Электронный офис
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
· автоматизация рутинных работ с документами;
· организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис. 6.
Рис. 4.6. Процедуры обработки документов в электронном офисе
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса - это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 7.
Рис. 7. Программные средства электронного офиса
1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.
|
|
Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией.
Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 1.
| Таблица 1. Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов | |
| Наименование программы | Назначение программы |
| Текстовые редакторы | Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: · набор текста; · редактирование текста; · автоматическая проверка правописания; · создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; · формирование перекрестных ссылок в документе и т. д. |
| Настольные издательские системы | Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: · компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; · осуществлять полиграфическое оформление текста; · обрабатывать графические изображения; · обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т. п. |
| Табличные процессоры | Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: · осуществлять разнообразные вычисления; · строить графики; · управлять форматом ввода-вывода данных; · компоновать данные; · проводить аналитические исследования и т. п. |
| Графические редакторы | Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: · создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); · манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т. д.; · обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т. п. |
| Системы управления базами данных (СУБД) | Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: · создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; · формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей. |
| Пакеты демонстрационной графики | Программы, предоставляющие средства для: · подготовки презентаций лекций и выступлений; · подготовки иллюстративного материала; · визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т. д. |
| Пакеты программ мультимедиа | Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: · управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; · создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; · манипулировать и генерировать анимационные изображения и т. д. |
| Программы распознавания символов | Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста. |
| Программы перевода с одного иностранного языка на другой | Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей. |
2. Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
|
|
|
|
Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
· формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
· ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
· обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
· автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
· работа с электронной почтой и факсом и т. д.
3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
· обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
· поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
· оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
· исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
· исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Существуют следующие виды систем электронного документооборота:
| Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации | К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации |
| Системы, ориентированные на поддержку управления организацией | Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение |
| Системы, ориентированные на поддержку совместной работы | Задача этих систем - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных) |
Аппаратные средства электронного офиса - это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 8).
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 8).
Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 9.
Рис. 4.9.Получение копий с разработанных документов
Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.
Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:
· средства электрофотографического копирования;
· средства микрофильмирования.
К средствам электрофотографического копирования относятся копировальные аппараты.
В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно - бумаге, кальке, металлической фольге и т. д.
Современные копировальные аппараты позволяют:
· автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
· копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
· производить двустороннее копирование;
· сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.
Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.
Микрофильмирование позволяет:
· сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
· снизить стоимость изготовления копий;
· организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.
Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства - ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.
Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать. Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.
В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 2.