ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»
Краткий курс лекции
Организация документооборота
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы в свою очередь делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения — исходящие документы, а другая циркулирует внутри учреждения — это внутренняя документация.
При рационализации документооборота следует руководствоваться положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения, например, предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям.
|
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и проставления резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Регистрация и учет поступающих в организацию документов
Все поступающие в организацию документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте проверяют правильность доставки, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией с пометкой «лично» передаются адресату без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (если на документе нет даты или адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в зависимости от срока хранения письма.
|
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Это существенно повышает эффективность управленческого процесса. Нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения, так как 80—90% всех поступающих документов приходится переадресовывать своим заместителям.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. При отсутствии руководителя допускается передавать документ для исполнения должностному лицу с последующим извещением об этом руководителя.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп:
Наименование организации
Вх. №______________
От________________
Дата регистрации (по порядку номеров, начиная с календарного года) проставляется в день поступления документа.
Регистрировать следует документы, поступающие от вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и другие. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем организации.
|
Все документы (входящие, исходящие, внутренние) регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. единиц и более, где невозможна централизованная регистрация, важнейшие документы регистрируются в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях. В последнее время для этого используются автоматизированные системы регистрации документов (АСРД).
Документы регистрируются в основном на карточках, хотя журнальная система регистрации кое-где еще сохранилась: такой учет документов предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче трудовой книжки, пропуска и т.д. Журнальная система используется также в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала. Журнальная система удобна еще и для организации, в которую поступает незначительное количество документов.
На первом этапе заполняются следующие реквизиты:
· входящий номер и дата регистрации, например № 15 от 15.01.2006 (№ 15 — порядковый номер поступающего документа начиная с 1 января текущего года, 15.01.2006 — дата поступления регистрируемого документа). Эти номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе;
· от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ);
· количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
· дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2006 № 259/10);
· краткое содержание документа, например, направить информацию о состоянии воспитательной работы в учреждениях начального профессионального образования.
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Резолюция должна быть конкретной, например,
Иванову Г.В.
Прошу подготовить ответ
Личная подпись
Вопросы самоконтроля
1. Понятие документооборота
2. Регистрация и учет документов
Практическое задание
1. Составить опорный конспект по данной теме теме
2. Составить кроссворд в рамках всего пройденного материала за 2 семестр