Отчет
| о прохождении | Учебной | практики | |||||||||||||||||||||||
| Чернуха Андрея Сергеевича | |||||||||||||||||||||||||
| Фамилия, имя, отчество обучающегося | |||||||||||||||||||||||||
| обучающегося по направлению/специальности | 09.03.04 | Программная инженерия | |||||||||||||||||||||||
| нужное подчеркнуть | индекс | полное наименование направления/специальности | |||||||||||||||||||||||
| Руководитель практики: | Васюков В.М., ст. преподаватель | ||||||||||||||||||||||||
| Фамилия, ИО, ученая степень, ученое звание, должность | |||||||||||||||||||||||||
| Срок прохождения практики: | с | 02.07.2018 | г. | по | 07.07.2018 | г. | |||||||||||||||||||
| Должность обучающегося на практике: | студент | ||||||||||||||||||||||||
| Руководитель практики: | ||||||||||||||||||
| ученая степень, ученое звание | Фамилия ИО | |||||||||||||||||
| «» | 201__г. | |||||||||||||||||
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
2018 г.
УТВЕРЖДАЮ:
| Заведующий кафедрой | ||||||||||||
| Фамилия ИО | подпись | |||||||||||
| «» | г. | |||||||||||
Задание
| на | учебную | практику |
| Обучающемуся группы | И976 | Чернуха Андрею Сергеевичу | |||||||||||||||||
| группа | Фамилия Имя Отчество | ||||||||||||||||||
| Направление/специальность | 09.03.04 | Программная инженерия | |||||||||||||||||
| нужное подчеркнуть | индекс | полное наименование направления/специальности | |||||||||||||||||
| Руководитель практики | Васюков В.М., ст. преподаватель | ||||||||||||||||||
| Фамилия, ИО, ученая степень, ученое звание, должность | |||||||||||||||||||
| Тема задания на практику: | Электронный документооборот | ||||||||||||||||||
| Срок прохождения практики: | с | 02.07.2018 | г. | по | 07.07.2018 | г. | |||||||||||||
| Место прохождения практики: | ФГБОУ ВО БГТУ «ВОЕНМЕХ» им. Д.Ф. Устинова | ||||||||||||||||||
| Должность обучающегося на практике: | Студент | ||||||||||||||||||
| 1. Виды работ и требования к их выполнению: | |||||||||||||||||||
| Написать реферат на тему «Электронный документооборот». | |||||||||||||||||||
| 2. Виды отчетных материалов и требования к их выполнению: | |||||||||||||||||||
| Реферат на тему «Электронный документооборот». | |||||||||||||||||||
ПЛАН-ГРАФИК практики
| № этапа | Наименование этапа | Срок завершения этапа | Виды работ | Форма отчетности | |||||||||||||||||||
| Выбор темы | 2.07.2018 | Выбрана тема | |||||||||||||||||||||
| Изучение темы | 2.07.2018 | Поиск информации на данную тему | |||||||||||||||||||||
| Выделение главного, изложение изученного материала | 5.07.2018 | Отбор необходимой информации для более точного изложения материала | отчет | ||||||||||||||||||||
| Написание недостающих частей, исправление ошибок | 7.07.2018 | Написание недостающих частей, исправление ошибок | отчет | ||||||||||||||||||||
| Дата выдачи задания: | Срок сдачи отчетных документов: | ||||||||||||||||||||||
| « | » | июля | г. | « | » | июля | г. | ||||||||||||||||
| Руководитель практики: | Обучающийся: | ||||||||||||||||||||||
| « | » | г. | « | » | г. | ||||||||||||||||||
Дневник
| прохождения | учебной | практики |
| Обучающегося группы | И976 | Чернуха Андрея Сергеевича | ||||||||||||||
| Группа | Фамилия Имя Отчество | |||||||||||||||
| По направлению/специальности | 09.03.04 | Программная инженерия | ||||||||||||||
| нужное подчеркнуть | индекс | полное наименование направления/специальности | ||||||||||||||
| Срок прохождения практики: | с | 2 июля 2018 | г. | по | 7 июля 2018 | г. | ||||||||||
| Место прохождения практики: | ФГБОУ ВО БГТУ «ВОЕНМЕХ» им. Д.Ф. Устинова | |||||||||||||||
| полное наименование организации | ||||||||||||||||
| В должности: | студент | |||||||||||||||
| указать должность | ||||||||||||||||
| Дата | Вид работ | Примечание |
| 2.07.2018 | Выбрана тема | Подбор книг и сайтов |
| 2.07.2018 | Поиск информации на данную тему | Изучение найденных книг и сайтов |
