Создание и печать отчетов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ им. В. Г. Шухова»

Лабораторные работы

По дисциплине «Базы данных»

ВЫПОЛНИЛ:

Студент гр.ЭЛз21с

РудковскийЯ.К.

Белгород 2014г.
Лабораторная работа № 1
Изучение структуры, свойств и создание таблиц реляционной базы данных

Цель работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса «Информационные технологии», посвященных рассмотрению понятий: структура данных, реляционная таблица и ее параметры, ключи и виды упорядоченности баз данных (БД), приобретение навыков разработки и формирования таблиц реляционных БД.

1. Что входит в понятие базы данных?

База данных в Access представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле с расширением *.mdb.

База данных (БД)— это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обычно БД представляются в виде совокупности взаимосвязанных файлов или таблиц, предназначенных для решения конкретной задачи.

2. Что такое нормализация базы данных?

Процесс преобразования отношений базы данных (БД) к виду, отвечающему нормальным формам, называется нормализацией. Нормализация предназначена для приведения структуры БД к виду, обеспечивающему минимальную логическую избыточность, и не имеет целью уменьшение или увеличение производительности работы или же уменьшение или увеличение физического объёма базы данных. Конечной целью нормализации является уменьшение потенциальной противоречивости хранимой в базе данных информации.

3. Какие нормальные формы вы знаете? Дайте им определения.

Первая нормальная форма (1NF) — базовая нормальная форма отношения в реляционной модели данных.

Переменная отношения находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда в любом допустимом значении отношения каждый его кортеж содержит только одно значение для каждого из атрибутов.

Основные критерии:

· Все строки должны быть различными.

· Все элементы внутри ячеек должны быть атомарными (не списками). Другими словами, элемент является атомарным, если его нельзя разделить на части, которые могут использовать в таблиценезависимо друг от друга.

Вторая нормальная форма (2NF) — одна из возможных нормальных форм таблицы реляционной базы данных.

Переменная отношения находится во второй нормальной форме тогда и только тогда, когда она находится в первой нормальной форме и каждый неключевой атрибут неприводимо зависит от ее потенциального ключа.

Вторая нормальная форма по определению запрещает наличие неключевых атрибутов, которые вообще не зависят от потенциального ключа. Таким образом, вторая нормальная форма запрещает создавать отношения как несвязанные (хаотические, случайные) наборы атрибутов.

Основные критерии:

Таблица должна находиться в первой нормальной форме.

Любое её поле, не входящее в состав первичного ключа, функционально полно зависит от первичного ключа

Третья нормальная форма (3NF) — одна из возможных нормальных форм отношения реляционной базы данных. 3NF была изначально сформулирована Э. Ф. Коддом в 1971 году.

База данных будет находиться в третьей нормальной форме, если она приведена ко второй нормальной форме и каждый не ключевой столбец независим друг от друга. Если следовать процессу нормализации правильно до этой точки, с приведением к 3НФ может и не возникнуть вопросов. Следует знать, что 3НФ нарушается, если изменив значение в одном столбце, потребуется изменение и в другом столбце.

Вообще, говоря, на практике, совершенствовать таблицы заканчивают на этом этапе (приведя их в третью нормальную форму). Методы приведения к 3NF

Удаление полей не зависящих от ключа

Нормальная форма Бойса-Кодда (BCNF)

Эта форма почти то же самое, что и третья. С одним небольшим дополнительным условием.

Основные критерии:

Таблица находится в третьей нормальной форме

В таблице должен быть только один потенциальный первичный ключ

Другими словами, в таблице должен быть только один первичный ключ и не должно быть других потенциальных вариантов (например, набор не ключевых полей это таблицы).

