Информационные технологии в проекте — совокупность процессов сбора, хранения, поиска, переработки, отображения и передачи информации, используемых в проекте.
Для управления проектом требуется создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.
Информационная система в свою очередь включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью. Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям компании, в то время, как информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретному проекту.
Для планирования и контроля хода выполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой и достаточной информацией требуется разработка и поддержка в актуальном состоянии информационной модели проекта, которая обеспечит:
· централизованное хранение информации по календарным планам работ, ресурсам, стоимостным и другим показателям проекта;
· возможности быстрого анализа влияния изменений в плане работ, ресурсном, финансовом и других видов обеспечения на конечные результаты и показатели проекта;
· возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;
· возможности автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту, а также решение других задач и процедур управления проектом.
· В организационной структуре проекта как минимум могут быть выделены три уровня управления, требующих специализированной информационной поддержки:
· стратегический уровень управления проектом (высшее звено руководства компанией или программой);
· уровень управления отдельным проектом (руководство проекта);
· уровень исполнения работ проекта (исполнители проекта).
На стратегическом уровне руководства информационная система должна обеспечивать сбор и обработку данных для принятия решений, связанных с утверждением целей, приоритетов, стратегическим планированием и финансированием проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. Информационная система на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников, обобщение и представление данных в форме, удобной для восприятия.
На уровне управления проектом информационная система обеспечивает и поддерживает планирование комплекса работ, организацию и контроль выполнения работ, анализ и регулирование хода исполнения проекта и закрытие проекта. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов проекта, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для анализа и оперативного управления.
На уровне исполнения заданий (пакетов работ) проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая выполнение работ. Данная информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время на данном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о ходе выполнения работ и использовании ресурсов. В настоящее время благодаря появлению современных технологий, обеспечивающих связь между участниками проекта в локальных и глобальных сетях, стала возможной реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени.
В результате внедрения информационной системы управления проектом обеспечивается решение следующих задач:
· поддержка процедур анализа и принятия решений по структуре, объемам работ и директивным срокам достижения промежуточных результатов проекта;
· определение необходимого времени и затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределение во времени финансовых потребностей проекта;
· разработка схемы финансирования работ и привлечения ресурсов в соответствии с единым планом проекта;
· поддержка процедур разработки сводного плана проекта и согласования решений по временным, объемным, стоимостным и другим параметрам с основными участниками проекта;
· поддержка процедур разработки и согласования контрактов, распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения организационных мероприятий;
· сбор фактических данных о ходе выполнения работ и их характеристик (например, выполненные объемы, произведенные затраты финансовых, трудовых, материальных и других видов ресурсов);
· поддержка процедур управления контрактами;
· поддержка процессов взаимодействия и координации работ,
· контроля исполнения и оперативного управления;
· обеспечение всех уровней управления актуальной информацией о выполнении работ в соответствующих показателях в разрезах контрактов, подразделений на требуемом уровне детализации;
· поддержка процедур анализа состояния работ и причин отклонений фактических показателей от плановых, анализа тенденций, прогнозирования сроков выполнения и других характеристик работ;
· принятие и согласование решений по изменениям в едином плане работ, оперативная корректировка составленных планов выполнения работ в соответствии с согласованными решениями;
· поддержка внутренней и внешней отчетности в рамках проекта.
Получение агрегированной отчетности по проекту в различных разрезах (по участникам проекта, видам работ, статьям затрат и др.).
Различные фазы проекта требуют выполнения различных управленческих функций, изменяется объем проблем, требующих принятия решений. Поэтому информационная система проекта должна быть динамической, функциональность которой изменяется в зависимости от конкретной фазы развития проекта и стадии управления.
