Выбытие из фонда – движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки. (Инструкция об учете БФ.-1998.-С.4.)
Исключение документов из фонда – изъятие из БФ и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам. (там же, С.5).
Муниципальная библиотека не предназначена для вечного хранения документов, т.к. не является библиотекой депозитарного типа. Практически все скомплектованное ею, за небольшим исключением, по мере уменьшения спроса и потери актуальности должно исключаться из фонда, для того, чтобы уступить место более актуальной литературе.
Причины выбытия:
1. ветхость (физический износ);
2. дефектность;
3. устарелость по содержанию;
4. дублетность;
5. непрофильность;
6. утрата (пропажа из открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).
А также – помощь в комплектовании других библиотек.
Как и прием документов, исключение документов должно быть документировано. Поэтому на выбывшие документы составляют акты, которые служат оправдательным документом, подтверждающим правомерность исключения документов из фонда.
По каждой из причин составляется отдельный акт. Акт состоит из 2 частей: текстовой и списка литературы к акту Он составляется не менее чем 3 лицами: зав. библиотекой (филиалом), работником ОКиО и представителем общественности (член Совета библиотеки, Актива библиотеки), бухгалтером…
Акты на списание документов, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение…). Для подтверждения невозможности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по исполнительному листу.
На основании сделанных в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных» составляют акты на поступление документов, принятых от читателей взамен утерянных и акты на выбытие.
Акты составляются в 2 экз.(3 экз.) - в ОКиО, в комитет по имуществом, в библиотеку (филиал).
Текстовая часть (шапка) составляется в 3 (4) экз.: - в ОКиО, комитет по имуществом, библиотеку (филиал), в бухгалтерию.
Исключение документов начинается со структурного подразделения (библиотеки). Комиссия по сохранности библиотечных фондов просматривает документы, которые подлежат списанию, и составляет протокол о решении комиссии о списании документов. Составляет акт осмотра имущества. Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности библиотечных фондов в текстовой части вверху слева. Завизированные комиссией акты утверждаются зав. библиотекой (директором библиотеки, заместителем директора, директором учреждения или организации).
Акты, списки и документы, поступают из филиалов в ОКиО межпоселенческой библиотеки к определенному сроку (если в районе сохранилась централизация). На основании актов филиалов составляется сводный акт по системе по одной из причин выбытия. Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и обоснования исключения их из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД различного вида, но списываемые по одной причине.
Списание док., состоящих на бух. учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной стоимости в случае, если фонд был переоценен. Сейчас действуют коэффициенты на 1.01.2007 г. В каждом гос. учреждении есть основные и не основные фонды. Основные фонды состоят на учете в Комитете по имуществу. Книжные фонды относятся к основным фондам и поэтому находятся на учете в Комитете по имуществу. Б-ки должны предоставлять акты на списание документов в Комитет по имуществу, чтобы там их исключили из общего баланса. (Постановление губернатора Курск. обл. об утверждении Положения по управлению имуществом Курской области от 17 мая 2001 года).
Для документов, обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид списываемых изданий, их количество.
На основании актов проводится запись в КСУ БФ.в соответствующих графах второй части «Выбытие из фонда». По окончании суммарного (интегрированного) учета проводится индивидуальный (дифференцированный) учет выбывших документов. В ОК и О на оборотной стороне карточки УК записывают номер акта и количество выбывших экз. данного названия и делают отметки в филиалах.
Если выбывает последний экз. документа, карточка вынимается из УК, а в «Журнале регистрации карточек УК» указывается номер акта, по которому выбыл последний экз. документа (карточка).
В филиале по утвержденному акту делается отметка в «Инвентарной книге» (указывается № акта, год утверждения, вычеркивается инв. номер, цена), изымаются карточки из АК и при необходимости из СК. Экземпляр акта хранится в филиале и может понадобиться при проверке или передаче фонда.
По ЦБС ведется своя нумерация актов, поэтому зав. филиалами на своем акте должны проставить и номер сводного акта по системе - Акт №36 / 74
Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в порядке книгообмена в другие библиотеки по акту через обменные фонды в библиотеки- депозитарии или непосредственно в библиотеку – получатель.
Продажа списанных из фондов библиотеки документов производится в соответствии с правовыми нормативными актами (Положение об организации продажи населению книг, других произведений печати и иных материалов из библиотечных фондов» (1988), а также Уставом библиотеки.
Ветхие и устаревшие документы сдаются в макулатуру, а квитанция подшивается к акту и сдается в бухгалтерию МБ или отдела культуры.
Акты на списание (исключение) произведений печати или других документов, карточки УК на полностью выбывшую литературу хранятся постоянно, до ликвидации библиотеки.
Составитель: Н.Д. Лукьянчикова
февраль 2008г