Методы приведения к BCNF

Вынести в отдельную таблицу потенциальные первичные ключи

Четвертая нормальная форма (4NF)

Начиная с этой формы, буду приводить лишь краткую информацию о форме и ее критериях, так как практического применения это все не найдет. В общеобразовательных целях, так сказать, поделюсь

Ну, тут как и во всех предыдущих формах требования, включают в себя требования всех предыдущих форм + что-то еще. В это форме дополнительное правило должно исключать многозначные зависимости. Другими словами все строки таблицы должны быть независимыми друг от друга. В том смысле, что наличие какой-то строки X, не должно означать, что строка Y тоже где-то есть в этой таблице.

Пятая нормальная форма (5NF)

В некоторых предыдущих формах, для разрешения требований, мы производили декомпозицию таблицы (выделение некоторых полей в отдельную таблицу) на две другие. Так вот, оказывается, что иногда такого рода декомпозицию нельзя без потерь произвести (на две таблицы именно), но зато можно произвести декомпозицию на 3 и более таблицы. Пятая форма как раз призывает, чтобы все возможные декомпозиции были произведены.

В самом начале статьи я показал, какие проблемы могут возникнуть при работе с не нормальными таблицами. В научной терминологии эти проблемы называют аномалиями. И, собственно, вся иерархия нормальных форм, построена таким образом, что каждая последующая ограничивает список возможных аномалий предыдущей формы. Этот процесс сопутствует процессу уменьшения энтропии базы данных, то есть наличия лишней информации. Мы добрались до 5ой нормальной формы, но этот список, в принципе никто не думал прекращать. Вот и в 1981 году Фагин (R.Fagin) опубликовал статью, в которой ввел понятие доменно-ключевой нормальной формы (ДКНФ).

Доменно-ключевая нормальная форма (ДКНФ)

В своей статье Фагин показал, отношение в ДКНФ не имеет аномалий модификации. Другими словами, что бы Вы там не меняли – ничего не потеряется, eсли соблюдены все ограничения относительно ключей и доменов.

На самом деле формулировка слишком общая, но суть ее заключается в том, что если выполнять некоторые правила, то при любых действиях с таблицей ее целостность не пострадает и вся необходимая информация сохранится.

Если рассматривать на примере, то правила действуют примерно так: нельзя просто удалить категорию из таблицы категорий, если с этой категорией связаны продукты из таблицы продуктов. Прежде чем удалять категорию необходимо выполнить предварительные действия в таблице продуктов (например, поле отвечающее за id категории этого товара нужно сделать NULL).

4. Какие требования предъявляют к содержанию таблиц реляционной БД?

С учетом требований к содержанию реляционных таблиц, основными из которых являются:

1) каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему;

2) информация не должна дублироваться в таблицах;

3) для связи между таблицами необходимо задать первичные ключи, однозначно определяющие каждую запись в таблице;

4) каждое поле таблицы должно быть связано с темой таблицы;

5) в таблицу нельзя включать данные, являющиеся результатами вычислений;

6) информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы.

5. Какие этапы создания макета таблицы в режиме Конструктора вам известны?

1Вокне база данных нажмите вкладку Таблица, а затем кнопку Создать.

2В окне Новая таблица выберите строку Конструктор ищелкните кнопку ОК. Открывается окно в котором нужно определить поля таблицы.

3Введите в ячейку столбца Поле имя первого поля.

4Вячейке столбца Тип данных оставьте Текстовый или нажмите кнопку раскрытия списка и выберите тип данных.

5Введите сведения о данных в поле Описание (Описание является необязательным).

6При необходимости задайте значения свойств поля, список которых выводится в нижней части окна.

6. Для чего в таблице задается первичный ключ? В чем различие между первичным и внешним ключом?

Первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые предоставляют уникальный идентификатор для каждой строки. В реляционной базе данных, сведения распределяются по отдельным таблицам, созданным для определенных целей. Затем при помощи первичных ключей и отношений между таблицами выбирается способ, которым сведения будут объединены вновь. Поля первичного ключа используются в Access для быстрого сопоставления данных из нескольких таблиц и для объединения этих данных по заданному принципу.