| 5.07.2018 | Отбор необходимой информации для более точного изложения материала | Написание основной части реферата |
| 7.07.2018 | Написание недостающих частей, исправление ошибок | Дополнение реферата, исправление недочётов |
| Обучающийся | |||||||||||||||||
| подпись | |||||||||||||||||
| «» | 201__г. | ||||||||||||||||
| МИНОБРНАУКИ РОССИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Балтийский государственный технический университет «ВОЕНМЕХ» им. Д.Ф. Устинова» (БГТУ «ВОЕНМЕХ» им. Д.Ф. Устинова») |
| БГТУ.СМК-Ф-4.2-К5-01 |
| Факультет | И | Информационные и управляющие системы | ||
| шифр | наименование | |||
| Кафедра | И9 | Систем управления и компьютерных технологий | ||
| шифр | наименование | |||
| Дисциплина | Учебная практика |
Реферат
на тему
| «Электронный документооборот» |
| Выполнил студент группы | И976 | |||||
| Чернуха А.С. | ||||||
| Фамилия И.О. | ||||||
| РУКОВОДИТЕЛЬ | ||||||
| Васюков В.М. | ||||||
| Фамилия И.О. Подпись | ||||||
| Оценка | ||||||
| «_____» | 20____ г. | |||||
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ
СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………………..……...6
1.Виды электронных документов………..………..……………………..7
2. Варианты электронного документооборота…..……………………….8
3. Виды ЭДО. Функции и эффективность…….…………………………9
4. Требования к системам электронного документооборота ………………12
5. Внедрение электронного документооборота..………………………..13
Заключение…………………………………………..……………………17
Список использованных источников…..………………………………..18
ВВЕДЕНИЕ
Современные предприятия нуждаются в усовершенствовании защиты, хранении и передачи документов. Раньше, что бы найти нужную папку, требовалось очень много времени. Документы могли быть утеряны, переданы третьим лицам, в огромных хранилищах документов сложно быстро ориентироваться, для этого требовалось дополнительная рабочая сила и отдельная комната для хранения документов. Чтобы снизить затраты и упростить документооборот, было решено перенести его в электронную среду.
Электронный документооборот(ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит малому, среднему бизнесу, крупным предприятиям и холдингам.
Для чего нужен электронный документооборот компаниям:
· избавиться от потерь документов.
· уменьшить трудозатраты за счет исключения автоматизации процесса;
· уменьшить количество бумажных документов в офисе;
· снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
ЭДО происходит через систему оператора, включенного в сеть доверия Федеральной Налоговой Службы РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
ВИДЫЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Электронные документы (ЭД) являются составляющими всех бухгалтерских программ.
Для юридического признания ЭД, он должен быть подписан электронной подписью. Но и в этом случае он может использоваться только если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.
Таким образом, заявления, заявки, договора, счета, отчеты, акты и товарные накладные могут быть электронными документами.
Электронные документы делятся на формализованные документы и неформализованные документы.
К Формализованным документам относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства.
Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
На данный момент известны три вида формализованных ЭД – это счет-фактура, акт выполненных работ, товарная накладная (форма №ТОРГ-12).
Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.
К Неформализованным документам относят: письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция. В отличии от формализованных документов, неформализованные свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
2. ВАРИАНТЫЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Есть два варианта организации системы электронного документооборота:
Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.
Второй - организовать электронный документооборот через спец.оператора.При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).
