SQL (Structured Query Language) - это язык программирования, предназначенный для работы с наборами фактов и отношениями между ними. В программах управления реляционными базами данных, таких как Microsoft Office Access, язык SQL используется для работы с данными. В отличие от многих языков программирования SQL удобочитаем и понятен даже новичкам. Как и многие языки программирования, SQL является международным стандартом, признанным такими комитетами по стандартизации, как ISO (на английском языке) и ANSI(на английском языке).
На языке SQL описываются наборы данных, помогающие получить ответы на вопросы. При использовании SQL необходимо применять правильный синтаксис. Синтаксис - это набор правил, позволяющих правильно сочетать элементы языка. Синтаксис SQL основан на синтаксисе английского языка.
Предложения SQL
Инструкция SQL состоит из нескольких частей, называемых предложениями. Каждое предложение в инструкции SQL имеет свое назначение. Некоторые предложения являются обязательными. В приведенном ниже списке указаны предложения SQL, используемые чаще всего, однако обязательными являются только первые два предложения.
4 SELECT (определяет поля, которые содержат нужные данные).
4 FROM (определяет таблицы, которые содержат поля, указанные в предложении SELECT).
4 WHERE (определяет условия отбора полей, которым должны соответствовать все записи, включаемые в результаты).
4 ORDER BY (определят порядок сортировки результатов).
4 GROUP BY (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет поля, для которых в инструкции SELECT не вычисляется сводное значение).
4 HAVING (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет условия, применяемые к полям, для которых в предложении SELECT вычисляется сводное значение.
|
|
Для создания запроса с помощью языка SQL нужно выбрать вкладку «Создание» и нажать на кнопку «Конструктор запросов». В появившемся диалоговом окне «Добавление таблицы» добавить все таблицы. Далее необходимо перейти в «Режим SQL». Окно режима представляет собой чистый лист, на котором вручную нужно набрать запрос на языке SQL (рис.6)
Рисунок 6 - Создание запроса
Создание отчета
Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые стоимости.[7]
Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.
Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов, идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
|
|
В данной работе отчет должен представлять график товаров (рис. 7). [8 стр.57]
Рисунок 7 - Создание отчета
Заключение
Преимущества использования БД
Рассмотрим, какие преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:
· Компактность
Информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки
· Скорость
Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки
· низкие трудозатраты
Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными
· применимость
Всегда доступна свежая информация
Дополнительные преимущества появляются при использовании БД в многопользовательской среде, поскольку становится возможным осуществлять централизованное управление данными.
Современные системы управления базами данных обеспечивают как физическую (независимость от способа хранения и метода доступа), так и логическую независимость данных (возможность изменения одного приложения без изменения остальных приложений, работающих с этими же данными).
Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.
Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.
Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:
· хранение большого объема информации;
· быстрый поиск требуемой информации;
· добавление, удаление и изменение хранимой информации;
· вывод ее в удобном для человека виде.