Деловой этикет
Приветствия, обращения, знакомства
Приветствия обусловлены «неравенством» в этикете, поэтому следует помнить, что первыми обязаны приветствовать: молодые — старших, входящие — присутствующих, запаздывающие — ожидающих и т.д.
Большое значение при приветствиях имеет манера держаться. На человека, с которым здороваешься, следует смотреть прямо, с улыбкой. Крайне неприятное впечатление производит человек, который, протягивая правую руку для приветствия, левую держит в кармане, смотрит в сторону, вниз или продолжает разговаривать с другим человеком.
Сидящий молодой человек, приветствуя женщину или старшего по возрасту и положению человека, должен обязательно встать. Если он приветствует лиц, проходящих мимо, не вступая с ними в разговор, он может не вставать, а лишь приподняться.
Формы приветствия могут быть разными: от «Здравствуйте» или «Доброе утро» до простого кивка головой. Одной из наиболее распространенных у нас форм приветствий является рукопожатие.
Первыми для рукопожатия подают руку женщины, старшие по возрасту или положению.
При обращении к незнакомому, малознакомому человеку или официальному лицу всегда следует говорить «Вы». Форма обращения «ты» выражает более близкие отношения с человеком.
Правила хорошего тона предусматривают, как следует переходить с «Вы» на «ты». Переход на «ты» может предложить только старший младшему и начальник подчиненному. Молодой человек может попросить близких старших говорить ему «ты». При этом сам он продолжает говорить им «Вы».
Представляясь или представляя кого-то, обычно называют фамилию, имя, отчество, иногда — должность или звание. Существует ряд общепринятых правил, которые необходимо соблюдать при представлении и знакомстве.
УСТРОЙСТВО НА РАБОТУ
Как правило, работодатель сначала знакомится с вами по вашей анкете, включающей краткую автобиографию (резюме), где описан опыт работы, имеющий отношение к возможной будущей работе.
Теперь все чаще при устройстве на работу спрашивают наличие рекомендаций. Люди, готовые дать характеристику, должны быть профессионалами в данной области, уважаемыми людьми, это могут быть бывшие непосредственные начальники. Молодому человеку, впервые поступающему на работу, рекомендацию могут дать декан, профессор, уважаемый преподаватель того факультета, который он закончил, или руководитель той организации, где он проходил практику.
Если ваше резюме принято и вам назначено время собеседования, к нему нужно хорошо подготовиться. Для этого необходимо собрать как можно больше сведений о той компании или фирме, которая пригласила вас на собеседование. Кроме того, необходимо тщательно обдумать то, что вы собираетесь сообщить о себе.
Какова бы ситуация ни была, не следует просить работу, лучше рассказать о своих профессиональных интересах и достижениях, о том, какую пользу вы могли бы принести данной фирме. Всю линию поведения необходимо проанализировать заранее. Важно придерживаться некоторых правил, соблюдение которых поможет вам при устройстве на работу. Прежде всего, ни в коем случае нельзя опаздывать на собеседование; нельзя садиться, пока вам этого не предложат; в любой ситуации нужно держаться с достоинством, ясно и вразумительно отвечая на вопросы; не стоит говорить о членах семьи и о знакомых высокопоставленных людях; нужно взять с собой все документы, которые могут потребоваться; соблюдать правила этикета.
Оденьтесь соответствующим образом. Не стоит приходить устраиваться на работу в шортах, майке, пляжных тапочках и так далее.
Мужчинам целесообразно надеть костюм, а женщинам - деловое платье или жакет с юбкой.
Общаясь с работодателем, не жуйте резинку и не курите.
Если вас спросят, что вы умеете, говорите только о том, что относится непосредственно к предлагаемой работе. Не нужно вводить в заблуждение работодателя, если вы чего-то не умеете делать (кстати, в стандартном резюме есть строка «личные свойства», куда можно написать «легко обучаюсь» или «люблю учиться»).
Если будут спрашивать о ваших слабостях, отвечая, не забудьте упомянуть о ваших сильных сторонах, связанных с работой.
Во время собеседования вы должны не только отвечать на вопросы, но и сами задавать их.
Вы можете спросить обо всем, что касается вашей будущей работы: о продолжительности рабочего дня, о непосредственном начальнике, о характере и сложности работы; предстоит ли вам специально чему-либо учиться; о перспективах служебного роста, о планах фирмы и, конечно, о зарплате.
В конце собеседования не забудьте подтвердить свою заинтересованность (если, конечно, так оно и есть) в получении данной работы.
