Система классификации — это совокупность правил и результат распределения заданного количества объектов по определенным группам в соответствии с установленными признаками сходства или различия этих объектов.
Классификация — процесс распределения заданного множества объектов учета в соответствии с принятой системой распределения на классификационные группы. Например, классификатор-ценник товарно-материальных ценностей содержит классификационные группы (класс, подкласс, группы, подгруппы, виды и разновидности).
Классификатор является систематизированной сводкой наименований классификационных групп и их кодовых обозначений.
Система кодирования — совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок использования их до представления, передачи, обработки и хранения информации. Процесс поения кодового обозначения объекту учета называется кодированием, а преобразование кодового обозначения в начальную форму информации — декодированием.
В системе кодирования применяют алфавит кода — знаки, используемые в системе кодирования, и основу кода — количество знаков в алфавите кода.
В системе кодирования учетно-экономической информации используются цифровые, буквенные и смешанные (буквенно-цифровые) знаки, которые являются алфавитами кода.
Код (кодовое обозначение) — это обозначение объекта учета знаком или системой знаков по правилам, установленным определенной системой кодирования. Длину кода можно представить в виде количества знаков в кодовом обозначении. Каждый из этих знаков определяет отдельную позицию учетной номенклатуры или информационной совокупности и является шифром длины. Например, в кодовом обозначении (учет издержек предприятий розничной торговли) пять шифров:
— счет «Издержки»;
— субсчет «Расходы предприятий розничной торговли»;
— «Расходы на тару».
Систему кодирования учетных номенклатур классифицируют по разным признакам.
По форме изображения различают буквенные, цифровые и смешанные (буквенно-цифровые) коды. Применение их обусловлено наличием вычислительной техники, периферийного оборудования и других технических средств для машинной обработки учетно-экономической информации.
В зависимости от знаковости коды делят на одно- и многозначные.
По количеству признаков, объединяемых одним кодом, коды бывают однозначные (простые) и многозначные (сложные).
По структуре построения коды делят на порядковые, серийные, поразрядные, или децимальные, шахматные (матричные), повторения, комбинированные (смешанные), штриховые.
Порядковый код — это порядковая нумерация позиций номенклатуры, расположенных в заранее обусловленной последовательности. Порядковые коды простые и малознаковые. Они применяются при кодировании стойких однозначных номенклатур, например код предприятия одного объединения, код цехов предприятия. Однако эти коды не позволяют расширить номенклатуру, поскольку в случае количества признаков классификации, большего двух, усложняется группировка позиций высших разрядов.
Серийный код предусматривает для каждой группы объектов учета выделение определенной серии номеров и возможность возникновения новых объектов (кодирование основных фондов — строения от до, сооружения от до, передающие устройства от до и др.).
Для двузначных номенклатур, где высшему признаку отводится серия номеров, внутри которой все учетные номенклатуры низшего признака кодируют по порядку, применяется серийная система кодирования. Ее преимущество состоит в относительной малознаковости кода, возможности пополнения новыми кодами при расширении номенклатуры сообщений определенной группы, не нарушая принятой классификации и не увеличивая знаковости. Серийные коды удобно использовать при сложных номенклатурах, которые четко группируются, подлежат изменениям и требуют получения многих итогов по разным признакам. Недостатками серийных кодов являются сложность кодирования многозначных номенклатур, необходимость выделения незаполненных позиций.
Поразрядный, или децимальный, код применяется для обозначения сложных номенклатур. При этом каждому классификационному признаку отводится определенное количество разрядов, зависящее от количества предметов кодируемой численности. Таким образом, кодируют товарно-материальные ценности.
Все материалы делят на классы, подклассы, группы, подгруппы и изделия. Для кодирования большого количества номенклатуры ценностей необходимо для класса два знака, для подкласса, группы, подгруппы.