Хохлов Т.В.
Э-2-2
Элементы компьютерной системы
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Особенности компьютерной обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства.(В нашем случае - бухгалтерские программы)
На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.
Вот лишь несколько из них, те которые были представлены на выставке "Бухгалтерия - 95":
· — Фолио; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"
· — ИНФО-Бухгалтер; ТОО "Информатик"
· — Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"
· — Суперменджер"; Фирма "Ланкс"
· — AUBI; Фирма "О'стрим"
· — ABACUS; АО "ОМЕГА"
· — 1С Бухгалтерия
· и т.д.
В данном реферате будут кратко рассмотрены почти все продукты.
Подробно будут рассмотрены лишь два из них. Это такие системы, как AUBI и 1С (для Windows).
1С - Как наиболее распространенный программный продукт.
AUBI - Как наиболее удобная система бухучета и возможности анализа.
СуперМенджер
Многовалютная система, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях сложной структуры различных форм собственности.
Работа в различных компьютерных сетях и на компьютерах IBM и Macintosh.
Система бухгалтерского учета позволяет оперировать следующими операциями:
· аналитический и синтетический учет
· автоматический учет курсовой разницы
· приведение учетных данных к любой национальной валюте
· ведение журналов-ордеров, главной книги и баланса в любой валюте и сводно по эквиваленту
· гибкий план счетов, учитывающий все индивидуальные особенности
· формирование сложных проводок
· консолидация данных различных организаций и филиалов
Версии программ для DOS, WINDOWS и Macintosh.
ИНФО - Бухгалтер
В любой момент для Вас готовы:
· баланс со всеми приложениями
· оборотная ведомость
· главная книга
· ведомости аналитического учета по счетам
· журналы ордера и ведомости к ним, шахматка
· разнообразные ведомости и справки
· анализ финансовой деятельности с построением графиков и диаграмм
Вам достаточно ввести хозяйственные операции -
все остальное программа сделает сама
ФОЛИО
· ведение бухгалтерского учета любого числа предприятий на одном компьютере с возможностью получения сводного бланка нескольких предприятий.
· подробный финансовый анализ деятельности организаций по которым ведется бухгалтерия
· учет движения денежных средств в динамике
· финансовый баланс для руководителя и отчет о прибыли и убытках по месяцам и годам
· аналитические показатели
· валюта
· зарплата
· склад
· система прогнозирования оптимальной цены продажи партии товара
· возможность генерации новых форм отчетности
· встроенные многоуровневые таблицы
Инфин - Бухгалтерия
· продуманная структура программы и привычный бухгалтеру дизайн
· полная автоматизация учета
· до пяти уровней аналитического учета
· минимальные изменения в настройке программы под специфику именно Вашего предприятия
· бухучет для нескольких предприятий на одном рабочем месте
· возможность настройки на любое изменение законодательства
· возможность ведения двойной бухгалтерии
· возможность работы с любыми валютами
· парольная защита
· сохранение данных за любое количество лет
ABACUS
ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.
Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.
А также:
· обработка проводок с детальной аналитической информацией
· учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге
· элементы финансового анализа
· автоматическое начисление процентов и отчисление налогов
· мульти-валютные операции генератор отчетных форм
· система аппаратной и программной защиты информации
· удобный интерфейс
C бухгалтерия
1. Назначение программы и основные принципы
Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и
предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по
различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном
и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все
проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их
можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по
различным параметрам проводок.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной
информации (справочников):
· план счетов;
· список видов объектов аналитического учета;
· списки объектов аналитического учета (субконто);
· констант и т.д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут
выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет
итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем
случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
· сводные проводки;
· оборотно-сальдовую ведомость;
· оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
· карточка счета;
· карточка счета по одному объекту аналитического учета;
· анализ счета (аналог главной книги);
· анализ счета по датам;
· анализ счета по объектам аналитического учета;
· анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
· карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
· журнальный ордер.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.
Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим
сохранения в архиве текстовых документов.