Не бойтесь собеседования, помните, что это наилучший способ продемонстрировать свои способности. Ваша задача заключается в том, чтобы показать, что вы есть тот самый человек, который заинтересован именно в данной работе.
Работодатель, принимающий вас на работу, рискует в большей степени, чем вы. Он не знает заранее, чего можно ждать от нового сотрудника и оправдаются ли связанные с ним расходы. Чтобы уменьшить этот риск, работодатель ищет человека с высокой мотивацией труда.
После собеседования принято написать благодарственное письмо тому, кто с вами разговаривал. Если в течение двух недель сообщения из фирмы, где вы проходили собеседование, не поступит, можно позвонить или написать письмо тому, кто вел с вами беседу. Если ответа не будет (хотя уважающие себя организации всегда присылают ответ, пусть даже отрицательный), больше не надо настаивать.
Первое впечатление о вас формируется за 20-30 секунд и надолго становится вашим имиджем в глазах коллег, руководителей и партнеров. Поэтому особенно важно уметь грамотно представиться. Для этого необходимо соблюдать четыре правила:
Ваши первые 10 слов должны быть очень важными.
Наиболее эффективным средством быстрого достижения взаимопонимания является выражение благодарности за встречу. Для создания обстановки эмоционального доверия необходимо в первых десяти словах беседы обязательно назвать имя человека, например:
«Я очень рад встретиться лично с вами, Владимир Викторович».
Подобные фразы прекрасно работают и при общении с людьми, которых вы уже знаете:
«Владимир Викторович, спасибо вам за предложение встретиться».
Обращайте внимание на других. Сдержанная улыбка и заинтересованный взгляд — ваш лучший образ для начала общения с новыми людьми. Контроль над своими эмоциями и внешнее соответствие им, реакция на эмоции других создают образ открытого и приятного человека.
В общении интеллигентный человек всегда придерживается принципа позитивности. Смысл его сводится к простой формуле: «Если вы не можете сказать ничего приятного или положительного, лучше промолчать».
Следите за походкой. Позитивный настрой, блеск в глазах, решительность и активность создают имидж успешного человека, с которым хочется иметь дело. Правильная осанка, энергичная походка и живая мимика — все это составляющие образа, способствующего развитию карьеры.
Наряду со способами создания хорошего впечатления существует целый ряд вещей, которые могут безнадежно его испортить:
■Взъерошенные волосы Грязные волосы в офисной среде могут позволить себе только системные администраторы.
■ Стоптанная грязная обувь Начните карьеру с покупки хорошей обуви.
■ Неприятный запах Без комментариев.
■ Неухоженные руки Самая заметная часть ваших рук, на которую люди обращают внимание, — это ногти. Они всегда должны быть в идеальном состоянии. Для мужчин это короткие, аккуратно подстриженные, безупречно чистые ногти. Для женщин — маникюр со средней длиной ногтей, лак естественных тонов.
■ Бегающий взгляд Взгляд должен быть уверенным и спокойным.
■ Неуместные прикосновения Единственная оправданная форма прикосновения друг к другу в деловой среде — это рукопожатие. Пока вы не установили с другими людьми близкие отношения, похлопывание, подталкивание локтем или легкие прикосновения будут восприниматься ими как навязчивые действия.
■ Жаргонный язык Естественно, что специалист должен уметь красиво говорить без помощи жаргонных слов и выражений.
ВНЕШНИЙ ВИД СОТРУДНИКОВ
Одежда персонала должна соответствовать сфере деятельности фирмы. Продуманный стиль в одежде сотрудников фирмы может существенно улучшить ее имидж. Сотрудникам крупных компаний с более формальной системой общения и иерархией в управлении лучше носить официальный деловой костюм, хорошо выглядеть, использовать соответствующие аксессуары.
В небольших фирмах к имиджу сотрудников предъявляется меньше требований. Следует учитывать, что чем моложе компания, тем увереннее и стабильнее она должна выглядеть, поэтому сотрудникам молодых динамичных фирм рекомендуется быть более демократичными в выборе собственной одежды.
Для МУЖЧИНЫ наиболее распространенным видом официальной одежды по-прежнему остается костюм. Поэтому молодому человеку, работающему в офисе, или студенту желательно соблюдать следующие правила ношения костюма.
Не надевайте одновременно костюм и спортивную обувь. С костюмом не носите сумку спортивного типа. К костюму надевайте галстук. Деловой костюм без галстука носить не желательно.
Сорочка, надетая к костюму, должна иметь длинные рукава. Считается элегантным, если манжеты сорочки видны из-под рукавов пиджака на 1,5—2 см, а воротничок выступает над воротником пиджака на 1— 1,5 см.