После того как первичный ключ определен, его можно использовать в других таблицах для ссылки на таблицу с полем первичного ключа.внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы.

Лабораторная работа № 2
Изучение типов, порядка построения и реализации запросов реляционной БД MS ACCESS

Цель работы: закрепление теоретических знаний, полученных в лекционном курсе.

1. Какое определение объекту запрос вам известно?

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Querybyexample) и структурированный язык запросов (SQL – StructuredQueryLanguage).

2. В чем заключается назначение запроса?

Запрос – это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи.

Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных.

Результат работы запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

3. Какие управляющие запросы или запросы действия вам известны?

Создание таблицы, обновление, удаление, добавление

4. Когда используются перекрестные запросы?

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк. Таким образом, структура перекрёстного запроса напоминает структуру электронной таблицы. Если в перекрёстный запрос нужно включить поля из нескольких таблиц и/или запросов, сначала создаётся запрос на выборку, содержащий все необходимые поля, а затем в мастере проектируется собственно перекрёстный запрос.

5. Каков порядок создания запросов?

· В окне базы данных нажмите кнопку Запросы на панели Объекты, а затем нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.

· В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

· Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.

· Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия и порядок сортировки.

· Чтобы просмотреть результаты запроса, нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Лабораторная работа № 3
Создание, изучение свойств и структуры форм реляционной базы данных

Цель работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса, посвященных рассмотрению созданию форм в СУБД.

1. В чем заключается назначение формы?

Формы являются средством ввода-вывода данных и организации интерфейса в MSAccess.

2. В чем отличие формы от запроса?

Запрос -Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью режима таблицы имеется возможность просмотреть все данные. Но что делать, если записей в таблице слишком много или требуемые данные находятся в нескольких таблицах. Тогда для отбора необходимых данных и применяются запросы. Они позволяют выбрать только нужные данные, соответствующие определенному критерию

Форма - Объект, предназначенный для ввода и отображения данных на экране или управления работой приложения. Таблицы – полезное средство для просмотра и изменения данных, но работать с ними бывает не всегда удобно, а представление данных в них не достаточно наглядно. Для редактирования данных и вывода их на экран в удобном виде предназначены формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, илимаску, накладываемую на набор данных. Формы можно использовать для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. С помощью формы можно красочно оформить данные, представить их в цвете, можно добавить такие элементы, как поля со списком, комбинированные списки,флажки, кнопки и многое другое. Можно также добавить рисунки и диаграммы и производить вычисления над данными таблиц и запросов.

3. Какие возможности создания форм вам известны?

Для быстрого создания формы предназначены мастера Access.
Формы в Access могут быть представлены в трех режимах

· Режим формы

· Режим макета

· Конструктор

4. Какие возможности предоставляет Конструктор форм?

Конструктор предназначен для разработки формы с помощью полного набора инструментов, обеспечивающего более детальную проработку структуры формы, использование всех элементов управления. В этом режиме форму можно разработать с нуля или доработать ее после создания мастером. Просмотр данных при внесении изменений в этом режиме не предусматривается..

5. Какие виды форм вам известны?

Формы могут быть следующих видов: простая, составная, ленточная, многостраничная и диалоговая.

Лабораторная работа № 4

Создание и печать отчетов

Цель лабораторной работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса, посвященных рассмотрению созданию отчетов в СУБД.

1. Что представляют собой отчеты в Access?

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчеты могут содержать подробные сведения об отдельных записях, сводные сведения о большой группе записей либо и то, и другое. Кроме того, отчеты Access также можно использовать при создании наклеек для списков рассылок и многого другого.

Можно создавать "свободные" отчеты, не отображающие никаких данных, однако в этой статье предполагается, что отчет привязан к некоторому источнику данных, например к таблице или запросу.

2. какие этапы создания отчета вам известны?

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

· Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

· В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

· Щелкнуть на кнопке ОК.

· Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

· В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

3. Чем отличается отчет от формы, запроса?

Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это мож-но сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

4. Какие виды отчетов вам известны?

