Аспекты, касающиеся участников

Совещания

 

Всегда, когда два или более лиц занимаются одним делом, возникает потребность в согласованиях или координации, которую следует удовлетворять на совещаниях. Cуществуют чисто информационные совещания, на ко­торых руководство фирмы информирует о внут­рипроизводственных изменениях, результатах проектов, ме­роприятиях в рамках TQM и т.д. Cовещания могут также служить исключительно нахождению идей по­средством мозговой атаки. Типичными содержаниями совещаний являются переговоры о размещении заказов с кли­ентами, структурирование сложных инвестиционных проек­тов и определение частных задач в рамках менеджмента про­ектов, поиск решений очередных проблем, беседы с сотрудни­ками и т.д. Часто речь идет также о разрешении конфликтов интересов, успешное устранение которых существенным об­разом зависит от умения руководителя совещания.

Различают два вида совещаний: формальные и неформальные. Оба вида оправданы, в зависимости от цели.

Формальные совещания

 

Формальные совещания отличаются следующими призна­ками:

· имеется твердо установленный руководитель, как прави­ло, начальник, или «шеф»;

· имеется секретарь совещания, который по поручению руково­дителя обычно приглашает участников;

· на совещаниях или заседаниях, рассчитанных на несколь­ко часов, существует повестка дня в письменной форме, ко­торая чаще всего рассылается заблаговременно вместе с при­глашением;

· пункты повестки дня подробно обсуждаются по возможности всеми участниками дискуссии, которым есть, что сказать;

· по каждому пункту повестки дня принимаются решения относи­тельно предложений или отчетов, а также распределения раз­личных задач между отдельными участниками дискуссии;

· составляется и рассылается протокол (Minutes);

при совещаниях между партнерами по совместным проектам с противоположными интересами протокол вначале должен быть согласован с обеими сторонами и затем скопирован ими.

Приглашение и повестка дня могут быть оформлены в ком­бинации или при большом объеме как отдельные документы. На рис. 9.12 показан образец приглашения.

Приглашение обычно содержит: · тему совещания (обсуждение состояния рынка, обсужде­ние бюджета, обсуждение почты, совещание под названием «Глобализация», заседание комитета XYZ и т.д.); · дату, время начала, окончания, возможен «открытый конец» (рекомендуется твердое время); · место совещания, · имя лица, рассылающего приглашения участникам; · имя приглашающего (узнается чаще всего из штампа от­правителя или темы совещания либо из подписи). Приглашение следует отправлять по возможности забла­говременно, чтобы все потенциальные участники могли со­ответственно планировать свое время.		Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес …………………….   Разослал ………………. ……………….     Приглашение на совещание XYZ     Время: Место:   г. ….. ХХ.ХХ.ХХ
		Рис. 9.12. Образец приглашения

Повестка дня

Пример повестки дня показан на рис. 9.13. Пункт 2 повестки дает возможность исправить в протоколе прошедшего совещания неправильно воспроизведенные решающие детали. Пункты 3 и 4 суть важная помощь при контроллинге согласованных задач. Часто вместе с повесткой дня рассылаются также документы, влияющие на принятие решений.

Протокол

Чтобы документировать принятые на формальном сове­щании решения и чтобы наметки согласованных действий не исчезли бесследно, после каждого формального совеща­ния составляется протокол (рис. 9.14). Его важнейшей час­тью являются решения, кто., что, когда, где, как, может быть, с кем делает, а также соответствующие сроки. Рекоменду­ется в начале протокола указать задачи или намеченных ис­полнителей (New business). Протоколы следует составлять и раздавать как можно раньше. Это дает возможность учас­тникам совещания на основе еще свежих воспоминаний заб­лаговременно указать на возможные ошибки. Протокол дол­жен быть подписан секретарем совещания или, при различ­ных интересах, представителями всех заинтересованных сторон. Чаще всего протокол содержит также указания о вре­мени следующего совещания.

Неформальные совещания

 

Типичными примерами неформальных совещаний без письмен­ной повестки дня являются происходящие через короткие промежутки времени рутинные совещания (например обсуждение почты), кото­рые либо проводятся каждый раз по одной и той же схеме, либо слу­жат для регулярной информации участников. Некоторые задачи, вытекающие из общей дискуссии, каждый участник «держит в го­лове», и каждый участник знает, кто какие задачи взял на себя.

Неформальные совещания часто проводятся через нерегулярные промежутки времени либо спонтанно, например, при возникновении проблемы, которую сотрудник не может решить один или которая затрагивает несколько сотрудников или инстанций. На неформаль­ном совещании чаще всего без протокола решается, как действо­вать дальше. Для надежности некоторым исполнителям рекоменду­ется составление записки, на которой отмечается, кто, что, когда, где и как решил. Рекомендуется также точная постановка задач и определение того, в чем имеется согласие, и в чем нет.

