Снятие грифа секретности при уважении права на частную жизнь составляет один из важнейших элементов демократии. В демократической организации практически вся информация, начиная от финансовых и стратегических планов и заканчивая даже невысказанными мыслями и чувствами персонала, может оказаться существенным подспорьем для стратегического мышления, для роста эффективности предприятия, для разрешения конфликтных ситуаций. Когда организация начинает отходить в сторону от традиционных иерархических структур, склоняясь больше к принципам демократии, достаточно важным становится, не нарушая принцип права на частную жизнь, децентрализовать информацию, сделать ее более доступной, надежной, практичной, видоизменяемой и стратегически применимой.,
Для формирования определяющих организационное устройство механизмов, процессов и связей критическое значение имеет общедоступность информации. Для эволюционного развития, накопления опыта, модернизации, для поддержания роста квалификации, обучения персонала, самоуправления, командной организации труда и синергии это тоже немаловажно. В организациях гетерогенной структуры персонал всех уровней принимает участие в определении той информации, которая ему необходима для работы. В таких организациях каждый располагает мгновенным доступом к любому сотруднику на любом уровне, и этот доступ обеспечивается посредством широкого спектра электронных и неэлектронных медийных средств.
Информация становится открытой благодаря автоматизации традиционных административных и управленческих функций, обусловленной инновациями в технологическую сферу и компьютеризацией процессов, а также благодаря обеспечению доступа через порталы, использование которых позволяет персоналу видоизменять, корректировать и передавать данные. Децентрализация структуры, появление «домашних офисов», телекоммуникационные средства, возможности дистанционного обучения, изменение представлений о рабочем месте вызывают к жизни новые схемы отношений и коммуникаций, которые переопределяют роль лидера и строятся на открытости информации, самоорганизации, обеспечении командной работы, что должно связать изолированные рабочие среды воедино.
|
|
Использование корпоративных сетей, построенных по принципу Интернета (так называемый интранет), обеспечивает команду не только мгновенным, прямым доступом к важной финансовой информации. Оно также позволяет ознакомиться с потребительскими профилями, с резюме кандидатов на вакантные места, с повседневным рабочим расписанием участников команды, с информацией о начисленных зарплатах и премиях, с информацией о счетах к получению, с пёрспективными программами директората. Представители команд могут принять участие в диалоге в режиме он-лайн, а. также в процессе принятия решений, не допускающих отлагательства. Благодаря интранету команда может установить прямые контакты с потребителями и поставщиками, производить исследование своих действий, разработать и протестировать перед принятием окончательного решения альтернативные модели в контексте смоделированных компьютером неблагоприятных прогнозов.
Питер Друкер так описывает стратегическую роль информаций, подчеркивая ее значимость для организаций будущего:
|
|
До сих пор, по крайней мере, в течение последних 50 лет, информационная революция, сосредоточившись на сборе, хранении, передаче, анализе и представлении информации, затрагивала в основном работу с данными... Основной вопрос, которому суждено стать сутью последующего скачка в информационной сфере, состоит в оценке ЗНАЧЕНИЯ информации и определении того, что является ЦЕЛЬЮ информации. Попытка найти ответ на этот вопрос приведет к переопределению задач или функций, выполняемых при информационной поддержке, а значит, и к переопределению, реформированию институтов, предназначенных для реализации соответствующих функций... В связи с этим перед нами встает необходимость пересмотреть свои представления о том, что такое коммерческое предприятие на самом деле и чем оно должно быть.
Итак, по предположению Друкера, ключом к успеху организации является интерпретация информации. Но интерпретация информации предполагает то, что персонал, который традиционно занимался лишь сбором, хранением и представлением данных, должен получить свободный доступ к источникам, проявлять ответственность, способность к стратегическому мышлению и самоорганизации. В настоящий момент клерки справочных бюро замещаются бизнес-аналитиками, которые способны не только истолковать, скомпилировать, проанализировать информацию, но и действовать в соответствии со стратегическими выводами, полученными на основе имеющихся данных. Вместе с тем как новые аналитические функции набирают вес, постепенно отпадает надобность в контрольно-управленческих функциях менеджмента, Аналитиком невозможно управлять с прежним успехом, поскольку это уже не просто клерк, выполняющий с информационными данными простые, механические операции. Для их работы необходимы прежде всего сетевые структуры, облегчающие информационный доступ, а не попытки контролировать или ограничивать зону их ответственности и влияния.
|
|
С ростом сложности и увеличением абсолютного объема информации осмысление и интерпретация данных приобретают стратегическое значение, становясь критическим элементом для успешного, координируемого организационного развития. В условиях сети сообществ и демократических организаций информация более не разбивается для распределения по строго определенным департаментам. По мере того как общий доступ и прямая передача информации становятся все более распространенным явлением, свойство иерархической бюрократии устанавливать жесткие структуры и скрывать информацию все в большей степени становится фактором, ухудшающим продуктивность любого предприятия.
Самоорганизующиеся команды и применение прогрессивных технологических ресурсов оказывают взаимный положительный аффект. Новые технологии, расширив в геометрической прогрессии возможности делиться информацией, позволили распространиться процессу, который можно сравнить с перекрестным опылением, усилили позиции демократии, улучшили перспективы стратегической интеграции. Специальные приложения позволяют увязать функции финансового отдела и отдела кадров, объединить систему размещения заказов и производственный процесс, стимулировать межорганизационные коммуникации. С помощью этих приложений можно самостоятельно, без участия менеджеров, координировать графики работ, обеспечивать своевременную оплату счетов, администрировать наем персонала, согласовывать распределение командировочного и отпускных фондов, отслеживать заказы, контролировать своевременность поставок.
Наряду с тем, что программное обеспечение позволяет автоматически регулировать практически весь спектр традиционно управляемых операций, команды получают возможность отслеживать показатели деятельности предприятия, модернизировать цепочку поставок, координировать деятельность центра обслуживания, прямо взаимодействовать с потребителями. Программное обеспечение автоматически сверяет условия контрактов и гарантий при поступлении соответствующих запросов от потребителей, позволяет сотрудникам вносить изменения в начисления премий в режиме он-лайн, минуя необходимость направлять специальные формы в отдел кадров, амортизировать материальные средства без участия менеджеров. С каждым подъемом на новую технологическую ступень функции менеджмента оказываются все менее нужными, а самоорганизация становится все более актуальной идеей.