Светлые костюмы носите днем — летом и весной, вечером же, особенно осенью и зимой, — темные. Наиболее распространенные цвета — различные оттенки серого и синего.
В официальной обстановке пиджак должен быть застегнут (нижняя пуговица всегда расстегнута). Полностью расстегнуть пуговицы пиджака можно за столом или сидя в кресле. Вставая, необходимо застегнуть пиджак на верхнюю пуговицу.
Черная обувь подходит к костюмам всех цветов, светлая обувь — ко всем, кроме черного и синего. Лакированные туфли носят только к вечернему костюму. Носки подбираются в тон костюму, но темнее. Они не должны быть слишком короткими.
Брюки должны быть такой длины, чтобы спереди они чуть спускались на обувь, а сзади доходили до начала каблука.
Галстук должен быть светлее костюма и темнее сорочки, он не должен быть ярким или с пестрым узором. В завязанном состоянии он долженкасаться нижним концом пряжки ремня. Черный галстук — знактраура. Галстук-бабочка для официальных торжеств или праздников надевается только к темным костюмам.
Желательно иметь при себе два носовых платка. Первый, «рабочий» — в кармане брюк, второй, чистый — во внутреннем кармане пиджака. Не кладите ручку, очки, расческу в нагрудный карман пиджака.
Плохое впечатление на окружающих производят броские ювелирные украшения, волосы на груди, виднеющиеся через расстегнутую или слишком тонкую рубашку, чересчур прилизанные жирные волосы на голове. Усы и борода должны быть ухоженными и подстриженными.
ЖЕНЩИНЫ пользуются значительно большей свободой в выборе фасона одежды и ткани, чем мужчины. Однако при выборе одежды и женщине следует придерживаться определенных правил.
Основное правило, которое женщине следует соблюдать всегда — это соответствие одежды времени и обстановке. Поэтому в дневное время не принято принимать гостей или ходить в гости в роскошных платьях. Для таких случаев надевают простое элегантное платье или платье-костюм. Слишком модные модели одежды подходят только молодым и стройным женщинам.
В крупных фирмах и небольших агентствах существуют свои корпоративные правила в отношении формы одежды. В некоторых крупных компаниях (банки, страховые компании, юридические фирмы и др.) это строгий офисный стиль, в маленьких агентствах — стиль casual. Деловой этикет диктует следующие нормы в одежде:
Придерживайтесь того стиля одежды, который характерен для большинства сотрудников компании или сотрудников одного с вами уровня.
Недопустимо носить более дорогую одежду, чем ваш непосредственный руководитель.
Манера одеваться отражает не только собственное мнение о самой себе, но и то, на какое отношение претендует женщина со стороны окружающих. Если она хочет показать сослуживцам, начальству, заказчикам и клиентам, что она причисляет себя к бизнесменам высокого класса, то не стоит носить на работе слишком короткие юбки и глубоко декольтированные блузки
ПРАВИЛА ВЕЖЛИВОСТИ НА РАБОТЕ
Многие люди часто испытывают замешательство от того, что иногда не очень хорошо представляют, как лучше вести себя в рабочей обстановке. Мужчины, обычно галантные в общении с дамами, не знают, нужно ли им держать дверь открытой, чтобы дать женщине пройти, а женщины, стремящиеся доказать, что они ни в чем не уступают мужчинам, могут болезненно реагировать на любой знак внимания, подчеркивающий их принадлежность к другому полу.
Если исходить из идеи равенства мужчин и женщин и руководствоваться правилами обычной вежливости, вопрос о том, как вести себя представителям противоположных полов в служебной обстановке, отпадет сам собой:
— дверь открывает тот, кто к ней ближе стоит;
— в лифт первым входит и выходит из него тот, кто находится ближе к Двери;
— прикурить другому дает тот, у кого в руке зажигалка;
— и мужчины, и женщины поднимаются со стула, чтобы поприветствовать клиента или посетителя, вне зависимости от его пола;
— и мужчины, и женщины обмениваются рукопожатиями; на службе нет правил, предписывающих, кто первым должен подать руку;
— независимо от того, кто кого приглашает на ленч, платит приглашающий;
— если на работе все пользуются общей кофеваркой или чайником, также все по очереди моют эти предметы, женщины не должны на службе «вести хозяйство»;
— ни мужчинам, ни женщинам на работе не следует называть сотрудников уменьшительными именами и прозвищами, никаких «милочек» и «лапочек», если кто-то продолжает упорствовать, необходимо останавливать его до тех пор, пока не подействует;
— даже если хочется вести себя на работе так, как в нерабочей обстановке, нельзя позволять себе делать этого.