 

Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес …………………….   Совещание XYZ……. Начало……….час...........     ПОВЕСТКА ДНЯ   Пункт 1. Утверждение и дополнение повестки дня ………………………………………………………….. Пункт 2. Утверждение протокола предыдущего собрания ………………………………………………. Пункт 3. Выполненные решения заседания от XYZ ………………………………………. Пункт 4. Невыполненные решения заседания от XYZ ……………………………………………………. Пункт 5. ……………………………………………….. Пункт 6. ……………………………………………….. Пункт 7. ………………………………………………. Пункт 8. Разное   Окончание ………………………час.		Фред Мустерман _______ Электроприборы _______ Адрес …………………….   Протокол совещания ……………………………. Место ……………дата……………..время…………. Секретарь совещания ………………………………...   Пункт 1. Регистрация присутствия: Присутствовали: …………………………………. Отсутствовали: ……………………………………   Пункт 2. Подлежащие выполнению задачи: Приобретение документации на ……, г-н …….. Выполнение…………………………., г-н …….. Доклад о ……………………………..., г-н …….. Организация …………………………, г-н …….. Замещение г-на ……………………..., г-н ……..   Пункт 3. ……………………………………….. Пункт 4 …………………………………………   Подпись ……………………..
Рис. 9.13. Пример повестки дня		Рис. 9.14. Образец протокола совещания

Руководство совещанием

 

Как правило, руководство совещанием вменяется в обязан­ность его инициатору. Различают чисто организационное ру­ководство и общение с участниками. Для успеха совещания лучше как можно теснее объединить оба вида. Содержание пос­ледних зависит от вида совещания (рутинное совещание, сове­щание по форсированию выполнения задачи, совещание-«мастерская» и т.д.).

Организационные аспекты

 

· наличие руководителя совещания (чаще всего инициатор);

· пунктуальное начало;

· приветствие участников;

· если не все участники знакомы, представить их друг другу;

· предложить секретаря совещания, если он еще не назначен;

· пояснить основание или повод для совещания;

· единогласно установить цели совещания (коллективное осоз­нание проблемы);

· предложить возможный порядок совещания, при известных ус­ловиях прочитать письменную повестку дня;

· получить согласие с повесткой дня, в соответствующем слу­чае учесть предложения по изменению и включению дополни­тельных пунктов;

· для компенсации возможного недостатка информации каждый пункт повестки дня вводить несколькими фразами, открыть дис­куссию;

· учитывать порядок поступления просьб о предоставлении слова;

· приходить к решениям и протоколировать их;

· не начинать совещания без установления времени его оконча­ния (открытый конец должен оставаться исключением);

· не заканчивать совещания без точного определения, кто, что, когда, где, как делает.

Аспекты, касающиеся участников

Руководитель совещания должен:

 

· руководить демократически, а не иерархически;

· преимущественно ставить вопросы вместо того, чтобы са­мому предлагать решения;

· ограничить продолжительность выступления при дискуссии двумя-тремя минутами;

· общеизвестных говорунов перед предоставлением им слова просить быть краткими;

· при угрозе перехода трехминутной границы тактично напом­нить об окончании. В случае, если не приходится ожидать более полезных высказываний, оборвать;

· ограничить выражение мнений только обсуждаемой тематикой;

· при конфликтах интересов и упорных диспутах между дву­мя партнерами или группами сглаживать «волны» и предла­гать компромиссы;

· не допускать разговоров между соседями (все должны слушать, когда один говорит!);

· препятствовать потере лица отдельными участниками (могут быть исключения);

· оценить выступления;

· при бесконечной дискуссии принять решение (в ультимативной форме) и суммировать существенные результаты;

· конфликты не игнорировать, а разрешать в ходе дискуссии;

· учитывать, что противоположные мнения часто основываются на недоразумениях и недостаточной информации.

Постоянным участникам совещаний следует:

 

· уметь слушать (это так же важно, как и иметь смелость гово­рить самому);

· при наличии предложений в своей области интересов узнавать в предварительных разговорах мнение других участников;

· быть краткими;

· спокойно воспринимать возражения и несогласие;

· не брать все на себя, привлекать других (Win-win game);

· не идти напролом.

 

Презентации

Немалая часть работы, в частности на руководящих должностях, состоит в представлении докладов или выступлениях перед широким кругом слушателей. Типичными примерами явля­ются представление бюджета или внутрипроизводственного про­екта вышестоящему менеджменту, представление новых изделий клиентам, доклады на конференциях, обучение сотрудников и т.д. Искусство представить аудитории трудные или даже спор­ные ситуации наглядно и убедительно и добиться ее согласия является существенной составляющей успешного менеджмен­та.

Успех презентаций зависит, с одной стороны, от силы убежде­ния, умения свободно говорить суверенности в себе докладчика, с другой — от умелого использования окружения и вспомогатель­ных средств (лазерная указка и т.д.). Первые факторы представля­ют преимущественно естественную одаренность, им можно на­учиться лишь относительно; последние могут управляться докладчиком. В то время как читатель может оценить лишь документ, слушатель оценивает доклад в сочетании с силой выражения и обаянием докладчика.

В принципе различают три типа докладов: выученный наи­зусть, читаемый с рукописи и свободный, К первому стремят­ся начинающие докладчики, но это чаще всего не получает­ся, так как в случае потери «красной нити» внезапно прояв­ляется истинное «красноречие».

Доклад, читаемый с рукописи, рекомендуется при малом време­ни подготовки и настоятельно требуется, если фактическими авто­рами являются сотрудники докладчика (речи политиков и т.п.). Он получается вполне хорошим, если докладчик может воспринимать фразы из рукописи быстро и глазами дольше останавливается на публике, чем на рукописи. Полностью читаемый доклад с редким коротким привлечением особого внимания слушателей ожидает катастрофа. Лучшим решением является свободная речь.