денежной наличности в кассах предприятий производится:
· не реже раза в квартал или полугодие, а также на первое число года, следующего за отчетным;
· при передаче полномочий кассира или сотрудника, выполняющего его функции и отвечающего за сохранность ценностей под ответственность другому сотруднику;
· в других случаях на усмотрение руководителя организации и в соответствии с финансовой политикой, определяющей закономерность его требований.
Любая ревизия, инициированная на предприятии, должна быть подтверждена распоряжением:
· руководителя компании – если это внутренняя проверка;
· руководителя (его заместителя) органов ИФНС или Росфиннадзора о проведении ревизии с указанием ее сроков и подтверждением полномочий ревизионной группы.
Порядок проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:
1. Подготовка к проведению ревизии:
· кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;
· председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.
2. Снятие остатков денег в кассе:
· проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;
· проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков с журналами регистрации;
· оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.
3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:
· наличие сейфов с исправными замками;
· организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;
· изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;
· анализ периодичности проводимых ревизий.
4. Определение и анализ фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.
5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:
· проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;
· проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;
· соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;
· проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;
· сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;
· контроль своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.
6. Проверка целевого использования полученных средств.
7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.