виды отчетов.

· Одноколонный отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.

· Многоколонный отчет — сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

· Табличный отчет — отчет, имеющий табличную форму.

· Отчет с группировкой данных и подведением итогов — создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

· Перекрестный отчет — строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

· Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

· Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).

· Почтовые наклейки — специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

· Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

5. В чем отличие автоотчета от других способов создания отчетов?

Имеет два вида

6 В чем преимущества отчета над другими методами вывода данных?

По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

– отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

– отчеты могут быть использованы для получения выходных документов с соблюдением самых высоких требований к их оформлению.

7 Как использовать мастер для создания отчета?

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Отчеты.

2. Дважды щелкните на значке Создание отчета с помощью мастера.

В отчет нужно добавить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера, нужно указать все поля, включаемые в отчет.

3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера отчета выберите таблицу Контакты.

4. В списке Доступные поля выделите поле Фамилия.

5. Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля.

6. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля поля Имя, Адрес, Название Компании, Рабочий Телефон.

7. Выберите в списке Таблицы и запросы таблицу Список.

8. Переместите в список Выбранные поля поля Дата и Описание, добавив их к по лям таблицы Контакты.

9. Щелкните на кнопке Далее.

Во втором окне мастера можно выбрать способ расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Контакты, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части окна диалога.

10. Оставьте вариант Контакты и щелкните на кнопке Далее.

11. В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелк ните на кнопке Далее.

12. Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее.

Следующее окно,позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.

13. Выберите положение переключателя Структура 1.

14. Затем щелкните на кнопке Далее.

15. В следующем окне мастера выберите вариант оформления Строгий и щелкните на кнопке Далее.

16. Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово.

Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 18.14). В нем видно, что сначала идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека, и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.

8 Чем характеризуется режим Конструктора?

В режиме конструктора можно создавать таблицы с нуля, а также устанавливать и изменять любые свойства каждого из полей. Кроме того, в режиме конструктора можно открывать существующие таблицы для добавления, удаления и редактирования полей.

9 Какие разделы отчета вам известны.

· Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно размещаемая на титульной странице, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в нем содержится вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовокотчетапечатаетсяпередверхнимколонтитулом.

· Верхний колонтитул. Выводится на печать вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

· Заголовок группы. Печатается перед каждой новой группой записей. Этот раздел используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по товарам, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, в котором используется агрегатная функция суммирования, сумма будет рассчитываться для текущей группы. В отчете может быть несколько разделов заголовков групп в зависимости от количества уровней группировки. Дополнительные сведения о создании заголовков и примечаний групп см. в разделеДобавление группировки, сортировки и итогов.

· Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В немразмещаютсяэлементыуправления, составляющиеосновноесодержаниеотчета.

· Примечание группы. Выводится на печать в конце каждой группы записей. В примечании группы отображаются сводные сведения о данной группе. В отчете может быть несколько разделов примечаний групп в зависимости от количества уровней группировки.

· Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

· Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для отображения итогов и другой сводной информации по всему отчету.

10 В каком разделе отчета выводятся итоги?

В примечание часто помещают поля с итоговыми значениями

11 В поле какого типа можно задать группировку по интервалу? По годам?

свойство Группировка в значение Интервал

свойство Группировка в значение Годам

12 Как добавить вычисляемое поле в область данных?

нажать кнопку " ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в "Области данных" в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;

13 Наличие каких объектов необходимо для внедрения подчиненного отчета?

Для ввода (внедрения) объекта OLE надо щелкнуть правой кнопкой на его поле и выбрать OLE-сервер из списка. (После внедрения OLE-объекта отображаемым в таблице значением его поля будет название соответствующего OLE-сервера (например, MicrosoftWord).Чтобы просмотреть или отредактировать объект (или, скажем, чтобы воспроизвести звукозапись) надо, как всегда, дважды щелкнуть на этом названии).

Создание и печать отчетов

Поиск по сайту