При оформлении документов используется следующий состав реквизитов:
1 — Государственный герб Республики Беларусь;
2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
4 — код документа по [3];
5 — наименование вышестоящей организации;
6 — наименование организации;
7 — наименование структурного подразделения;
8 — почтовый адрес отправителя;
9 — коммуникационные и коммерческие данные;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — регистрационный индекс;
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания;
15 — гриф ограничения доступа;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 — подпись;
24 — гриф приложения;
25 — гриф согласования;
26 — визы;
27 — печать;
28 — отметка об исполнителе;
29 — отметка о заверении копии;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.
| 
| 8—10 | ||||||||||||||||||||||||||
| 
|  
| ||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||
| 15, 16, 17, 24 | |||||||||||||||||||||||||||
| 5, 6, 7 | ||||||||||||||||||||||||||||
| 8, 10 | |||||||||||||||||||||||||||
|
| 11, 12 | |||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||
|
| ||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||
| ┌ ┐ 20 └ ┘ | ┌ | ┐ | ||||||||||||||||||||||||||
| 22, 23, 27 | ||||||||||||||||||||||||||||
| 25, 26, 28, 29 | ||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||
|  210
| |||||||||||||||||||||||||||
Устанавливаются два вида бланков:
— бланк для письма;
— общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.
При разработке бланков документов используются форматы: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).
Бланки документов должны иметь поля, мм:
— левое — 30;
— правое — не менее 8;
— верхнее и нижнее — не менее 20.
Нанесение полей на бланке не обязательно. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Формы бланков приведены в приложениях Б, В, Г, Д.
На бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.
На общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.
На бланках документов реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 располагают одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);
— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).
При создании бланков для письма и общих бланков на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках (приложения Б, В).
При печатании бланков применяются типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.
Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
При наличии в тексте документа таблиц они оформляются по ТКП 1.5.
Если сплошной связный текст документа содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы. Каждый раздел может быть разделен на любое число подразделов, которые в свою очередь могут иметь пункты и подпункты.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.
Код организации (код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, идентификационный код по [2]) проставляют на верхнем поле документа справа.
Код документа по [3] проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.
Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.
Реквизит «Почтовый адрес отправителя» оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь.
На бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т. д.).
На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: «Текст», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Отметка о переносе данных на машинный носитель» оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.
| Пример — | 08.07.2004 |
При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.
| Пример — | 8 июля 2004 г. |
Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адресат.
Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.
Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.
16.Реквизит «Гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек.
17. Реквизит «Резолюция» располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.
Реквизит «Заголовок к тексту» располагают слева после реквизитов бланка.
Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.
Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль».
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают после текста документа перед реквизитом «Подпись».
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.
Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.
При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.
Реквизит «Гриф приложения» располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.
Реквизит «Гриф согласования» располагают ниже реквизита «Подпись» слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.
Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.
Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».
При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом TimesNewRoman обычный, размер 9 пунктов (далее — пт).
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.
Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.