Современные автоматизированные информационные системы управления проектами должны обеспечивать выполнение следующих функций:
· календарное планирование работ;
· планирование ресурсов;
· расчет критического пути и резервов времени исполнения операций проекта;
· расчет потребности проекта в финансировании, материалах и оборудовании;
· распределение загрузки возобновляемых ресурсов;
· анализ рисков и планирование с учетом рисков;
· учет фактических данных по исполнению проекта;
· подготовка отчетных материалов;
· доступ территориально удаленных пользователей;
· централизованное хранилище документов (данных) — банк знаний;
· коллективная (совместная) работа.
Рассмотрим кратко основные возможности систем Microsoft Office Project, Primavera и Project Expert. Microsoft Office Project — универсальная система календарного планирования и управления проектами. Семейство продуктов Microsoft Office Project состоит из следующих продуктов:
· Microsoft Office Project Standard. Настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Обеспечивает разработку календарных планов работ, ресурсных планов и контроль исполнения проекта;
· Microsoft Office Project Professional. Настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Cодержит всю функциональность Microsoft Project Standard и с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, предоставляются возможности по централизованным настройкам, единому пулу ресурсов и автоматического согласования планов с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия;
· Microsoft Office Project Server. Серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющие роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.
· Microsoft Office Project Web Access. Веб-интерфейс Microsoft Project позволяет участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.
Программное обеспечение Primavera (Компания Primavera Systems, Inc.) предназначено для автоматизации процессов управления проектами в соответствии с требованиями PMI, IPMA и стандартами ISO.
Project Management предназначен для использования как в составе корпоративной информационной системы, так и автономно, обеспечивая решение задач календарно-сетевого планирования, расчета критического пути, выравнивания ресурсов, what-if анализа и других задач моделирования проектов, групп проектов, портфелей и программ. Methodology Management обеспечивает формирование и доступ к базе знаний компании по управлению проектами.
Модули myPrimavera (myPrimavera Portfolios, myPrimavera Projects, myPrimavera Resources, Collaboration) образуют веб-портал проектов компании и обладают всеми необходимыми возможностями для контроля и анализа данных по портфелям проектов, управлению проектами, разработке и актуализации графиков, управлению ресурсами и ролями, отслеживанию процессов инициации и изменения проектов, управлению документооборотом и т.д. Модуль Primavera PertMaster предназначен для идентификации, качественной и количественной оценки рисков.
Primavera Timesheets — модуль для доступа к планам работ и ввода фактических данных по их исполнению. Модули, расширяющие основную функциональность Primavera:
· Модули PM.contract и PM.procurement обеспечивают автоматизацию процессов управления договорами и поставками в проектах.
· Primavera Contractor — модуль для решения задач календарно-сетевого планирования, обеспечивает однопользовательскую работу единовременно с графиком одного проекта.
Project Expert — система разработки инвестиционных проектов и финансового планирования деятельности предприятия, позволяющая анализировать эффективность инвестиций.В программе Project Expert применяется методика UNIDO по оценке инвестиционных проектов и методика IAS финансового анализа.Project Expert представляет собой систему, разработанную с учетом опыта развития предыдущих версий. Основные функции программы:
· моделирование деятельности предприятия с учетом изменения параметров внешней среды (инфляция, налоги, курсы валют);
· планирование реализации инвестиционного проекта, стратегии маркетинга и производства с учетом рационального использования материальных, людских и финансовых ресурсов;
· построение модели финансовых потоков проекта;
· анализ сценариев развития предприятия с различными значениями параметров, влияющих на его финансовые результаты;
· определение ключевых рисков;
· отчеты: Отчет о движении денежных средств (Кэш-фло), Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Отчет об использовании прибыли) и бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующие международным требованиям;
· анализ чувствительности, анализ общей эффективности проекта (Индекс прибыльности, Чистый приведенный доход, Внутренняя норма рентабельности), анализ денежных потоков для каждого участника проекта и анализ финансовой деятельности по ряду показателей (коэффициент текущей ликвидности, прибыль на акцию и др.);
· статистический анализ проекта;
· графическое отображение данных в разных вариантах, включая трехмерные, на основе как отчетов, так и математических зависимостей;
· подготовка отчетов, учитывающих специфику проекта.