Наставник и наставничество: контроль и коррекция системы
Любая система время от времени нуждается в коррекции, и еще чаще – в контроле. Система наставничества – не исключение. Придерживается ли наставник разработанного плана работы? Продумана ли документация, которая регламентирует весь процесс наставничества? Что делать, если наставник не справляется со своими обязанностями?
Чтобы преодолеть эти и другие препятствия, необходимо настроить механизмы контроля системы. Процесс состоит из двух этапов: выбора ответственного за координацию наставничества и создания документации, регламентирующей действия наставников и обучаемых сотрудников.
Первый этап.Выбор ответственного за координацию всего процесса.
Один из вариантов решения этой задачи – передача контрольных функций руководителю структурного подразделения, однако это потребует от него больших затрат времени.
Многие компании склоняются к передаче контрольных функций отделу персонала, поскольку, как правило, именно он занимается обучением (при отсутствии у компании собственного учебного центра).
В некоторых компаниях вводится специальная должность менеджера по адаптации. Поскольку организация и контроль всего процесса наставничества требует больших временных затрат, введение такой должности решает многие проблемы.
В обязанности координатора входит осуществление периодического мониторинга процесса наставничества. Именно он имеет право проверять текущую документацию и получать обратную связь от сотрудников. Также к нему стекается и вся информация о работе системы. В его обязанности входят оповещение участников о начале нового этапа программы (это особенно важно, когда программа только внедряется) и обработка оценочных бланков.
Частично функции контроля может исполнять руководитель отдела. Например, у руководителя могут храниться планы проведения программы каждого наставника. При выполнении каждого мероприятия, закрепленного в плане, наставник должен поставить свою подпись и комментарии. Это обеспечивает функцию двойного контроля – с одной стороны, ответственность наставника перед руководителем отдела, с другой стороны, ответственность руководителя перед HR-отделом за выполнение программы, поскольку координатор может провести мониторинг в любой момент. Наличие такого плана является хорошим инструментом контроля, а также подробной инструкцией для наставника.
Можно создать электронный вариант такого плана, где каждый наставник отмечает проведение того или иного мероприятия. Координатор может отслеживать происходящее в режиме on-line.
Очень важно фиксировать конкретные даты мероприятий в плане работы наставника – это обеспечивает более четкую организацию процесса. Например, на третий рабочий день наставник должен предоставить подопечному обратную связь. Это отражается в плане (структура и дата обратной связи). Такой же план есть у подопечного. Наставник обязательно должен отметить в бланке, что провел обратную связь. Руководитель отдела и координатор легко могут проверить, была ли проведена обратная связь именно в этот день, и если нет, то выяснить, почему этого не произошло.
Второй этап. Создание документации, регламентирующей весь процесс наставничества.
Важным элементом осуществления контроля и мониторинга являются регламентирующие документы и бланки отчетности. Продуманная документация значительно экономит время всех участников процесса и позволяет получить адекватную информацию, которую можно использовать для оценки результата и планирования дальнейшей деятельности.
К таким документам относятся положения о наставничестве, план проводимых мероприятий и бланки оценки, которые заполняет наставник и ответственный сотрудник.
Для обеспечения своевременной коррекции в системе наставничества необходимо:
§ Регулярно (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) проводить опросы и анкетирование сотрудников;
§ Анализировать объективные показатели эффективности (увеличение объемов производства / продаж, снижение количества рекламаций, уменьшение количества ошибок и т.д.);
§ Налаживать механизмы обратной связи (постоянный и оперативный контроль за процессом).
На швейной фабрике был принят такой алгоритм функционирования и контроля системы наставничества. Наставников назначают приказом генерального директора в течение трех дней с момента трудоустройства молодого специалиста или произошедших внутренних кадровых перемещений.
Наставник работает с молодым специалистом до допуска его к самостоятельной работе. Чтобы получить такой допуск, нужно пройти соответствующую программу обучения, стажировку на рабочем месте и успешно сдать несколько экзаменов. Только после этого оформляется приказ, разрешающий молодому специалисту работать самостоятельно в текущей должности.
После назначения на должность молодой специалист с помощью специальной анкеты оценивает уже работу наставника. Оплата за наставничество связана с результатами этой оценки. Если она низкая, то вознаграждение наставнику не выплачивается.
Работу наставника и качество подготовки нового молодого специалиста также оценивают и руководители структурных подразделений предприятия. Слабые результаты наставника могут быть следствием либо низкого уровня обучаемости новичка, либо неэффективной работы самого наставника. Как правило, это редкость для фабрики. В любом случае решение по каждому случаю принимается в индивидуальном порядке.
Если наставник халатно относится к своим обязанностям, у него есть проблема коммуникационного характера, которую он не готов преодолевать, злоупотребляет властью или не соблюдает требований, норм и стандартов, то наставника лишают его статуса. Причем, в зависимости от ситуации, такой сотрудник может быть лишен права претендовать на звание наставника в компании навсегда, только на определенный срок или до момента достижения определенных показателей. Или он может быть отстранен от работы с конкретным подопечным.
Качество подготовки сотрудников, включенных в кадровый резерв, оценивается промежуточной аттестацией, организуемой отделом развития и обучения персонала.
По ее итогам также принимаются соответствующие решения по отношению к конкретным наставникам и происходит последующая коррекция всей системы обучения и развития кадрового резерва.