3. ВИДЫЭДО. ФУНКЦИИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
· производственный;
· управленческий;
· кадровый;
· складской;
· архивное дело;
· секретный;
· конфиденциальный;
· бухгалтерский.
При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
· регистрация документов;
· контроль исполнения документов;
· создание справочников и работа с ними;
· контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
· создание и редактирование реквизитов документов;
· формирование отчетов по документообороту предприятия;
· импорт документов из файловой системы и Интернета;
· создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
· работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
· электронное распространение документов;
· работа с документами в папках;
· получение документов посредством сканирования и распознавания.
· уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:
· ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
· экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов;
· сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций; ускорение движения информационных потоков.
Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:
· снижение рисков потери документов;
· увеличение скорости согласования и утверждения документов;
· рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
· увеличение скорости согласования и утверждения документов; повышение корпоративной культуры.
Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.
4. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.
Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:
· СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
· СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
· СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
· СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
СЭД с дополнительными сервисами:
· управление проектами,
· электронная почта,
· биллинг,
· сервис CRM.
Наиболее востребованными функциями СЭД являются:
· Хранение и поиск документов.
· Поддержка делопроизводства.
· Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
· Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
· Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.
Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.
5. ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Внедрение электронного документооборота в организации — не такая уж и простая задача.
Просто приобрести программу недостаточно. Нужно установить её на компьютеры, запустить в работу и обучить сотрудников.
Успешность внедрения зависит от некоторых факторов:
· Активного участия в автоматизации со стороны руководства компании;
· Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
· Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
· Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
· Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.
Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:
· разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначитьответственных за его ведение;
· организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
· прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.
Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.
В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом
Важно! Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Нужно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции. Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.
Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.
· Разработка технического задания.
· Выбор IT-решения.
· Описание бизнес-процессов.
· Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
· Внедрение электронного документооборота.
· Тестирование программы.
· Запуск СЭД в эксплуатацию.
· Контроль использования системы.
В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы. Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.
К основным рискам можно отнести следующие:
· консервативность сотрудников;
· недостаточная компьютерная грамотность работников;
· отсутствие регламентов на основные процессы;
· слабое техническое оснащение;
· отсутствие четкого управления проектом.
Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.
В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNewsAnalytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Благодаря ЭДО, расходы на печать, бумагу, канц.принадлежности значительно снижаются. Также снижаются расходы на почту, транспортные услуги.
Передавая документы через интернет, система обеспечивает сохранность документа и предотвращает от передачи третьим лицам.
Система ЭДО упрощает взаимодействие между работодателем и подчиненным, позволяя следить за ходом работы Online. Совершать обмен информацией с помощью ЭДО можно 24 часа в сутки из любой точки мира, если под рукой имеется ПК с Интернет-соединением.
Система позволяет избежать путаницы и беспорядка в рабочих документах и предоставляет возможность удобной сортировки для быстрого доступа.
Процессы заключения сделок заметно упрощаются, например, для подписания двустороннего договора требуется всего лишь ряд простейших действий на компьютере и электронная подпись. Так же существует система обратного уведомления автора о получении письма, возможность заверить документы подписью с отметкой о прочтении и ряд дополнительных функций, для того чтобы отправитель всегда находился в курсе актуальных событий и знал когда именно адресат получил сообщение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Информационно-технологическое сопровождение пользователей 1С:Предприятие.[Электронный ресурс] URL: https://its.1c.ru/db/eldocs#content:12:hdocДата обращения: 02.07.2018
2. Сервис обмена электронными документами [Электронный ресурс] URL:https://www.synerdocs.ru/5830471.aspxДата обращения: 02.07.2018
3. Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит.[Электронный ресурс] URL: https://www.audit-it.ru/terms/agreements/edo_elektronnyy_dokumentooborot.html
4. Контур.Диадок.[Электронный ресурс] URL: https://www.diadoc.ru/docs/faq/faq-166
5. Комсомольская Правда Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов.[Электронный ресурс] URL:https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html
6. Единый портал электронной подписи. Статься: Электронный документооборот. [Электронный ресурс]URL:https://iecp.ru/edo